Бюллетени могут поступать по адресу канцелярии Общества или структуры Общества, работающей с акционерами или представляться Счетной комиссии Общества или, если таковая отсутствует, лицам, специально назначенными для этого Советом директоров и имеющими статус членов Временной Счетной комиссии. Если бюллетени поступают по адресу канцелярии или структуры, работающей с акционерами, они регистрируются как обычные заявления, скрепляются с конвертами, в которых они поступили, и передаются Счетной комиссии. Если бюллетени представляются в Общество под роспись - на них указывается дата их предоставления в Общество, соответствующая указанной в Журнале регистрации поступающих бюллетеней.

Все возвращаемые в Общество бюллетени фиксируются Счетной комиссией или лицом, выполняющим ее функции, в специальном Журнале регистрации поступающих бюллетеней, в котором указывается:

- дата поступления бюллетеней;

- фамилия, имя, отчество (наименование) подавшего их лица;

- количество голосующих акций, которое он представляет.

В таком журнале могут быть предусмотрены графы для фиксации результатов голосования по поданному бюллетеню. Тогда результаты голосования могут подводиться постепенно, по мере поступления бюллетеней.

Все бюллетени, поступившие в Общество после даты окончания приема, фиксируются, но при подведении итогов голосования не учитываются.

В срок, установленный в Положении об Общем собрании акционеров, Счетная комиссия обязана подвести окончательные итоги голосования по поданным бюллетеням. Независимо от того, подводились ли результаты голосования по мере поступления бюллетеней, Счетная комиссия должна в этот день провести подсчет голосов по всем поступившим бюллетеням.

[16] СЕКРЕТАРИАТ СОБРАНИЯ

Специальным постановлением Совета директоров для подготовки и проведения Собрания формируется Секретариат Собрания. Он решает организационные вопросы проведения Собрания на основании решений Совета директоров и председателя совета.

Члены Секретариата выполняют техническую работу. Численный состав Секретариата (1020 человек) определяется количеством акционеров в Обществе и предполагаемым объемом работ.

Возглавляет работу Секретариата Секретарь Совета директоров или иное лицо, назначенное Советом директоров.

Если в Обществе предусмотрена должность Секретаря Совета директоров, должно быть оговорено, кто может исполнять его функции в Положении о Совете директоров Общества. Регламентации подлежит тот факт, будет ли Секретарь назначаться из членов Совета директоров, и тогда на него могут быть возложены все обязанности Совета директоров по подготовке и проведению Общего собрания акционеров; или же Секретарь будет назначаться из персонала Общества, и, следовательно, он может выполнять только координационную работу, а обязанности Совета директоров по созыву и проведению Собрания акционеров должны быть возложены специальным постановлением на одного из членов Совета директоров.

Обязанности Секретаря Совета директоров при организации и проведении Общего собрания акционеров определяются в Положении об Общем собрании акционеров.

Секретариат формируется из работников Отдела по работе с ценными бумагами и других отделов Общества по представлению Секретаря Совета директоров. Последний определяет объем работ и регламентирует обязанности каждого работника Секретариата. Члены Секретариата могут осуществлять свои обязанности постоянно или временно с отрывом или без от основной работы.

В состав Секретариата включаются и члены Счетной комиссии.

О графике своей работы Секретариат сообщает членам Ревизионной комиссии Общества, которая контролирует его деятельность, если это предусмотрено внутренними документами Общества.

[18] РЕГИСТРАЦИЯ УЧАСТНИКОВ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ АКЦИОНЕРОВ ПРИ ОЧНОЙ ФОРМЕ ЕГО ПРОВЕДЕНИЯ

Для того, чтобы то или иное лицо было допущено до участия в Общем собрании акционеров, проводимой в очной форме, оно должно зарегистрироваться и получить мандат (свидетельство на право участия) и бюллетени для голосования.

Сроки регистрации

Время, выделяемое на регистрацию, зависит от численности акционеров Общества.

Регистрация может начинаться:

- в день проведения Собрания за 1-2 часа до назначенного времени, но не менее чем за полчаса до начала Собрания;

- иной день, указанный в уведомлении (за 1-2 суток до дня проведения Собрания), что может быть удобным для акционерных обществ с высокой численностью акционеров.

Организация места проведения

Регистрация организуется по месту проведения Собрания и ее процедура во многом зависит от конкретных условий, сложившихся на момент Собрания в Обществе. В обществах с высокой численностью акционеров для удобства регистрации Журнал регистрации участников Собрания может быть разбит на несколько частей (например, по буквам алфавита) для регистрации групп акционеров в разных местах (у разных столов). Регистрацию каждой группы акционеров проводят 1-2 человека.

У регистратора находится комплект, состоящий из мандатов, именных бюллетеней и, если это предусмотрено Положение об Общем собрании акционеров, табличек для голосования, информационных материалов, если предусмотрена раздача данных документов, на каждого акционера, который будет регистрироваться в данном месте согласно списку.

Выдаче мандатов и бюллетеней

Мандаты и бюллетени могут быть:

- подготовлены заранее;

- выписаны на готовых бланках в присутствии участника Собрания.

Поскольку количество участников Собрания всегда меньше, чем лиц, имеющих право участвовать в нем, мандаты рекомендуется выписывать по факту регистрации на зарегистрировавшееся лицо.

Они могут быть заполнены на каждого акционера, имеющего право участвовать в Собрании, по соответствующему списку акционеров, либо на участников Собрания по Списку участников Собрания. Главное отличие в регистрации будет состоять в том, что доверенному лицу, уполномоченному представлять интересы нескольких акционеров:

- в первом случае вручаются документы, заполненные на каждого акционера, выдавшего доверенность;