Моя книга – не учебник и не пособие. В ней субъективный опыт. Чего-то больше, чего-то меньше. Моя книга для тех, кто еще не знаком с этой увлекательной жизнью – индустрией встреч, но искренне хочет с ней познакомиться. Она и для тех, кто уже немного заглянул за кулисы динамичного, полного мощной энергии действа, понял, что это не предел, и хочет открыть для себя новые возможности в любимом деле. Надеюсь, и вы, уважаемые коллеги, найдете для себя что-то новое и интересное. Ну или просто увидите привычные вещи с другой стороны.
И друзья мои, если у кого-то из вас возникнет хотя бы одна новая идея – я буду знать, что действительно стоило браться за этот труд. Удачных вам поисков и полезных находок!
С уважением,
Александра.
Раздел 1.
Индустрия встреч,
или
Семья конференции
Вы узнаете, что такое MICE, индустрия встреч, деловой туризм, организация мероприятий, конференц/конгресс-менеджмент, event-management и чем отличаются эти понятия, как формировалась индустрия встреч в мире, какие игроки действуют на рынке встреч, кто такие инициаторы и организаторы мероприятия, что такое конгрессное бюро, для чего нужны международные отраслевые ассоциации индустрии встреч и отраслевые мероприятия, каковы основные особенности индустрии встреч в России, познакомитесь с международным рынком встреч
Основные термины, или Жить по понятиям
Любой талмуд обычно начинают с определения понятий. Я решила не делать исключения. Думаю, это важно. Когда люди по-разному называют одни и те же явления, либо наоборот, разные понятия одними и теми же словами – рождается хаос и непонимание. И в нашей сфере такая проблема действительно существует. Откроешь отраслевой журнал, а там в одной статье сравнивается горячее с зеленым. Все эксперты говорят каждый про свое. Вроде и правы, но ничего непонятно. Хочется уточнить: «Это Вы о чем конкретно?»
Мы часто слышим различные термины и толкования в области организации деловых встреч. Каждый эксперт, журналист расшифровывает их по-своему. Кто-то называет нашу сферу MICE, кто-то обобщает, именуя ее деловым туризмом, бизнес-туризмом, конгрессной деятельностью, организацией конференций, конгресс-менеджментом и так далее. Но в любом случае, не очень компетентно и профессионально всё это смешивать. Совсем недавно, на отраслевой конференции одна из участниц задала мне такой вопрос «А Ваша компания занимается только MICE или еще деловыми поездками и мероприятиями?». Я не знаю, что отвечать на такие вопросы. Это равносильно тому, если вас спросят: «Вы предпочитаете на завтрак еду, кашу или, возможно, пищу?». Давайте попробуем разобраться, что есть что, на уровне общего понимания.
Конгрессная деятельность, конференц/конгресс-менеджмент, организация деловых мероприятий – деятельность, участники которой вовлечены в процесс организации деловых мероприятий, инициируемых коммерческими/некоммерческими, научными, правительственными организациями. Здесь ключевое слово – организация мероприятия – это ничто иное, как процесс подготовки и проведения мероприятия. Он включает в себя формирование идеи мероприятия, постановку целей, расчет сметы, планирование, подготовку и реализацию деловой программы, привлечение делегатов, коммуникации с делегатами, прием платежей, реализацию визовой поддержки для иностранных участников, размещение в отелях, обеспечение логистики мероприятия (работа с конференц-центром, с поставщиками конференц-оборудования, переводчиками, организация питания, транспорта, экскурсионных программ), PR-поддержку мероприятия, работу со спонсорами, подготовку и проведение сопутствующих мероприятий – выставок, постерных сессий, сателлитных заседаний и так далее – в зависимости от формата мероприятия.
Индустрия встреч, MICE, Meetings industry – наиболее общее понятие, определяющее отрасль, участники которой занимаются как организацией деловых мероприятий для клиентов, так и организацией участия компаний в деловых мероприятиях. Обратите внимание на разницу – организация мероприятия – это не организация участия компании в мероприятии.
Термин MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions/Events) – весьма условное, укрупненное название индустрии встреч. Оно объединяет всё и ничего. В 2005 году в рамках соглашения между отраслевыми организациями термин MICE был заменен термином «индустрия встреч» (meeting industry). В целом же эти два термина идентичны. Надо отметить, что наиболее широко термин MICE распространен в России и Азии (Китай, Тайланд и др.). И весьма сложно корректно расшифровать аббревиатуру MICE, отделить на уровне понимания, например, meetings от conferences или incentives. Как раскрывается аббревиатура MICE:
Meetings могут пониматься встречи самых разных форматов – совещания, бизнес-встречи, переговоры, заседания, семинары;
Incentives – отдельная категория встреч, это поощрительные поездки, проводимые организацией для своих сотрудников, являющиеся дополнительным способом мотивации, они объединяются с профессиональными тренингами, профильным образованием, тимбилдинг-программами. Как правило, компании стараются проводить инсентив-мероприятия в разных городах и странах, это такая «фишка» – совмещать элемент развлечения, путешествия и работы.
Conferences/Congresses – это мероприятия значительного масштаба, имеющие более серьезный статус, нежели чем meetings, участники таких встреч – это представители разных организаций, которые приезжают на мероприятие для обсуждения общих вопросов, обмена опытом. В рамках крупных конгрессов часто проводятся приконгрессные выставки (exhibitions), на которых представляется продукция, товары и услуги, связанные с темой конгресса. По всем же остальным принципам conferences вполне могут быть определены как meetings;
Events/Exhibitions – будьте готовы к тому, что E может расшифровывать двояко: как Events – корпоративные события, сопровождаемые обширной креативной составляющей частью, например, презентациями в нестандартных интерактивных форматах. В то же время нет никаких ограничений для того, чтобы деловой event был определен как meeting. В ситуации с Exhibitions расшифровка более понятна. Выставка – это деловое мероприятие, на котором в той или иной форме демонстрируются достижения определенной отрасли, мероприятие, где участники отрасли представляют свои продукты и услуги, новинки и разработки. Выставка часто сопровождается сопутствующими конференциями, круглыми столами, форумами.
Таким образом мы видим, что однозначно разделить понятия в рамках аббревиатуры MICE практически невозможно, так как не существует четких критериев для определения того или иного термина. Часто сюда относят и такой вид бизнеса как организация поездки делегаций от компании на те или иные мероприятия. Но этот процесс не имеет никакого отношения к организации встреч, а является непосредственной составляющей делового туризма. Поэтому, когда мы говорим вообще обо всем, касающемся рынка встреч, не вдаваясь в детали и подробности, в принципе, можно использовать и термин MICE. Однако стоит помнить о том, что он немного устарел и не конкретизирует практически ничего.
Индустрия встреч, MICE = организация деловых мероприятий, конгрессная деятельность + деловой туризм + конгрессный туризм
В январе 2018 Выставочный научно-исследовательский центр R&C (ВНИЦ R&C) выпустил «Краткий словарь терминов и ключевых понятий ивент индустрии». В этом издании описывается еще один термин – «ивент индустрия», событийная индустрия (от англ. Event Industry) – это самостоятельная индустрия, охватывающая весь спектр услуг для проведения мероприятий (деловые и неделовые мероприятия; к деловым относятся: выставки, конгрессы, инсентив-программы и др., к неделовым – фестивали, светские мероприятия, праздники, спортивные мероприятия и др.). Индустрия встреч наряду с выставочной отраслью и отраслью специальных мероприятий являются составляющими блоками ивент индустрии.
В своей работе ВНИЦ R&C придерживается следующего определения индустрии встреч: «Индустрия встреч – это индустрия, связанная с организацией и проведением деловых мероприятий». Это определение коррелируется с термином, принятым ассоциацией IAPCO, которая и определяет meetings industry как индустрию организации деловых встреч. При этом уточняется, что «в русском эквиваленте правильнее было бы использовать термин „отрасль встреч“. Тем не менее словосочетание „индустрия встреч“ закрепилось в профессиональном лексиконе как перевод-калька с английского языка».
