Справочники в программе предназначены для работы с постоянной и условно-постоянной информацией и служат для накопления и хранения внутрифирменных классификаторов. Также справочники обычно используют для построения аналитического учета. Обычно справочниками являются списки товаров, материалов, контрагентов, сотрудников и т. д.

Информация, хранящаяся в справочниках, может, если это не запрещено правами конкретного пользователя или особенностями конфигурации, редактироваться в процессе работы с программой. То есть могут водиться новые записи, редактироваться или удаляться существующие.

Существует два варианта работы со справочниками – просмотр и редактирование элементов справочника, либо выбор существующих элементов справочника.

В режиме просмотра и редактирования справочник открывается при помощи главного меню программы «Справочники» путем выбора строки с соответствующим названием справочника. При вводе значений констант, реквизитов документов или реквизитов других справочников используется режим выбора. В этом режиме выбор требуемого элемента справочника производится путем установления курсора на необходимый элемент справочника и нажатием клавиши «Enter».

В конфигурациях системы «1С: Предприятие», в том числе «Торговля+Склад», возможно создавать справочники, состоящие из нескольких уровней – до десяти уровней вложенности. Создавать, так называемое «дерево» справочника, ветвями в котором будут соответствующие уровни и элементы справочника. Использование таких многоуровневых справочников позволяет организовать хранение и дальнейшее использование в аналитических отчетах информацию с той степенью детализации, которая необходима на том или ином предприятии. В системе «1С: Предприятие» существует механизм организации подчиненных справочников, связанных между собой. Данный механизм позволяет организовать взаимосвязь между элементами разных справочников. Например – справочник контрагентов и справочник банковских счетов или справочник договоров. Т. е. у каждого элемента справочника контрагентов (справочника-владельца) существует свой подчиненный справочник, каждый элемент которого (банковский счет, договор и т. п.) связан с соответствующим элементом справочника-владельца. При работе в окне подчиненного справочника набор просматриваемых элементов определяется текущим элементом справочника-владельца. Например, если в окне справочника организаций курсор установлен на конкретном элементе справочника (конкретной организации), то в подчиненном ему справочнике договоров будут выведены только договоры текущей организации.

Справочник «Контрагенты» служит для учета взаиморасчетов и для оформления документов с контрагентами, в нем накапливается информация о них. В понятие Контрагент включаются поставщики и покупатели, организации и частные лица.

Конфигурация «Торговля+Склад» предусматривает возможность оформления в качестве контрагента собственного юридического лица. Эта возможность предназначена для оформления хозяйственных операций между собственными юридическими лицами. Что бы вызвать Справочник для ввода или редактирования информации необходимо из пункта главного меню «Справочники» выбрать строку «Контрагенты».

В появившейся форме Справочника отображаются две области. В левой части формы представлена структура сгруппированности элементов данного Справочника, так называемое дерево групп. А в правой части формы представлены собственно сами элементы Справочника «Контрагенты», в т. ч. названия групп, заданных пользователями программы.

Вид контрагента может принимать одно из трех значений: «Стороннее юридическое лицо», «Физическое лицо» или «Собственное юридическое лицо».

В зависимости от назначенного вида контрагента изменяется та информация, которая отображается в форме контрагента. Представление контрагента возможно редактировать и изменять. Это дает возможность оформлять документы с одним контрагентом от имени разных юридических и физических лиц (меняя его представление в печатной форме документов) без изменения итогов взаиморасчетов с данным контрагентом.

Программа предоставляет возможность самостоятельно сгруппировывать Контрагентов по любым группам классификатора справочника, например, «Поставщики», «Покупатели», «Реализаторы», «Свои фирмы».

В форме редактирования элемента Справочника «Контрагенты» существует четыре закладки – «Основные», «Договор взаиморасчетов», «Банковский счет» и «Прочее». Однако при перемещении пользователя по закладкам верхняя часть формы Справочника, в которой заданы наименование контрагента, внутренний код и его вид, остается неизменной и не принадлежит ни одной из существующих закладок.

По закладке «Основные» пользователем задается информация о реквизитах контрагента таких как: для юридических лиц – наименование юридического лица, официальное название, используемое в печатных формах документов, ИНН/КПП организации, телефоны, код по ОКПО, юридический и фактический адреса; для физических лиц – фамилия, имя, отчество, ИНН, телефоны, реквизиты удостоверения личности, адреса прописки и фактического места жительства. Причем занесение информации об адресах юридического или физического лица происходит по кнопке <конверт>.

По закладке «Договор взаиморасчетов» определяются наименование основного договора из подчиненного справочника «Договоры взаиморасчетов», валюта взаиморасчетов по договору. Также здесь устанавливаются некоторые параметры по умолчанию, такие как – тип цен по умолчанию из справочника «Типы цен» («Закупочные», «Мелкооптовые», «Оптовые» или «Розничные»), скидка по умолчанию из справочника «Скидки», и условия предоставления кредита – срок и сумма кредита.

По закладке «Банковский счет» задается информация о банковских реквизитах организации или физического лица – наименовании счета из подчиненного справочника счетов, валюты счета, номера счета, банка, в котором открыт счет, банка-корреспондента (при непрямых расчетах). Также по данной закладке можно задать информацию о реквизитах получателя в печатной форме документа по кнопке <Заполнить> определив путем выбора соответствующих позиций галочками. Дополнительно возможно задать «Назначение платежа» для автоматической подстановки в платежные документы.

По закладке «Прочие» задается дополнительная информация о Контрагенте – регион, к которому принадлежит данный Контрагент, адрес его электронной почты и web-страница, идентификатор для XML-обмена и любая произвольная информация в виде комментария.

Один и тот же контрагент может иметь различные значения свойств, например, в качестве значения свойства можно выбрать такие свойства, как «Должники» и «Оптовые покупатели». Одно из видов свойств можно назначить, как основное свойство. Вид основного свойства назначается в главном меню программы «Сервис» пункт «Настройки параметров учета» по закладке «Свойства». С помощью группировки по значениям основного свойства можно проводить сравнительный анализ имеющихся данных.

С помощью кнопки <Поиск> можно осуществить поиск нужного контрагента, задав в ячейке «Подстрока для поиска» несколько символов, содержащихся в коде или наименовании нужного вам контрагента. В поле «Искать по» выбирается реквизит, по которому будет производиться поиск – «Код», «Наименование» или «Юридическое или физическое лицо». Поиск контрагента можно осуществить по краткому наименованию контрагента (наименование), по коду, по краткому наименованию юридического (физического) лица, указанного в форме контрагента, как основное. Для осуществления поиска необходимо выбрать параметр, по которому будет осуществляться поиск и ввести в подстроку для поиска текстовую информацию. Список отобранных контрагентов появится в таблице «Найденные элементы». Быстрый переход к нужному элементу Справочника «Контрагенты» из списка отобранных осуществляется кнопкой <Выбрать> или двойным нажатие мыши, при этом курсор перемещается на нужного контрагента.