Не поддавайтесь искушению броситься в чтение этих глав, не прочитав и не усвоив первых двух частей книги. Материал, который в них содержится, даст вам целостное представление о контексте применения многих приемов, описанных в этих практических главах. Первые две части книги предназначены для того, чтобы полностью изменить ваш подход к процессу организации пространства. И это наконец позволит вам достичь успеха и привести в порядок те помещения, которые больше всего вас беспокоят.
Каждая глава следует структуре моей формулы самоорганизации по принципу «изнутри наружу». Она начинается с Анализа, а затем переходит к Планированию и, наконец, к Действиям. Я не стану снова объяснять вам, что означает каждый шаг, а приведу примеры ответов моих клиентов, чтобы подстегнуть ваши собственные мысли, и опишу специфические приемы, относящиеся к определенной области, над которой вы работаете. Эти примеры — не догма, и вы не обязаны следовать им буквально. Их единственная цель — снабдить вас идеями, чтобы вы могли самостоятельно разработать и поддерживать систему организации пространства, которая согласуется с вашим уникальным способом мыслить, вашими привычками и тем, что для вас действительно важно в жизни.
СОБЕРИТЕ НЕОБХОДИМОЕ ОБОРУДОВАНИЕ
Прежде чем начать какой-либо проект по организации пространства, было бы очень неплохо собрать вместе все необходимое оборудование, которое вам понадобится для выполнения проекта. Это позволит полностью сосредоточиться на работе, потому что в таком случае не придется тратить время на поиски чистящих средств, беспокоиться, хватит ли мешков для мусора, или отвлекаться, чтобы включить музыку, которая поможет вам работать.
Архивный ящик — очень удобен для хранения текущих документов, ведения архивов и т. д.
Я рекомендую использовать следующее оборудование:
• Большие, прочные мешки для мусора. Хлам может быть тяжелым и громоздким; дешевые мешки могут порваться, добавив вам раздражения.
• Пустые коробки для сортировки вещей, маркированные следующим образом:
— Отдать — если вы собираетесь отправить вещи в разные места, используйте отдельный ящик для каждого из этих мест.
— Должно находиться в другом месте — складывайте сюда «неприкаянные» вещи, чтобы в конце сеанса уборки перенести их в подходящее место в соответствии со своей системой организации.
— Требует ремонта — в эту коробку собирайте требующие ремонта вещи, которые хотите сохранить. Укажите на коробке сроки ремонта, например один месяц. Если за это время вы не отремонтируете их, придется от них избавиться.
• Пылесос, тряпка и тазик с водой, швабра и совок, чтобы убирать освобожденные на время полки, ящики и пол позади мебели, — не стоит упускать эту редкую возможность.
• Блок простых папок для сортировки документов.
• Заметки Post-it[3] для временной маркировки куч вещей и группировки предметов по мере сортировки.
• Карандаш и блокнот, чтобы записывать мысли о том, что делать с разными вещами. Эти идеи могут часто возникать в процессе работы.
• Архивные ящики для временного хранения с ясно, аккуратно и правильно рассортированными документами в процессе создания вашей системы и для архивирования документов, которые вы решили сохранить.
• Напитки и легкие закуски, чтобы предотвратить обезвоживание организма и поддерживать свои силы, а также чтобы не приходилось прерывать сеанс уборки ради того, чтобы выскочить в магазин.
Итак, перевернем страницу и приступим к организации пространства!
Глава 6
ТРАДИЦИОННЫЕ ОФИСЫ И СИСТЕМЫ ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ
Термин «традиционные офисы» относится к офисам, в которых есть дверь и которые находятся в помещении компании, а не дома. Однако эта глава также содержит самую подробную информацию о том, как создать дружественную к пользователю систему подшивки и хранения документов. Поэтому от ее чтения получат пользу и те, кто работает в офисах другого типа.
АНАЛИЗ
1. Что работает?
Примеры:
«Единственная вещь, которая работает, — это моя система ведения счетов и бухгалтерии. Остальные бумаги находятся в беспорядке, но я всегда четко представляю себе движение своих наличных денег».
Хозяин розничного магазина
«У меня есть один ящик, где я храню копии всех своих выступлений, рассортированные по дате и месту. Мне легко вернуться к тому, что нужно».
Председатель совета директоров
2. Что не работает?
Примеры:
«Каждое утро я несусь к телефону, поднимаю трубку, роняю на стол портфель, сбрасывая при этом на пол гору бумаг, и сжимаюсь от страха, когда собеседник на том конце провода просит меня просмотреть документ, который я ему недавно выслал. Я знаю, что он где-то здесь, но где? Мне приходится сначала как-то выкручиваться, а потом буквально охотиться за этой бумагой. Я не могу больше выносить ежедневное напряжение, стресс и смущение».
Администратор отдела управления персоналом
«Я настолько плохо организован, что не могу использовать наилучшим образом помощь своих подчиненных. Важнейшие проекты постоянно застревают у меня на столе. Мой ассистент не в состоянии даже подшить для меня документы, потому что ни один из нас не понимает, как устроена моя система хранения бумаг».
Вице-президент по продажам и маркетингу
«Каждый день я работаю с 8 утра до 9 вечера. Я знаю, это происходит из-за того, что ежедневно я трачу слишком много времени на то, чтобы разыскать среди вороха бумаг нужные документы. Это — сегодняшняя кипа. Это — вчерашняя. Стопки за прошлую неделю лежат на полу. Стопки за прошлый месяц — на приставном столе. Пытаясь найти то, что мне нужно, я полностью полагаюсь на память — и это никогда не работает!»
Финансовый директор корпорации
«Я приобрел в отделе ужасную репутацию, потому что постоянно все теряю. Больше никто не дает мне никаких документов, не сделав перед этим копии для себя. К сожалению, я уверен, что компания также не спешит расширять мои полномочия. Моя дурная слава портит мне карьеру».
Менеджер по работе с клиентами рекламного агентства
3. Что для вас самое важное?
Примеры:
• Шарлотте М., юристу крупной международной корпорации, нужно было место для текущих проектов (судебных дел), материалов исследований (новые законопроекты, информационные бюллетени, книги по юриспруденции, материалы для анализа прецедентов), документов, взятых из центрального хранилища (которые нельзя было смешивать с ее собственными документами или вернуть на место с опозданием), ежедневников, статей и проектов презентаций, которые она писала для личного профессионального развития.
• Джоэлю К., директору агентства по торговле канцелярскими товарами, нужно было место для папки с прайс-листами, рекламными материалами за текущий месяц и книги заказов (для переговоров); визиток и заметок, связанных с продажами, трех категорий документов («Производители продукции», «Планирование бизнеса», «Личные финансы»); отдельного места для работы с бумагами, которые он передавал бухгалтеру и ассистенту.
• Дениз 3., директору по развитию общественной организации, нужно было место для документов, связанных с текущими событиями, с прошедшими событиями; органайзера; рекламных материалов, почты и предложений по различным мероприятиям для сбора средств; информации спонсоров; банковских чеков.
