Для начала неплохо бы обратиться к руководству с просьбой направить вас на курсы повышения квалификации или на какой-нибудь интенсивный тренинг по ведению закупок. Смело требуйте обучения, ведь идея сделать вас закупщиком принадлежит не вам. Скорее всего ваша просьба не будет удовлетворена, поскольку, раз начальство вынуждено поставить на закупки первого попавшегося сотрудника, значит:

• положение настолько безвыходное, что времени на поиски специалиста нет, а значит, нет его и на ваше обучение;

• раз выбрали именно вас, значит, вам доверяют и в вас верят, и значит, у вас есть хороший потенциал и реальные навыки для того, чтобы стать хорошим закупщиком и без всякого обучения.

Так что смиритесь и приступайте к новым обязанностям. Главное – без паники.

Лично я – сторонник системного подхода к решению любого вопроса. Поэтому для удобства предлагаю разделить процесс «проникновения» в закупки на несколько последовательных стадий.

Если перед вами внезапно встала задача заняться закупками для своего предприятия, первое, с чего вам надо начать, – это определить свой статус, цели и задачи. Самый первый вопрос, который вам нужно задать своему руководителю (или себе самому, если вы и есть руководитель), – каковы мои обязанности и полномочия? В чем состоит моя главная задача? Какие права у меня есть? Каким образом следует организовать процесс закупок, чтобы это было наиболее выгодно и удобно для компании? Кто и как будет принимать окончательные решения? И т. д., и т. п. Другими словами, вам нужно сформировать у себя представление о том, что будет включать в себя процесс закупок и каково ваше место в этом процессе.

Второе – составить план действий, правильно расставив приоритеты. Начать, пожалуй, можно с того, чтобы постараться получить максимум информации о закупаемом товаре/услугах/работах. Представьте, что вы всю свою сознательную жизнь занимались тем, что смешивали краски, создавая разные новые оттенки цветов. И вдруг волею судьбы вы попадаете в компанию, где вас обязывают заняться снабжением небольшой швейной фабрики тканями и фурнитурой. Оба-на!..

Конечно, самый простой способ решить вставшую перед вами задачу – это отказаться от такой работы и попытаться найти что-то более близкое вашим талантам и опыту. Но разве задачи так решаются? Если вы четко решили следовать новой линии на карте своей судьбы, то вам нужно засучить рукава и спокойно проанализировать ситуацию.

Для начала можно полазить по Интернету, используя разные поисковые системы, чтобы получить хотя бы общее представление о том, какие бывают ткани и чем фланель отличается от шерсти, а бязь от ситца. Хотя, конечно, Интернет вряд ли заменит вам общение со специалистом. Поэтому, оторвавшись от экрана компьютера, постарайтесь найти опытных сотрудников (которых обычно каждая собака на предприятии знает) и расспросите их о специфике бизнеса. Если проявить уважение, можно получить бульшую часть необходимой информации, поскольку в профессиональном общении действует знаменитое правило 80/20. То есть в любой сфере существует небольшое количество серьезных экспертов (20 %), которые владеют основным объемом нужной информации (80 %).

Углубить полученные знания можно с помощью небольшого маркетингового исследования – и лучше всего самостоятельного. Проехать по оптовым магазинам, которые занимаются торговлей тканями и фурнитурой, чтобы узнать о ценах, потрогать ткань руками, узнать у продавцов, какие нитки лучше, какие пуговицы самые ходовые и какие производители наиболее популярны в настоящий момент. Прикинувшись потенциальным покупателем, за 2–3 дня вы узнаете о тканях и швейной фурнитуре намного больше, чем за неделю сидения в Интернете.

Поняв, для каких целей вам нужна ткань, вы можете обратиться за советом к профессиональным швеям. Если таковых в вашей компании нет (допустим, предприятие только начало работу и пока не обзавелось профессионалом экстра-класса), то самый лучший способ пообщаться со специалистом – пойти в дорогое ателье, прикинувшись разборчивым клиентом, или заглянуть к конкурентам, представившись соискателем. Это так называемый метод «проникновения». На этом этапе придется как никогда кстати какой-нибудь учебник-справочник по тканям, который можно будет проштудировать в ближайшие выходные. За неимением учебника сгодится какой-нибудь профильный журнальчик, который можно полистать, пока едете в метро или сидите в приемной какого-нибудь большого босса.

Когда вы поймете, что уже немного разбираетесь в ситуации, можете переходить на следующий уровень. Можете начинать общаться с потенциальными поставщиками. И лучше именно в такой последовательности: поиск и получение информации (в том числе на личном опыте) – общение с профессионалами «инкогнито» – углубление полученных знаний. Ибо если вы попытаетесь проскочить стадию изучения предмета закупки, то рискуете стать посмешищем в глазах профессионалов. Само по себе это не так страшно, гораздо страшнее приобрести репутацию непрофессионала и невежды, которая останется вашим клеймом еще долгое время – даже после того, как вы станете суперпрофессионалом в сфере текстиля.

Если обобщить все вышесказанное, то стадия изучения товара, на мой взгляд, должна обязательно включать в себя следующие основные этапы.

1. Информационное ознакомление (поиск сведений в Интернете).

2. Погружение в тему (общение с экспертами, посещение торговых предприятий, профильных производств, «полевые» маркетинговые исследования).

3. Углубление полученных знаний (чтение профессиональной литературы).

Если все подготовительные этапы пройдены и вы чувствуете, что готовы к общению с профессионалами в нужной вам области, можете активно начинать поиск информации о рынке, на котором продаются интересующие вас товары или услуги. Вас должно интересовать все: ранжирование игроков этого рынка, существующие на нем системы регулирования, потенциальные поставщики, работающие в вашем регионе, разновидности предлагаемых товаров, доля импорта и экспорта, текущие цены и их зависимость от разных факторов, в том числе сезонных, статистические данные за предыдущие периоды, основные потребители данных товаров, общая ситуация и существующие тенденции, и т. д.

Каким образом искать информацию? Здесь несколько больше возможных вариантов, помимо уже используемого нами Интернета и «советов бывалых». Кстати, что касается Интернета. Помимо поисковых систем, неплохо было бы отыскать в Сети профессиональные сайты и доски объявлений и стать их регулярным посетителем. На этих же досках объявлений можно через некоторое время разместить свое объявление о закупках, что на первых порах является одним из самых лучших способов привлечь к себе внимание потенциальных продавцов. Много интересной информации и отраслевых новостей можно извлечь из профильных периодических изданий, которые должны обязательно пополнить ваш список различных профессиональных газет и журналов для регулярного чтения. Отдельно хочется остановиться на профессиональных выставках.

Одной из «палочек-выручалочек» начинающего закупщика является непосредственное общение с коллегами из других организаций. Пользуясь терминологией известного бизнес-тренера в сфере продаж г-на Деревицкого, осмелюсь назвать их «бизнес-симбионтами».

Конечно, если вы только начали свою деятельность в новой сфере, вы еще наверняка не успели «обрасти» связями с коллегами из дружественных и конкурирующих компаний. Поэтому сразу после начала работы постарайтесь побыстрее влиться в струю профессиональной жизни, связанную с интересующей вас сферой деятельности.

Прежде всего необходимо посещать профильные выставки и семинары, куда «матерые» профессионалы приезжают в основном для того, чтобы повидаться со старыми приятелями-партнерами, а новички – для того, чтобы получить контакты интересующих их людей и познакомиться с возможными поставщиками. Единственное, что следует запомнить, – это то, что компании, активно участвующие в выставках, и компании, наиболее подходящие вам по всем параметрам, – это зачастую две разных группы компаний. Поясню свою мысль.