• Полнота, непротиворечивость и значимость информации. Об этом часто забывают, но не всякая информация достойна «высокого звания информации».

• Информация в нужном месте. Данные либо находятся там, где в них возникает потребность, либо, если это экономически обоснованно, могут быть доставлены в это место за приемлемое время и цену.

• Информация в нужное время. Сбор данных выполняется настолько часто, насколько это требуется для поддержки их актуальности. Например, в системах биржевых торгов актуальность информации гораздо важнее, чем в отделе комплектации заказов.

• Информация в нужном объеме. Собираются все необходимые данные, включая первичные.

• Информация в нужном виде. Исходные данные, чтобы их было удобно использовать, должны быть предварительно обработаны. Для этого на основе собранной первичной информации вычисляются различные сводные показатели позволяющие представить данные в необходимых разрезах и с нужной степенью обобщения.

• Информация сопоставима. То есть необходимо сравнивать между собой одинаковые или хотя бы однородные величины.

• Существует единая версия корпоративной правды. Все потребители данных всегда используют единую версию информации с целью избежать несогласованности действий.

• Идет накопление корпоративных знаний. Исторические данные накапливаются и могут быть использованы в процессе работы.

• Поддерживаются изменения в бизнесе. Необходимо иметь возможность легко изменить и расширить состав информации в процессе работы.

Наверно можно выбрать и другие важные принципы построения информационных систем, но задача этой книги не заставить читателя выучить формальные определения, а дать ему необходимые сведения для развития собственных мыслей и идей Скажем, в данном случае гораздо важнее понимание потребителем того, что термин «информационные системы» не является волшебным неделимым заклинанием, как часто можно услышать из уст маркетологов и технических специалистов, а действительно описывает процессы обработки «информации» в специализированных «системах». Это знание позволяет управляющему или владельцу бизнеса без каких либо специальных знаний задавать вполне адекватные технические вопросы любому специалисту по технологиям. Причем чем лучше специалист, тем проще и понятнее будут его ответы даже непосвященным.

ГЛАВА 04

УПРАВЛЕНИЕ

Это старая шутка, но попробуйте задуматься: как вы управляете своей компанией? Не знаю, может быть, существуют такие руководители, которые строят модели управления и реализуют их. Но, наверно, они занимаются не тем бизнесом — им бы учить других и писать учебники. Малый и средний бизнес — не то место, где есть возможность философствовать и строить теории. Быстрый, подвижный, он требует моментальной реакции на изменения и выверенного управления. Парадокс, но управление нужно, а задумываться об этом нет времени!

Этот парадокс легко разрешается, если принять во внимание огромное количество теоретиков, которые строят модели бизнеса и экономики. Честно говоря, каждая модель достаточно проста и очевидна, но лучше воспользоваться уже готовыми чем тратить свое время на новые. Посмотрим на простую диаграмму (рис. 3), где показана схема управления предприятием.

Рис. 3. Схема цикла управления предприятием

Можно выделить следующие основные функции в процессе управления:

• Принятие решения.

• Организация.

• Регулирование, или контроль сверху.

• Обратная связь, или контроль снизу.

• Учет.

Выделим в этом списке последний пункт — учет.

Это особая функция управления, формирующая представления о ситуации. Вести бизнес вслепую невозможно. Важно знать, какая продукция лучше расходится, во сколько обходится ее выпуск, какой доход приносит ее продажа. Учет обеспечивает сбор и обработку этой и другой необходимой информации. Качество отображения и его адекватность реальности оказывает непосредственное влияние на эффективность управления предприятием. Учет является основой для всех других функций и охватывает сразу несколько этапов в цикле управления — планирование, исполнение, контроль за ним, анализ и корректировка планов или целей.

Построение в компании системы учета в целях управления ее бизнесом аналогично постановке бухгалтерского (финансового) учета и реализуется похожими этапами, а его использование должно регламентироваться документами, по содержанию аналогичными документам, которые регламентируют практику бухгалтерского учета. Однако имеется значительное различие в статусе этих документов связанное с различием пользователей бухгалтерской и управленческой отчетности. Бухгалтерский учет, который обязаны вести все предприятия, отражает исключительно финансовую отчетность и предназначен в основном для создания соответствующего образа предприятия в сознании государственных налоговых органов и только во вторую очередь — для руководства компании. Именно поэтому бухгалтерский учет регламентируется внешними по отношению к компании стандартами Для бухгалтерии «несть ни эллина, ни иудея», все предприятия не просто равны, а одинаковы. Такой высокий уровень абстракции позволяет использовать бухгалтерскую отчетность, одинаковую для любой отрасли деятельности, но именно этот уровень абстракции делает эту форму учета малопригодной для оперативного управления бизнесом Для обретения руководством «зрячести» необходима система управленческого учета. Цель такой системы — отчетность, на основе которой можно принимать правильные управленческие решения Но отчетность — это только вершина пирамиды управленческого учета, в основании же лежит сбор релевантной информации, ее группировка, систематизация и представление в том виде, который более всего отвечает требованиям менеджеров и владельцев бизнеса — конечных потребителей информации. Поэтому управленческий учет как обособленный процесс не является эффективным. Важна совокупность планирования, учета и контроля Только тогда возможно управление компанией, а не учет произошедшего. Такая свобода ведет к тому, что управленческий учет не имеет однозначных стандартов и может строиться на основании большого множества существующих практик или быть вообще полностью разработанным для единственной компании (если это кому-то придет в голову).

При постановке управленческого учета важно продвигаться в направлении от поставленных управленческих задач (стратегическое и бюджетное управление) к организации работы на местах (оперативный учет). Конечной целью построения системы управленческого учета в компании является создание такого режима работы, при котором менеджмент сможет получать абсолютно точные и максимально оперативные ответы на свои вопросы.

В чем суть управленческого учета и почему недостаточно бухгалтерского учета? Рассмотрим некоторые примеры. Например, вопрос цены. Не всегда цена адекватно отражает реальность. Представьте себе, что производство или отдел продаж выделены у какой-то компании в отдельную фирму. Эта фирма получает в качестве полуфабрикатов продукцию головной компании по фиксированным ценам отгрузки. Но насколько эти цены реальны? Ведь, так как все равно идет работа «на один карман», играя ценами, можно снижать налоговую нагрузку или перекачивание денег в производство. А если в схеме используется оффшорная компания? Бухгалтерский учет покажет только то, что компания хочет показать налоговым органам. Это может быть позитивно для бизнеса, но чем управляет директор такой компании? Как ему оценить реальные результаты работы?