Оценка времени
Ниже приведено среднее время, необходимое для организации домашнего информационного центра:
ДЕЙСТВУЕМ!
1. Сортировка
ИЗБЕГАЙТЕ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ЛОВУШЕК
Вероятно, документы разбросаны по всему вашему дому. Если вы начнете собирать их из всех отдаленных мест, то быстро устанете. Начните обустройство информационного центра именно с того места, где собираетесь его разместить. Сначала приведите в порядок именно это место. После одной или двух сессий уборки ваш центр уже можно будет использовать. И тогда вы будете готовы перенести сюда документы из всех других областей дома, предварительно рассортировав и очистив их.
Способы сортировки документов
По категориям (финансовые, важнейшие документы, путешествия и т. д.).
По членам семьи (медицинские карты — Джон, медицинские карты — Мэри).
По месту хранения (дома, в архиве, в ячейке сейфа).
Способы сортировки рецептов
По категориям (закуски, супы, диетические блюда, блюда для гостей и т. д.).
Те, которые вы пробовали, или те, которых не пробовали.
Способы сортировки фотографий
По году.
По событиям или поездкам.
По персоналиям.
Вот как разбила по категориям свои домашние документы одна моя клиентка. Не создавайте категории «Разное». Всегда есть большой соблазн сделать это, но наличие такой категории сделает поиск почти невозможным, потому что никто никогда не помнит, что положил в категорию «Разное».
Финансовые документы:
• Бухгалтерия.
• Банковские извещения (по счетам).
• Счета для оплаты.
• Кредиты и декларации.
• Финансовый консультант и информация.
• Инвестиционные документы.
• Кредитные соглашения и чековые книжки.
• Корешки оплаченных счетов.
• Записи по пенсионному плану.
• Собственность (по местонахождению).
• Инструкции.
• Электроприборы.
• Предметы искусства и антиквариат.
• Предметы коллекционирования.
• Одежда.
• Мебель.
• Дополнительные удобства в доме.
• Ремонт оборудования дома.
• Социальная защита.
• Налоговые документы и чеки.
• Возвраты по налогам.
• Гарантии и договора на обслуживание.
Важные записи:
• Документы на усыновление.
• Документы на автомобиль.
• Свидетельства о рождении.
• Отчет по кредиту.
• Свидетельства о смерти.
• Свидетельство о разводе.
• Документы об образовании (по членам семьи).
• Резюме.
• Информация о найме (по членам семьи).
• Опись имущества.
• Юридические документы.
• Медицинские документы (по членам семьи).
• Записи о военном учете (по людям).
• Договоренности.
• Религиозные документы.
• Опись содержимого ячейки в банке.
• Опись мест хранения.
• Опись важных документов (см. «Советы посвященного»).
• Завещание.
Стиль жизни:
• Списки адресов.
• Книги и кассеты.
• Церковь.
• Курсы.
• Корреспонденция.
• Идеи по оформлению помещений.
• Путеводители и карты.
• Развлечения.
• Календарь событий.
• Фитнес.
• Идеи для подарков.
• Хобби.
• Реликвии (по людям).
• Календари прошлых лет.
• Домашние животные.
• Рецепты.
• Рестораны.
• Самосовершенствование.
• Экскурсии.
• Уик-энды.
• Отпуска.
• Рекламные листовки.
• Общественная работа.
2. «Чистка»
Меня очень часто спрашивают: «Как долго нужно хранить определенные документы?» Прежде чем выбросить какие-либо финансовые или юридические документы, абсолютно необходимо проконсультироваться с бухгалтером или юристом, потому что они обладают самой полной информацией о вашей индивидуальной ситуации. Кроме этого, я предлагаю вашему вниманию общее руководство по поводу того, что и как долго нужно хранить, заимствованное из книги Барбары Хемпфилл «Приручить бумажного тигра».
• Документы на автомобиль (документы на владение автомобилем, регистрация, ремонт) — до тех пор, пока вы владеете данным транспортным средством.
• Дневники деловых встреч — от года до десяти лет, в зависимости от необходимости или если вы используете их для налоговых деклараций, справок или как памятные вещи.
• Кассеты автоответчиков — максимум шесть лет, если это необходимо для заполнения налоговых деклараций.
• Выписки из банковского счета — максимум шесть лет, если это необходимо для заполнения налоговых деклараций.
• Отчеты по кредитным карточкам — максимум шесть лет, если они связаны с покупками, которые нужно указывать в налоговых декларациях. В других случаях годовой отчет выдается компанией.
• Каталоги и журналы — пока не выйдет следующий номер.
• Документы о выплате дивидендов — до тех пор, пока ежегодное заявление не заполнено компанией, затем просто годовые отчеты.
• Опись и оценка дома — пока это актуально.
• Страховые полисы (на машину, на недвижимость, на вклады) — пока они имеют силу ограничения в случае поздней подачи претензии.
• Страховые полисы (на случай потери работоспособности, медицинская страховка, страхование жизни, на движимое имущество, общая) — пока ими обладаете.
• Инвестиции (отчеты о покупках) — пока ими обладаете.
• Инвестиции (отчеты о продажах) — максимум шесть лет для заполнения налоговых деклараций.
• Выплаты по ипотекам или займам — пока обладаете ими или в течение шести лет после выплаты.
• Документы на приобретение недвижимости — пока владеете этой недвижимостью.
• Инструкции:
— Электроприборы — пока они у вас есть.
— Произведения искусства, антиквариат, предметы коллекционирования — пока ими владеете.
— Одежда — весь период возможности возврата.
— Записи кредитной карточки — пока не придет уведомление и вы не сможете согласовать покупки.
— Мебель — пока ею владеете или на случай ремонта.
— Дополнительные удобства дома — пока владеете недвижимостью или в течение шести лет после ее продажи.
— Ремонт домашних вещей — в течение всего срока эксплуатации или гарантии или дольше, чтобы получить отчеты от работников сервиса и их расценки.
— Крупные покупки — в течение всего срока эксплуатации.
— Медицинские и налоговые документы — не больше шести лет.
— Аренда — достаточно аннулированного чека.
— Текущие счета — счета текущего и предыдущего года, чтобы проверить совпадение расчетов.
— Гарантии и инструкции — в течение всего срока действия гарантии или срока эксплуатации электроприбора. Прикрепите к электроприборам ярлык с датой истечения гарантии и номером сервисного обслуживания. Если что-то выйдет из строя, у вас появится простой способ проверить, находится ли этот прибор все еще на гарантии. Для этого даже не понадобится открывать ящик с файлами.
• Резюме — пока они актуальны.
• Ключ от ячейки в банке и опись ее содержимого — пока это актуально.
• Налоговые декларации (выписки из банковского счета и аннулированные чеки, свободно обращающиеся депозитные сертификаты, контракты, благотворительные взносы, кредитные документы, возвраты подоходного налога, арендный договор и кредитные соглашения, платежные книжки по налогам, документы по пенсионному плану, корешки оплаченных счетов) — за текущий год плюс за шесть предшествующих лет.
