Но при любых обстоятельствах все мероприятия, которые проводятся с целью установления личных деловых контактов, рекламы товаров и услуг, укрепления
' Деловой этикет. — М. : ACT; АСТРЕЛЬ, 2004.
авторитета фирмы и т.п., проходят по определенному сценарию. В некоторых случаях сценарий традиционен, написан и принят к осуществлению давно (протокольные мероприятия), а в других случаях в традиционном сценарии мероприятия возможны изменения, новые, не использованные ранее эпизоды. Тут одно из главных условий успеха — воображение сценариста и его понимание цели, ради которой сценарий пишется.
Предположим, вам поручили написать сценарий презентации каких-либо товаров. Вопрос первый, на который вам необходимо получить точный ответ: для кого организуется презентация? Если, к примеру, для специалистов в данном деле, для дистрибьюторов (агентов по размещению данных товаров на рынке сбыта), то сценарий презентации может быть более строгим, сдержанным по форме. Желателен эпизод с регистрацией участников, во время которой выдаются необходимые справочные материалы и, возможно, сувениры; на стенах фойе (если кроме основного помещения есть еще и фойе) плакаты по заданной теме. Кроме того, должна быть выставка образцов товаров; об их свойствах и преимуществах участникам презентации рассказывают специалисты фирмы. На расставленных в помещении телевизионных мониторах идут специальные рекламные фильмы, дополняющие рассказы представителей фирмы. Возможно также нечто вроде пресс-конференции, на которой руководители фирмы ответят на вопросы гостей. Заключительным эпизодом презентации может стать фуршет...
Если же презентацию затеяли для более широкого состава участников, например с привлечением постоянных и потенциальных партнеров, журналистов, то способов привлечения симпатий участников презентации становится больше. Представьте себе: в фойе звучит ненавязчивая, но создающая ощущение праздника музыка. Во время регистрации кто-то из представителей фирмы может дать совет: с чего начать осмотр, к кому обратиться с интересующим посетителя вопросом. На встрече руководителей фирмы с гостями в перерывах между деловыми выступлениями выступают артисты. Или в фойе разыгрывается лотерея с одним или несколькими впечатляющими призами.
На одной из презентаций в зале перед соответственно настроенными гостями выступали два придуманных сценаристом персонажа— «умный» и «глупый». «Глупый» задавал вроде бы «наивные», «глупые», «смешные» по форме, но на самом деле тщательно продуманные вопросы, интересовавшие всех присутствующих. Персонаж «умный» подробно и всерьез отвечал, одновременно совершая необходимые действия на компьютере (что отражалось на большом экране, хорошо видном с любого места в зале). Участники презентации получали необходимую информацию в непринужденной, легко усваиваемой форме.
На многих выставках некоторых гостей встречают и иногда сопровождают клоуны или красивые девушки-экскурсоводы, помогающие ориентироваться среди экспозиций и направляющие посетителей к «своему» стенду. Кстати, каждая экспозиция на выставке — плод совместной работы специалиста в данной области производства, менеджмента и т.п., дизайнера и, конечно, сценариста. В сценарии можно указать: «Для экспозиции товаров (изделий) нашей фирмы необходимо ... стендистов. Число стендистов определяется из существующих, эмпирически выработанных норм: 2 стендиста на стенде длиной 2 м, на каждые дополнительные 3 м еще один и на каждые 12 кв.м — еще один1». Все это должно внушить участникам: фирма солидная, если она может затратить столько средств, рекомендациям ее специалистов можно верить. То есть речь идет о PR — «паблик рилейшнз» — создании положительного имиджа фирмы, предприятия, компании одновременно с решением утилитарных задач.
Примерно по такой же схеме проходят и другие массовые рекламно-коммерческие акции: пресс-конференции, симпозиумы по проблемам бизнеса и т. д.
Во всех случаях планирования проведения той или иной публичной акции в сценарии должны быть:
а) описание помещения, в котором намечается данное событие, интерьер этого помещения;
б) описание стенда, если ваша фирма располагает всего одним стендом;
в) описание интерьера внутри стенда (стендов), в том числе фотографии, схемы, местоположение мониторов, справочные материалы, места, где должны находиться стендисты;
г) списки предполагаемых участников мероприятия — представителей фирмы, где и когда (с учетом количества посетителей в течение дня) они должны находиться;
д) указание места регистрации посетителей (если в том есть необходимость), кто и где будет снабжать посетителей дополнительными справочными материалами— пресс-релизами, брошюрами, буклетами и пр.;
е) информация о выступлениях официальных лиц (где и когда выступления, их тематика, возможно, тезисы выступлений);
ж) информация о розыгрыше сувениров, времени и месте проведения фуршета, приема.
Все ситуации, связанные с выставкой, презентацией и т.п., которые только могут возникнуть, предвидеть, предусмотреть трудно, подчас невозможно. Но попытаться это сделать необходимо.
Сценарии фильмов, которые предстоит показывать посетителям, понятно, пишутся отдельно, но могут в окончательной редакции быть включены в общий сценарий.
...Произнося слово «сценарист», я не забываю, что вообще сценарии подобных мероприятий обычно разрабатываются коллективом сотрудников фирмы (компании, корпорации, предприятия и пр.). Кроме чисто творческих задач здесь приходится решать задачи финансовые (смета), организационные (помещение, обслуживание, приглашение участников), психологические и тактические (выбор наиболее выигрышных и выгодных тем, которым следует посвятить данное мероприятие).
Но при всем при том роль сценариста и его не скованного стереотипами воображения значит не меньше, чем роль его возможных соавторов, скажем, специалистов в области техники и маркетинга.
Главное, работая над сценариями подобных мероприятий, сценарист должен помнить: сценарий состоит из эпизодов. Предполагаемая длительность каждого эпизода зависит от его функции. Некоторые эпизоды очевидны: регистрация, раздача информационных материалов, выставка товаров и технологий и т.п.; другие эпизоды необходимо придумать — для оживления делового «спектакля». И надо не только осмыслить и описать содержание каждого эпизода, но и смонтировать эпизоды в единое целое. В сущности, одна из основных задач сценариста заключается в монтаже эпизодов так, чтобы была обеспечена некая непрерывность действия — насколько это возможно, с наибольшим психологическим воздействием.
Естественно, эпизоды различны по значению. Очень важна последовательность эпизодов: самые значимые должны быть вмонтированы в сценарий в том месте, где восприятие участников презентации (посетителей выставки, пресс-конференции и т. д.), с вашей точки зрения, наиболее обострено.
Огромное значение имеет тот момент, когда посетитель входит на выставку (презентацию, пресс-конференцию и т. д.) — начало сценария. По личному опыту знаю: «глаза разбегаются», куда идти сразу не сообразишь, хочется начать с самого интересного, но где оно, «самое интересное»? Тут трудно дать какой-то совет сценаристу, можно лишь сформулировать задачу: придумать нечто, какое-то действие, благодаря чему с первых же минут пребывания на выставке посетителю станет интересно, и кто-то (или что-то!) поможет ему выбрать направление движения.
Многое зависит от того, ради какого товара (изделия, услуги и т. д.) затеяно данное мероприятие. Может быть, с первых же шагов посетитель сталкивается с действующей моделью какого-то устройства или его применением? Еще ничего не ясно, подробности впереди, но уже интересно...
Это не совет; это просто один из множества возможных вариантов решения задачи.
Спустя некоторое время после появления посетителей может постигнуть некое пресыщение впечатлениями, усталость. Обычно это бывает во время каких-то обсуждений, выступлений руководителей фирмы перед участниками презентации, вручения каких-то премий. Существует практика приглашения артистов — для «разрядки», для кратковременного отдыха. Но при этом концертные номера должны быть подобраны (выбраны и предложены сценаристом) таким образом, чтобы при самом высоком их качестве они не затмевали собой цели, ради которой и проводится данное мероприятие. Задача трудная, но выполнимая.
