Технический редактор Н. Лисицына

Корректор Е. Аксенова

Компьютерная верстка А. Фоминов

Художник обложки С. Прокофьева

© Коноплев Е.C., 2009.

© ООО «Альпина Бизнес Букс», 2009

Коноплев Е.

Про INFO. Разложить все по полочкам / Евгений Коноплев. – 2-е изд. – М.: Альпина Паблишерз, 2010.

ISBN 978-5-9614-2437-9

Все права защищены. Никакая часть электронного экземпляра этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни было средствами, включая размещение в сети Интернет и в корпоративных сетях, для частного и публичного использования без письменного разрешения владельца авторских прав.

Информация – самый серьезный товар. Владеть информацией – значит уметь предвидеть развитие событий, принимать нужные решения, прогнозировать будущее – как свое, так и общества в целом.

Эта книга – для тех 5–7 %, кто принимает решения, и для тех 93–95 %, кто эти решения готовит. Для тех, кто не хочет останавливаться на достигнутом, а стремится подняться еще на несколько ступенек. Профессионалы в области работы с информацией освежат свои знания. Начинающие «информационщики» смогут воспользоваться чужим опытом и не тратить годы на наработку собственного.

Как вычленить самое главное? Как в «информационном шуме» услышать правильную ноту? Как создать собственный информационный фильтр, отсеивающий то, что вас не интересует, но пропускающий полезное? Где границы ваших собственных возможностей, за которыми есть риск забыть уже узнанное?

А самое главное – как чрезвычайно занятому человеку привести в порядок и папки на стеллажах, и файлы в компьютере, да и собственные мысли в придачу, чтобы не захлебнуться в океане информации? Ответы на эти вопросы – на следующих страницах.

Это моя вторая книга. Первая («Info-драйвер: Как выжить в мире информации»[1]) – более философская, эта – предельно практична.

Главная особенность книги, которую вы держите в руках, – мгновенная применимость материала. В ней я не предлагаю «подумать о том-то», а советую «сделать так-то».

Адресована эта книга практикам, живущим в мире информации, – тем, кто пишет электронные письма, ведет ежедневник, читает и создает документы. То есть едва ли не каждому современному человеку.

«Но деловых книг “для всех” не бывает!» – возразите вы. И будете отчасти правы: новичкам нужны одни знания, профессионалам – другие. Тем не менее я попытался создать «универсальный продукт», или, вернее сказать, – комплексный. Изучите содержание, и вы увидите: начальные и профессиональные знания разведены в книге по разным разделам. Таким образом, новички смогут, начав с азов, последовательно добраться до high-level умений, а профессионалы, если захотят, проверят себя на знание «банальностей».

Право на подобную классификацию навыков и информации мне дает более чем десятилетний опыт информационной работы – от внештатного автора журнала до пресс-секретаря крупнейшей в России риелторской компании. За эти годы я сам проделал путь от «легкого веса» до информационного «супертяжа». Да и сейчас мне постоянно приходится иметь дело с представителями всех «весовых» категорий: от начинающих журналистов до руководителей центров общественных связей. Добавляет прав на написание книги и защищенная диссертация на тему информационной работы в современном обществе.

В общем, я в курсе того, как живется офисным работникам – самым многочисленным представителям общества знаний и информации. В курсе я и что такое информационные перегрузки и катастрофическая нехватка времени. Для меня не секрет, что зачастую единственным местом для чтения бывает или вагон метро, или обеденный столик, или кресло в зале ожидания. Эта книжка подготовлена с учетом реалий, то есть для чтения в условиях, когда все время некогда. Все эпизоды – текстовые фрагменты (информационные единицы) – занимают по две страницы, не больше: каждый можно прочитать за две минуты (среднее время проезда от одной станции метро до другой). А потому вы не найдете здесь ни долгих вступлений, ни объемных отступлений.

Не смею более задерживать… К делу!

Эта часть книги посвящена основам информационной работы. Но банальностей, прописных истин и деклараций не будет: концентрация предлагаемых приемов, решений и технологий здесь даже выше, чем в последующих частях.

Для новичков практические рекомендации будут намного полезнее призывов и рассуждений. Профессионалам же стоит пройти этот раздел не только и не столько для проверки себя, сколько ради того, чтобы увидеть, как можно поставить на рельсы технологии действия, которые, казалось бы, давно стали привычными.

По одной из врачебных теорий, осознание процесса дыхания, такого естественного и привычного для нас, уже само по себе положительно влияет на здоровье. Вот так и мы пройдем по азам в поисках скрытых резервов. Не исключено, что переосмысление рутинных операций поможет повысить КПД информационной работы.

 По одежке встречают…

С чего начинается информационный работник? Естественно, с информации, и в первую очередь – с информации о нем самом. Если деловой человек может презентовать себя одним своим внешним видом, то об информационном работнике не меньше, чем обувь, галстук или часы, «говорят» его атрибуты. Так же, как деловой стиль одежды оговаривает обязательный набор элементов и аксессуаров, информационный «внешний вид» слагается из ряда необходимых составляющих. Именно их мы и будем обсуждать в «Шаге первом».

Аз-буки-веди 

Вопросы дизайна визитной карточки (шрифты, расположение текста и т. п.) мы оставляем в стороне. Если они для вас важны, сходите на любую профильную выставку, наберите сотню-другую визиток ваших партнеров и отраслевых конкурентов, проведите сравнительный анализ (какие карточки нравятся? какие нет? чем первые лучше вашей?), и большинство вопросов снимутся сами собой.

Также мы не рассматриваем здесь вопрос «нужна ли визитка?». На мой взгляд, она необходима даже студенту-первокурснику. Тех, кого надо в этом убеждать, адресую к соответствующим главам книги Игоря Манна «Маркетинг на 100 %»[2].

Здесь мы рассматриваем визитку как носитель информации.

Сразу же привожу пример идеальной визитной карточки. Опираясь на него, мы обсудим детали.

Если в компании действуют стандарты в области корпоративной информации, то общая информация на визитках ее сотрудников выглядит одинаково. Объем сведений о компании может быть различным, но, как правило, в эти данные входит:

• название компании; иногда оно дополняется формой собственности (ООО, ОАО, ФГУП и др.);

• род деятельности компании – (это не обязательно, а в случае известных брендов и вовсе не приветствуется);