Функции официально-делового стиля реализуются в различных документах. Словом «документ» (от лат. documentum – доказательство, свидетельство) в деловой речи принято обозначать деловые бумаги, обслуживающие сферу общения государства с государством, государства с гражданами и граждан между собой.

Среди многочисленного разнообразия видов документов официально-делового стиля особое место занимают личные документы – разновидность деловых бумаг личного характера, составленных и оформленных частным, физическим, лицом.

Личные документы, как и все другие разновидности письменной деловой речи, состоят из строго определенных, постоянных элементов содержания, которые в делопроизводстве принято называть реквизитами.

Требования к оформлению реквизитов изложены в ГОСТе Р 6. 30–97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов, так как их состав зависит от назначения каждого отдельного документа.

Реквизитами в личных документах могут быть:

1) сведения об адресате (должность, фамилия, имя, отчество лица, кому адресован документ);

2) сведения об адресанте (должность, фамилия, имя, отчество лица, составившего документ; в некоторых случаях – контактная информация о составителе: адрес места проживания, номер телефона, номер факса и т. д.);

3) наименование жанра документа (например, Заявление, Расписка и т. д.);

4) опись приложений к документу, если они имеются;

5) дата;

6) подпись автора документа и др.

Чтобы документ имел юридическую силу, недостаточно только правильно использовать в нем те или иные реквизиты, но и необходимо правильно, в соответствии с существующим государственным стандартом их расположить и наполнить документ языковым материалом.

Требования, предъявляемые к письменному оформлению деловых бумаг, складываются из требований, оговоренных нормативными документами; норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля; норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения языкового материала в тексте.

В пособии подробно рассматриваются требования, предъявляемые к оформлению личных документов с учетом их жанровой специфики, также в нем представлены образцы личных бумаг: заявления, заявки, автобиографии, резюме, расписки, доверенности, докладной записки, объяснительной записки, делового письма. Использованные в образцах документов сведения об адресатах и адресантах являются условными. Цель пособия – повысить культуру письменной деловой речи.

Язык личных документов как жанровой разновидности официально-делового стиля должен соответствовать требованиям Единой государственной системы документов. Нормы составления документов закреплены в ГОСТах, различных справочниках, словарях и руководствах.

Основными особенностями языкового оформления текстов личных документов являются нейтральный тон изложения материала, лаконичность и краткость текста, точность и ясность выражения мысли, использование речевого стандарта – клише.

Следует помнить, что в деловых бумагах, в том числе личного характера, не употребляются слова и выражения:

а) вышедшие из употребления – архаизмы (например, не сего года, а этого года, текущего года; не означенный, а названный);

б) имеющие эмоционально-оценочный оттенок (например, взвинтить, сговор, насаждать);

в) относящиеся к ограниченной сфере употребления: просторечные слова, имеющие отрицательную эмоциональную окраску (например, балбес, скувырнуться); диалектизмы – слова местных, территориальных говоров (например, бурак (свекла), кочет (петух)); жаргонизмы – слова, характерные для определенных социальных групп (например, баранка (руль), замести (арестовать)).

Новые слова (неологизмы) или заимствованные слова используются только в том случае, если они получили устойчивое признание в языке, т. е. кодифицированы, закреплены в словарях или справочниках.

Имена числительные обычно пишутся цифрами (в некоторых случаях прописью в скобках после указанных цифр). Окончания порядковых числительных – через черточку, если числительные обозначены арабскими цифрами (например, 2-я научная студенческая конференция). После римских цифр окончания не пишутся (например, XI Международная научно-практическая конференция).

Глагольные выражения типа прошу разрешить, необходимо улучшить заменяются словосочетаниями, в состав которых входят отглагольные существительные: прошу разрешения, необходимо улучшение.

Широко используются конструкции с причастными и деепричастными оборотами, краткие страдательные причастия (например, принят на работу, направлен на учебу и т. п.).

Таким образом, владение языком делового стиля во многом зависит от умения употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов, что обеспечивает точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращает время на составление текста документа.

Также существуют определенные нормы и правила указания наименования адресата и адресанта, даты документа, подписи составителя, оформления печатного текста, нумерации страниц, сокращения слов и словосочетаний в тексте документов, склонения фамилий в русском языке.

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Существуют два способа оформления дат в документах: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами, отделенными друг от друга точками, в указанной последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр; год – четырьмя арабскими цифрами (например, 03.06.2007). Слово год опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

Словесно-цифровой способ допускает обозначение числа месяца двумя парами арабских цифр, года – четырьмя арабскими цифрами, названия месяца – словом. Для обозначения слова год используется как сокращенный, так и полный вариант написания слова (например, 03 июня 2007 г. или 03 июня 2007 года).

Слова год, годы сокращаются (год – г., годы – гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца и года, квартала и года, полугодия и года (например, в ноябре 2007 г.; в октябре-ноябре 2007 г.; в I квартале 2007 г.; в II–III кварталах 2007 г.; в первом полугодии 2007 г.). Квартал обозначается римской цифрой, слово полугодие пишется полностью. Падежные окончания при римских цифрах не ставятся (например, во II квартале, но не во II-м квартале).

Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается следующим образом: в 1992–1993 гг., в период 1985–1995 гг.

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту (например, в 2001/2002 учебном году, отчетный 2006/2007 год). В остальных случаях между годами ставится тире (например, освободить от взимания налога в 2006–2007 гг.).