Чтобы удостовериться в правильности выстроенной структуры и ее соответствии принципу пирамиды, проверьте, подчиняется ли она следующим трем «золотым правилам»:

1. Идеи любого уровня пирамиды должны обобщать идеи, сгруппированные ниже.

2. Идеи каждой отдельной группы должны быть однотипными, то есть иметь нечто общее.

3. Идеи каждой группы должны быть расположены в логической последовательности.

Поясню, почему эти правила должны выполняться всегда:

1. Идеи любого уровня пирамиды должны обобщать идеи, сгруппированные ниже. Главное в процессе мышления – это обобщение. Оно позволяет выделить основную идею единицы текста. Как было показано выше, основная мысль абзаца обобщает его предложения, основная мысль раздела – главные мысли абзацев и так далее.

Но формулирование главной идеи нескольких предложений или абзацев возможно лишь в том случае, если эти предложения и абзацы составлены правильно. Здесь вступают в действие правила 2 и 3.

2. Идеи каждой отдельной группы должны быть однотипными, то есть иметь нечто общее. Если вам необходимо сгруппировать идеи, то есть подняться на следующий уровень абстракции, то эти идеи должны быть логически взаимосвязаны. Например, яблоки и груши вы можете отнести к категории более высокого уровня «фрукты», точно так же можно логически объединить столы и стулья в «мебель». Но что если вам захочется обобщить яблоки и стулья? Тогда придется подняться на более высокий уровень и объединить эти слова в категорию «вещи» (или «неодушевленные предметы»), слишком обширную, чтобы отобразить логику группировки.

При написании документа вы стремитесь изложить главную идею, которая логически вытекает из групп других. Следовательно, все идеи каждой отдельной группы должны подпадать под одну и ту же логическую категорию. Таким образом, если в группе первая идея представляет собой причину какого-либо явления, то и остальные в этой группе должны отображать причины того же явления. Если первая идея описывает этап какого-либо процесса, то и все остальные идеи группы должны описывать этапы того же процесса. Если в первой идее сформулирована проблема компании, то и в других также должны быть представлены проблемы, и так далее.

Наиболее быстрый способ проверить правильность группировки идей – назвать их одним существительным во множественном числе. То есть определить, что это либо рекомендации, либо причины, либо проблемы, либо изменения, которые необходимо внести. Ограничений по типам группировки не существует, важна только четкая дифференциация. Как удостовериться в том, что группируемые идеи однотипны, более подробно объясняется в главе 6 и главе 7 этой книги.

3. Идеи каждой группы должны быть расположены в логической последовательности. Всего существует четыре вида логических цепочек, в которые можно выстроить идеи одной группы:

• дедуктивный (главная идея, второстепенная идея и заключение);

• хронологический (первый, второй, третий);

• структурный (Бостон, Нью-Йорк, Вашингтон);

• сравнительный (первый по значимости, второй по значимости и т. д.).

Выбранная вами последовательность отображает аналитический процесс, который вы использовали при группировке. При дедуктивном рассуждении порядок определен последовательностью аргументов; при описании причинно-следственных связей он будет хронологическим; при описании какой-либо структуры – привязан к последовательности описания; а разбиение на категории потребует перечисления в порядке значимости. Так как эти четыре вида действий – дедуктивное мышление, построение причинно-следственных связей, деление общей структуры на составляющие и разбиение на категории – это единственные аналитические действия, которые может выполнять человеческий ум, то лишь в таких последовательностях он и может выстраивать идеи.

Таким образом, основной принцип ясного написания документов заключается в следующем: прежде чем приступить к письменному изложению мыслей, постройте их в форме пирамиды и проверьте на соответствие указанным правилам. Если хотя бы одно из этих правил не выполняется, значит, ваши рассуждения либо ошибочны, либо недостаточно развиты, либо идут не в той последовательности, которая позволяет читателю сразу уловить основную мысль. Обдумывайте свои идеи до тех пор, пока они не будут подчиняться всем трем правилам. Это избавит вас от необходимости переписывать документ в дальнейшем.

Как было показано в первой главе, для грамотного составления документа требуется выполнение ряда строгих правил. Эти правила заключаются в построении между идеями взаимосвязей, которые формируют пирамидальную структуру (взгляните снова на рис. 1), которая позволяет читающему следить за ходом ваших мыслей, начиная с верхушки пирамиды и спускаясь постепенно к ее основанию.

Если вы четко представляете, что вы хотите сказать, то вам будет несложно следовать этим правилам. Однако большинство людей, принимаясь за написание текста, имеют лишь смутное представление о своих идеях (если вообще имеют). Но это и понятно. Никто не знает точно, что он думает, пока не сформулирует свои мысли – либо высказав их вслух, либо изложив на бумаге. Кроме того, первая формулировка идеи, скорее всего, будет не такой точной, какой она окажется в итоге.

Поэтому не стоит надеяться, что можно сесть и моментально выстроить пирамиду идей. Вначале необходимо их обнаружить. Именно для этого и нужна пирамида: она требует определенного набора составляющих, что ускоряет процесс обнаружения недостающих звеньев в рассуждении. К таким составляющим относятся:

• вертикальная связь между пунктами и подпунктами;

• горизонтальная связь внутри группы подпунктов;

• вводная часть в повествовательной форме.

Вначале я постараюсь подробно объяснить суть связей, а затем в главе 3 расскажу, как правильно их использовать для обнаружения, отбора и выстраивания идей таким образом, чтобы они были понятны – прежде всего вам как составителю текста, а затем и читателю.

Иногда требуются годы, чтобы додуматься до самых очевидных вещей. Возьмем процесс чтения. В обычной прозе предложения следуют друг за другом, более или менее последовательно. Но при этом они могут относиться к разным уровням абстракции. Любая идея, расположенная после основного утверждения, всегда имеет и вертикальную, и горизонтальную связь с другими идеями документа.

Вертикальная связь позволяет установить «диалог» в форме вопросов и ответов. Это помогает привлечь внимание читателя. Почему? Потому что, прочитав вопрос, он непременно захочет получить ответ.

Утверждение, несущее новую информацию, автоматически вызывает у читателя вопрос «Почему?» (или «Каким образом?», или «Для чего вы это говорите?»). Составитель документа обязан предусмотреть этот вопрос и ответить на него уровнем ниже. В своем ответе он снова сообщает читателю неизвестные ему факты, вызывая тем самым новые вопросы, ответы на которые опять-таки должны быть приведены уровнем ниже. И так до тех пор, пока автор не дойдет до утверждения, к которому, на его взгляд, больше не возникнет вопросов. Читатель, конечно, не обязан соглашаться с приведенной аргументацией; главное то, что он четко прослеживает мысль автора. Если автор уверен, что достиг этой цели, то может переходить обратно к Главному Уровню, чтобы продолжить свои объяснения по основному Вопросу, расположенному в самом верхнем прямоугольнике.

Таким образом, способ, позволяющий постоянно удерживать внимание читателя, заключается в том, чтобы раньше времени не поднимать в его голове те вопросы, на которые вы не готовы ответить, и не отвечать на те, которые вы еще не затрагивали. Например, если в документе раздел под заголовком «Наши предположения» представлен до описания основной проблемы, получится, что автор отвечает на вопросы, которые у читателя, возможно, и не возникли. В результате эту информацию придется дублировать в соответствующем пункте диалога.