– При необходимости выдается идентификационная карта или токен (ESMART Token, eToken PRO, JaCarta PKI⁹) с привязкой к логину пользователя для однозначной аутентификации пользователя в корпоративной сети.

– Дополнительно к ноутбуку могут быть выданы мышь и металлизированный трос с ключом для физической привязки переносного компьютера к рабочему месту, например, на время командировки.

Соблюдая формальности, с временного владельца берется расписка с указанием срока и цели использования ноутбука, а со стороны предприятия специалист IT вместе с ноутбуком может вручить пользователю памятку о необходимых мерах безопасности. Предприятию не лишним будет рассмотреть возможность страхования ноутбуков, выдаваемых своим сотрудникам во временное пользование. Стоимость страхования может зависеть от стоимости обрабатываемой информации. Очень важно, чтобы выданный ноутбук внутри и вне предприятия поддерживал принятые требования информационной безопасности. Как раз об этом далее.

При выдаче/возврате ноутбуков соответствующий регламент обязан учитывать принципиальные различия в функционале пользователей ноутбуков. Например, если ноутбук использовался топ-менеджером, а затем переходит в руки программиста, то высока вероятность несанкционированного доступа к конфиденциальной информации. Для недопущения подобных случаев информация на жестком диске ноутбука после предыдущего владельца удаляется и на ноутбук устанавливается типовой исходный образ операционной системы – билд¹⁰. Подобное действие полезно практиковать независимо от того, был ли зашифрован жесткий диск или нет.

Разумно поддерживать два-три различных стандартных образа, предназначенных для ноутбуков с необходимыми функциями для первоначального старта (например, ноутбук для презентаций, ноутбук бухгалтера или ноутбук разработчика ПО и т. п.). Число вариаций лучше свести к минимуму, чтобы ясно понимать уровни безопасности и управлять ими. Если ноутбук возвращается после использования, то пользователя, безусловно, необходимо предупредить, что вся информация на жестком диске будет удалена и несвоевременное информирование в большинстве этих случаев заканчиваются негативно.

Ноутбук может выдаваться пользователю краткосрочно, что не вызывает особых проблем с точки зрения контроля и безопасности. Если же устройство передается на длительный срок, то специалистам IT и безопасности предприятия необходимо периодически проверять наличие устройства у пользователя, например, через соединение в корпоративной сети. Сеансы соединения должны быть регламентированы (например, не менее одного раза в неделю) и кроме контроля обычно несут функциональную нагрузку. Загружаются свежие антивирусные базы, устанавливаются обновления для компонент операционной системы, возможно выполнение удаленного резервного копирования и т. п.

Ноутбук и комплектное к нему оборудование должны быть предоставлены для проверки по первому требованию ответственного IT-специалиста или сотрудника безопасности предприятия. Это необходимо для оперативного устранения «вирусных атак», каких-либо опасных уязвимостей или при реагировании на чрезвычайные ситуации. Рекомендуется поддерживать документируемую связь с пользователем через корпоративную электронную почту или мобильный телефон. В экстренных случаях доступ ноутбука в корпоративную сеть незамедлительно блокируется.

Допустим, ноутбук передан пользователю. Вместе с ноутбуком пользователю вручается памятка о необходимых мерах безопасности. Обязательство ознакомиться с памяткой и использовать мобильное устройство должным образом закреплено в расписке пользователя с указанием срока и цели использования ноутбука. Основные рекомендации памятки могут быть следующими.

– Переносите ноутбук в надежной сумке, защищающей устройство от влаги, ударов и повреждений. Не размещайте одновременно с оборудованием в сумке письменные принадлежности, пищу или напитки. Риск того, что ваша карьера может зависеть от бутылки газировки – недопустим.

– Перед транспортировкой завершите работу и выключите ноутбук. Отключите все кабели и периферийные устройства. По возможности не сдавайте ноутбук в багаж на время перелета. Известны случаи, когда ноутбук волшебным образом исчезал из багажа.

– Адаптируйте ноутбук к переменам температурных условий и влажности окружающей среды минимум 15—20 минут. Опасайтесь высокой влажности, т. к. внутри ноутбука образуется конденсат, что может привести к короткому замыканию. Если смотреть на обстоятельства реально, то пользоваться ноутбуком в сауне – опасно для жизни.

– Избегайте попадания на ноутбук прямых солнечных лучей. Сложная бытовая техника не дружит с солнцем. Старайтесь не оставлять ноутбук в жару в салоне автомобиля или в багажнике. В солнечный день температура внутри машины всегда выше допустимых для компьютера норм.

– Используйте ноутбук на ровном твердом столе, подставке. Не ставьте работающий компьютер на мягкие поверхности, такие как ковер, одеяла, подушка. Неровные мягкие поверхности препятствуют воздушному охлаждению устройства, а следствием является недолгий срок работы.

– Как минимум раз в неделю подключайте ноутбук к корпоративной сети для обновления антивирусных баз и модулей операционной системы. Не используйте посторонние источники обновлений в интернете. Не устанавливайте постороннее программное обеспечение, в случае необходимости обращайтесь в подразделение IT. В противном случае вас с большой вероятностью обвинят в распространении «вредоносного кода».

– Не рекомендуется использовать ноутбук и дополнительное оборудование в общественных местах, где есть вероятность насильственного захвата ноутбука или его кражи. Строго оградите ноутбук от использования посторонними лицами. Пользователь несет ответственность за безопасность использования вверенного оборудования. Потеря или кража ноутбука доставят вам немало досады и «служебной горечи».

– Соблюдайте правила и требования корпоративных политик информационной безопасности. Не допускайте передачи и случайного ознакомления посторонних лиц с паролями доступа к ноутбуку и служебными сервисами дистанционного доступа. Если вы семейный человек, то для познания электронного мира купите детям или «второй половине» личный компьютер.

– В случае утери или кражи устройства пользователь обязан в течение двух часов проинформировать службу безопасности предприятия о данном инциденте, а затем обратиться в правоохранительные органы по факту пропажи оборудования. Своевременные адекватные меры помогут предотвратить утечку информации и, возможно, вернуть утерянное устройство.

В общем случае рекомендации по использованию, переноске и защите ноутбука опубликованы на сайте производителя, например, HP [13].

Помните, читатель, что ноутбук не Ваш, а корпоративный. Следовательно, работодатель имеет полное право знать, что происходит и как вы пользуетесь переносным компьютером компании. Возникают определенные риски, которые несет Работодатель, вверяя вам компьютер для дистанционного использования, имеет серьезные основания ограничить действия, которые возможны при соединении ноутбука компании с интернетом. Выполнение прописных элементарных правил будет способствовать вашей успешной работе.