Когда совещание уже назначено, составляется план его проведения. Сначала следует определить стоящие перед предпринимателем цели, а затем разрабатывать стратегию их достижения и тактику ведения беседы.

Такой план – это четкая программа действий по подготовке и проведению конкретной беседы. Планирование позволяет смягчить, нейтрализовать влияние неожиданно появившихся новых фактов или непредвиденных обстоятельств на ход беседы.

В план включаются ответственные за выполнение каждого пункта плана и следующие мероприятия по организации безопасности совещания (переговоров):

1. Встреча вместе с клиентом гостей, прибывающих на встречу.

2. Согласование действий основной охраны и телохранителей приглашенных лиц.

3. Охрана одежды, вещей гостей и их машин на прилегающей территории.

4. Предупреждение инцидентов между гостями на встрече.

5. Контроль состояния напитков, закусок и других угощений (для этих целей используют тренированных собак).

6. Выявление подозрительных лиц, находящихся на мероприятии или в смежных помещениях.

7. Зачистка помещений (зала переговоров и смежных комнат) перед проведением переговоров на предмет извлечения подслушивающих и взрывных устройств.

8. Установление постов по фиксации и наблюдению за лицами:

а) приходящими на деловой прием или встречу со свертками, с портфелями и т. д.;

б) приносящими на мероприятие аудио – или видеоаппаратуру;

в) которые приходят на деловой прием или на встречу на непродолжительное время или неожиданно уходят с мероприятия.

9. Недопущение прослушивания разговоров организаторов мероприятия и гостей в помещениях и по телефону.

10. Разработка запасных вариантов проведения переговоров (на частной квартире, в гостинице, в автомобиле, на катере, в бане (сауне) и т. п.

Данный перечень мероприятий не является исчерпывающим. Он может быть существенно расширен и конкретизирован в зависимости от условий объекта охраны, характера мероприятия и других условий, оговоренных с клиентом.

К числу общих задач, которые решаются при проведении совещания (переговоров) или других массовых мероприятий, относятся:

1) помещения для переговоров выбираются таким образом, чтобы они находились на первом или последнем этажах и размещались между теми помещениями, которые контролируются службой охраны;

2) ознакомление с объектом охраны, установление состояния криминогенной обстановки вокруг него;

3) установление взаимодействия с милицией в период проведения мероприятий;

4) установление пропускного режима с целью предупреждения проноса на охраняемый объект оружия, взрывчатых, горючих и ядовитых веществ, наркотиков, тяжелых предметов и камней;

5) предупреждение прохода на охраняемую территорию или в охраняемое помещение лиц с собаками;

6) контроль и поддержание порядка на прилегающей территории и в смежных помещениях;

7) распределение ролей среди охранников группы усиления (поддержки);

8) определение экипировки охранников, в т. ч. их вооружения и связи;

9) установление открытых и «зашифрованных» постов контроля и наблюдения;

10) подготовка транспорта на случай экстремальных обстоятельств и эвакуации участников мероприятия;

11) проверка устойчивости связи на территории объекта с целью выявления так называемых «мертвых зон»;

12) проверка возможности применения газового оружия и баллончиков со слезоточивым газом с целью выявления направления движения воздуха, сквозняков и завихрений, чтобы сами охранники не пострадали в результате использования специальных средств;

13) проверка слаженности охранников путем отработки различных вводных задач.

В ходе рабочего этапа охраны сотрудники службы безопасности (охранного предприятия) должны точно выполнять свои обязанности, оговоренные на стадии подготовки.

При этом особое внимание обращается на следующие вопросы:

1) прибытие опоздавших участников мероприятия, которые рассчитывают на слабый пропускной режим после начала совещания (переговоров);

2) обязательный осмотр содержимого портфелей и объемных сумок или использование ручных металлодетекторов, детекторов паров взрывчатых веществ, применяемых для обнаружения мин, гранат, толовых шашек и других взрывчатых веществ;

3) особому досмотру, хотя бы визуальному, должны подвергаться автомашины, въезжающие и выезжающие с охраняемой территории. Это особо важно в целях предупреждения проникновения посторонних на охраняемый объект и исключения минирования автотранспорта участников совещания (переговоров);

4) контроль салонов и багажников выезжающих автомашин может предупредить похищение лиц, прибывших на мероприятие, с целью вымогательства у организаторов совещания (переговоров);

5) охрана верхней одежды и личных вещей участников мероприятия с целью исключения ее хищения и установления радиозакладок;

6) несмотря на желание руководителей мероприятия иметь красивый вид из окна, необходимо учитывать, что местность должна быть удобной для контроля службой безопасности (охранного предприятия);

7) под окнами помещений переговоров не должны парковаться автомобили, в которых может находиться аппаратура съема информации с радиозакладок;

8) создание зон безопасности помещения, предназначенного для переговоров, и оборудование его специальной техникой, экранами, генераторами шумов и т. д.;

9) при ведении переговоров с целью сохранения коммерческой тайны вся «секретная» информация представляется в письменном виде, и ее обсуждение идет на эзоповом языке.

На заключительном этапе проведения мероприятия требуется сохранение бдительности сотрудниками службы безопасности (охранного предприятия), несмотря на внешне кажущуюся незначительность происходящих событий на объекте, которые могут быть весьма обманчивы.

Проверка объекта после завершения мероприятия может быть связана с не меньшим риском для жизни, чем работа на предыдущих этапах. В этот период проводится окончательная зачистка объекта по той же методике, что и в ходе подготовительных мероприятий. При этом обязательно производится поиск лиц, которые могут спрятаться на объекте, или пострадавших от преступников, которым требуется медицинская помощь. Пристальное внимание обращается на забытые предметы и вещи.

Подвергаются контрольному досмотру сувениры и подарки, врученные руководителю организации (фирмы), другим участникам мероприятия.

Все, обнаруженное охраной на объекте, не принадлежащее сотрудникам организации (фирмы), подлежит передаче клиенту или администрации охраняемого помещения вместе с одним экземпляром описи. Второй экземпляр описи с подписью лица, принявшего вещи на хранение, находится в службе безопасности (охранном предприятии).

Во избежание недоразумений рекомендуется сдать администрации арендуемые помещения по акту приема-сдачи объекта, что будет способствовать поддержанию имиджа фирмы.

Квартира, машина, улица, ресторан не могут быть надежными «защитниками» коммерческих тайн. Поэтому стоит прислушаться к советам профессионалов.

При проведении деловых встреч необходимо обязательно закрывать окна и двери. Желательно, чтобы комнатой для переговоров служило изолированное помещение, например холл.

Конкуренты, если захотят, могут без труда прослушать разговоры, расположившись в соседних помещениях, например в квартире этажом выше или ниже. Времена, когда разведчики всех стран, и народов сверлили дырки в потолках и стенах, давно прошли – особо чувствительные микрофоны позволяют получать необходимую информацию почти беспрепятственно.

Для переговоров необходимо выбирать помещения с изолированными стенами, познакомиться с соседями, проживающими этажом выше и ниже; выяснить, не сдают ли они свою квартиру (комнату) посторонним людям. Стоит превратить соседей в союзников, но при этом учесть, что они могут вести двойную игру или незаметно превратиться из доброжелателей в шантажистов.

Активность конкурентов зависит, прежде всего, от серьезности их намерений. При необходимости подслушивающие устройства («жучки») могут быть установлены непосредственно в квартире предпринимателя – и тут уж не помогут ни железные двери, ни импортные замки, ни вышколенная охрана.