Таким образом, напрашивается единственно правильный вывод: взаимодействовать с собственником необходимо, это взаимодействие должно быть эффективным, кредит доверия, данный директору по персоналу на старте, нужно наращивать. Иначе проблемы будут не столько у собственника, сколько у самого директора по персоналу.

И если собственник компании не проявляет активности и не делает попыток к взаимодействию, то директор по персоналу прямо-таки обязан предпринять эти шаги. Тем более, что навыки эффективных коммуникаций, являющиеся одной из компетенций директора по персоналу, позволяют сделать это легко и результативно.

Несколько более сложными случаями являются ситуации, когда:

♦ владельцев бизнеса несколько;

♦ владельцем бизнеса является государство (не путать с госбюджетными организациями).

Если у бизнеса не один, а несколько совладельцев, то ситуация осложняется лишь количеством лиц, с которыми необходимо наладить взаимодействие, и возможными существующими между ними разногласиями или иными особенностями взаимоотношений и партнерства. В такой ситуации директор по персоналу выступает в роли внутреннего политика. И это необходимо уметь. Такова уж судьба директора по персоналу. В этой ситуации можно дать два совета:

♦ оценивайте эти свои способности трезво еще до момента прихода в компанию;

♦ если совладельцы в своих разногласиях начинают раздирать вас на несколько частей, лучший выход – покинуть компанию. Помните народную мудрость: «Двое дерутся – третий не мешай». Как правило, в такой ситуации, даже в случае примирения сторон, в конечном итоге «внутренним врагом» будет объявлен именно тот, кого каждая из сторон пыталась перетянуть к себе.

Если владелец бизнеса – государство, то директор по персоналу должен приготовиться к роли политика. Государство – владелец неосязаемый, действует через «подставных лиц» – государственные органы, уполномоченные государством управлять государственной собственностью. Соответственно, надо обладать определенными политическими навыками, чтобы с этими органами успешно взаимодействовать.

В первой главе мы рассмотрели наиболее общие, вводные вопросы. А теперь перейдем к основному. И начнем с того, без чего кадровой работы практически не существует – с кадрового учета. А также рассмотрим проблемы, связанные с автоматизацией процессов управления персоналом.

• 2.1. «Без бумажки ты букашка»: функции и значение кадрового делопроизводства

• 2.2. «Статистика – дело тонкое»: формы и бланки кадрового учета

• 2.3. «Что можно понять, просматривая формы отчетности?»: как организовать и применять кадровые отчеты

• 2.4. «Застава! В ружье!»: как организовать воинский учет

• 2.5. «Летопись славных дел»: трудовая книжка и особенности ее ведения

• 2.6. Трудовой кодекс в вопросах и ответах

• 2.7. «Инструкция по составлению инструкций»: как разрабатывать положения и инструкции

• 2.8. «Куда нам это все складывать?»: 10 советов по архивной работе

• 2.9. «Нажми на кнопку – получишь результат»: информационные системы по кадровому учету и пути их интеграции в единую информационную систему компании

Эту главу не надо читать от корки до корки, здесь специально собраны все материалы, которые занимают 80 % рабочего времени и называются в обиходе «текучкой». Мы советуем обращаться к ней в случае, когда нужно получить совет или найти нужный материал. Тем не менее в данной главе вы найдете практически все для того, чтобы на первом этапе сформировать свой собственный отдел кадров и начать первые шаги к формированию службы персонала.

В этом разделе мы не хотим много и долго рассказывать о том, как необходимо в любой организации делопроизводство и правильное оформление документации. На каждом кадровом семинаре по делопроизводству именитые лекторы с упоением рассказывают о ценности и важности делопроизводства в организации. Приводятся десятки и сотни аргументов, из которых можно сделать вывод о том, что делопроизводство является почти основным видом деятельности в любой компании. Так ли это, судить не беремся, а просто приведем некоторую классификацию делопроизводства, которая, на наш взгляд, поможет разобраться с вопросами о необходимости того или иного документа.

Итак, делопроизводство подразделяется на внутреннее и внешнее.

Внутреннее делопроизводство ведется, как можно догадаться из названия, внутри компании и представляет собой единую систему управленческой документации по всем вопросам деятельности компании. Внутреннее делопроизводство включает:

♦ управленческую документацию;

♦ финансовую документацию;

♦ бухгалтерскую документацию;

♦ кадровую документацию;

♦ производственную документацию;

♦ маркетинговую документацию;

♦ логистическую документацию;

♦ коммерческую документацию;

♦ документацию по качеству и сертификации продукции;

♦ документацию по управлению персоналом.

Внешнее делопроизводство частично входит в единую систему управленческой документации и ведется в силу необходимости поддержания контактов организации с внешней средой и информационного обмена между хозяйствующими субъектами, государственными и некоммерческими организациями. К нему относятся:

♦ переписка с контрагентами, партнерами, государственными структурами и гражданами;

♦ бухгалтерская отчетность;

♦ аудиторские заключения;

♦ маркетинговая и рекламная документация;

♦ коммерческая документация.

Делопроизводство, в свою очередь, подразделяется на обязательное и рекомендуемое.

Обязательное делопроизводство регламентируется нормативными актами различных государственных органов и является обязательным для ведения во всех учреждениях и организациях независимо от форм собственности и размеров. Отсутствие в компании документов обязательного делопроизводства может повлечь привлечение ответственных лиц к административной и уголовной ответственности. В работе службы персонала в большинстве случаев порядок ведения обязательного делопроизводства определяют следующие нормативные акты.

♦ Постановление Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

♦ Постановление Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках» (с изменениями от 6 февраля 2004 г.).

♦ Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

♦ Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

♦ Постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

♦ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст).

♦ Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28).

♦ Общероссийский классификатор специальностей по образованию.

♦ ОК 009-2003 (введен в действие постановлением Госстандарта России от 30.09.03 № 276-ст) (с изменениями и дополнениями 1/2005).