Подготовить шаблоны

Тут все просто: если вам периодически приходится отправлять однообразные, регламентированные письма, у которых одни и те же адресаты, тема письма и тело письма (за исключением некоторых переменных), то стоит воспользоваться именно шаблоном.

Подготовьте стандартную форму письма с адресатом, темой и текстом, которые не будут меняться.

Далее нажмите Файл → Сохранить как → Шаблон Outlook и придумайте название для него.

Теперь вы можете вызвать шаблон следующим образом:

Создать элемент → Другие элементы → Выбрать форму → Шаблоны в файловой системе → В списке файлов выбираете нужный шаблон.

Сначала нужно активировать следующую опцию:

Настройки → Лаборатория → Шаблоны ответов.

В правом нижнем углу в окне с новым письмом нажмите на кнопку со стрелкой – в выпадающем списке появится пункт «Шаблоны».

Подготовьте шаблонный ответ и сохраните его с помощью этой опции – и в будущем вы сможете вставлять его в сообщения одним щелчком.

Я (Ренат) рекомендую отключить все уведомления на телефоне, в почте на компьютере, на планшете и других устройствах.

Вы должны сами решать, когда вам проверять новые сообщения в тех или иных мессенджерах и средствах связи, а не дергаться из-за каждого нового сообщения. Помните, что нам нужно до 15–20 минут, чтобы снова погрузиться в контекст задачи, над которой мы работали, после отвлечения.

То же касается и мессенджеров на компьютере. Например, в скайпе можно «заглушить» отдельные чаты. Как известно, многие групповые переписки, созданные по работе или для обсуждения конкретного проекта, рано или поздно превращаются в «курилку», где обсуждается все подряд. Выбирайте такую переписку, заходите в меню «Беседа» и ищите пункт меню «Настройки уведомления»:

Второй способ еще проще: набираете в чате команду /alertsoff (ее не увидят собеседники).

В этом разделе мы приводим несколько советов, которые увеличат вашу продуктивность и помогут вам сберечь время и силы.

Избавляйтесь от хлама на виртуальном рабочем столе и на физическом. Старые журналы, бумаги, записи, чеки, диски – на обычном столе; бесчисленные папки, файлы – на виртуальном.

Все это отвлекает, мешает концентрироваться. Без этого станет легче дышать. На виртуальном рабочем столе оставьте только тематические папки, например «Работа», «Документы», «Спорт», «Консалтинг», «Семья», а все остальное организуйте внутри них. Не сохраняйте отдельные документы на рабочий стол.

Почему многие жалуются на нехватку времени? Ведь у всех и всегда его количество одинаково.

Но вот внешних раздражителей прибавилось. Это и электронная почта, и социальные сети, и мобильная связь с программами-мессенджерами, и так далее.

Интуитивно сложно догадаться, что постоянное дерганье и переключение с одной задачи на другую крайне неэффективны. У вас создается иллюзия движения, активной работы, постоянной занятости.

Мозг задействует серьезные ресурсы, чтобы вернуться в контекст той задачи, от которой его отвлекли. По разным исследованиям, это требует от 10 до 25 минут (для полноценного возвращения) и может снижать IQ на 10 баллов.

С нейробиологией не поспоришь – многозадачности не существует. Рейс 401 компании Eastern Airlines[8], к величайшему сожалению, разбился из-за невозможности людей концентрироваться на нескольких задачах (и трагической случайности). При посадке в Майами командир корабля опустил рукоятку выпуска шасси, но соответствующая лампочка не загорелась. Капитан полез разбираться, задел штурвал (и отключил автопилот), позже привлек помощника, бортинженера и механика из Boeing, последний – так уж вышло – тоже летел этим рейсом в кабине. Все занимались извлечением лампочки из панели и просто забыли про управление самолетом, который врезался в болото. А оказалось, что лампочка просто перегорела, хотя шасси были исправны.

Тест, предложенный Михаилом Литваком[9], позволяет понять, насколько хорошо вы умеете концентрироваться, как вы привыкли переключаться с одного дела на другое и работать в мультизадачном режиме.

Что нужно сделать: сесть, расслабиться, запустить таймер и тут же закрыть глаза, позволить мыслям возникать и блуждать. Когда, по вашим ощущениям, пройдет минута, открыть глаза и посмотреть, сколько реально времени прошло.

Как интерпретировать результат:

• более 65 секунд – «ленивый гуру» (это очень хороший результат);

• 65 секунд – норма;

• 55–64 секунды – легкая тревожность;

• менее 45 секунд – серьезные проблемы.

Если ваш результат меньше 55 секунд, обратите особое внимание на раздел «Эмоциональная энергия». Вероятно, вам стоит озаботиться отключением уведомлений на телефоне и компьютере, поставить ограничение на соцсети, а то и попробовать медитировать, чтобы вернуть себе способность к концентрации.

Мы с трудом можем одновременно помнить о чем-то и глубоко размышлять, анализировать что-то (это доказано экспериментально).

Освободите сознание от плавающих задач, и вам станет легче мыслить. Для этого нужно провести нечто вроде «выгрузки» мозга. То есть нужно записывать все, что придет в голову, – отсеять можно потом.

Если у вас есть книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»[10], воспользуйтесь списком напоминаний (Максим Дорофеев в своей книге «Джедайские техники» называет это спусковыми крючками), сгруппированных по разным сферам жизни – с ними будет проще вспомнить все зависшие в памяти задачи (с. 170–173 в последнем издании). Но использовать их необязательно (во всяком случае, начать процесс можно без них).

Помните, что задачи лучше формулировать просто, начиная с глагола, так, чтобы действие можно было выполнить за час-два. Все, что сложнее и больше, – это проекты, которые можно декомпозировать до задач. После выгрузки памяти занесите задачи в удобную вам систему хранения – главное, чтобы это было внешнее хранилище, а не ваш мозг.

Я (Ренат) пользуюсь MaxDone (maxdone.micromiles.co), меня в этом сервисе привлекает простота. Но выбор хранилища не так принципиален, главное – вынести задачи из сознания.

После этого станет гораздо легче работать, и энергии прибавится. Она не будет тратиться на вспоминание задач и беспокойство по поводу того, что вы о чем-то забыли.

Полезнейшая идея из книги «Лайфхак на каждый день». Стоя люди работали издревле. Для этой цели был придуман даже специальный стол – конторка.

Хемингуэй (нобелевский лауреат в области литературы) однажды высказался так: «Возможно, писательство и путешествия расширяют кругозор, но однозначно можно получить и широкую задницу. Поэтому я пишу стоя».

Купите конторку или стол-трансформер, у которого столешница поднимается и опускается. Можно обойтись и подручными средствами: водрузить на стол картонную коробку, а сверху поставить компьютер или положить тетрадь. Важно! Отрегулируйте высоту стола по росту, чтобы не уставать и не портить осанку. Вот так это должно выглядеть в идеале.