На отдельных субсчетах, открываемых к счету 55 «Специальные счета в банках», учитывается движение обособленно хранящихся в кредитной организации средств целевого финансирования.

Филиалы, представительства и иные структурные подразделения организации, выделенные на отдельный баланс, которым открыты текущие счета в кредитных организациях для осуществления текущих расходов, отражают на отдельном субсчете к счету 55 «Специальные счета в банках» движение указанных средств.

Наличие и движение денежных средств в иностранных валютах учитываются на счете 55 «Специальные счета в банках» обособленно. Построение аналитического учета по этому счету должно обеспечить возможность получения данных о наличии и движении денежных средств в аккредитивах, чековых книжках, депозитах и т. п. на территории РФ и за ее пределами.

38. Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные лица – это работники предприятия, получившие денежные суммы или чековую книжку под отчет для предстоящих расходов, и работники, которые должны отчитаться за полученную выручку наличными деньгами. На предприятии должен быть утвержден список подотчетных лиц.

Выдача денег под отчет оформляется расходным кассовым ордером или платежным поручением на перечисление денег.

Направления, по которым может осуществляться расходование подотчетных сумм:

– командировочные расходы;

– расходы на хозяйственные нужды;

– расходы на получение и отгрузку продукции.

Независимо от направлений, по которым были получены суммы, подотчетное лицо обязано отчитаться в трехдневный срок после завершения работы с приложением оправдательных документов.

При отчете за командировочные расходы необходимо предъявление командировочного удостоверения, проездных билетов, квитанции об оплате гостиничных услуг, а также письменный отчет о командировке.

При хозяйственных расходах прилагаются счета на покупку товарно-материальных ценностей, квитанции, накладные и т. д.

Авансовый отчет проверяется бухгалтером, утверждается руководителем предприятия и служит основанием для списания израсходованных сумм.

В бухгалтерском учете расходы с подотчетными лицами отражаются на основном активном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Сальдо может быть и кредитовым – отражается кредиторская задолженность организации перед подотчетным лицом в случае перерасхода полученных сумм. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале-ордере на основании отчетов кассира и авансовых отчетов.

Схема учета расчетов с подотчетными лицами происходит следующим образом. Оформляются первичные документы на выдачу денег под отчет и списание расходов по подотчетным суммам. Затем данные этих документов применяются в отчете кассира, авансовом отчете и в расчетной ведомости в случае удержания подотчетных сумм. Следующим этапом проходит сводка этих данных в журнале-ордере. Потом эти показатели поступают в Главную книгу, затем отражаются в балансе.

Ставки возмещения командировочных расходов определяются законодательством РФ.

Приведем ряд бухгалтерских проводок по учету расчетов с подотчетными лицами.

1. Бухгалтером получены деньги для командировки:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса».

2. По завершении командировки представлен авансовый отчет с оправдательными документами:

Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

3. Возвращена неиспользованная сумма аванса:

Дебет 50 «Касса» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

4. Если подотчетное лицо не вернуло неиспользованную сумму:

– отражается недостача:

Дебет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71;

– удержание из заработной платы подотчетного лица: Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;

– если нет возможности удержать из заработной платы:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 66.

39. Расчеты с персоналом по прочим операциям

На счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» осуществляется учет расчетов по прочим операциям. Прочие операции – это расчеты по предоставленным займам, по возмещению материального ущерба и др.

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» могут быть открыты следующие субсчета:

73-1 «Расчеты по предоставленным займам»;

73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков и др.).

По дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета». В учете отражается следующая запись:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным займам»

Кредит счета 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета» – отражена сумма займа, предоставленного работнику организации наличными деньгами через кассу организации либо через расчетный счет предприятия.

На сумму платежей, поступивших от работника-заемщика, счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредитуется в корреспонденции со счетами 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (в зависимости от принятого порядка платежа). В учете записывается:

Дебет счета 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по предоставленным займам».

На субсчете 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» учитываются расчеты по возмещению материального ущерба, причиненного работником организации в результате недостач и хищений денежных и товарно-материальных ценностей, брака, а также по возмещению других видов ущерба.

В дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» суммы, подлежащие взысканию с виновных лиц, относятся с кредита счетов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и 98 «Доходы будущих периодов» (за недостающие товарно-материальные ценности), 28 «Брак в производстве» (за потери от брака продукции) и др. В учете отражается:

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (98 «Доходы будущих периодов», 28 «Брак в производстве»).

По кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» записи производятся в корреспонденции со счетами учета денежных средств на суммы внесенных платежей и др. В учете отражаются следующие записи:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – отражены суммы удержаний из сумм по оплате труда.

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – отражены суммы списанных недостач при отказе во взыскании ввиду необоснованности иска.

Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации.

40. Расчеты с дебиторами и кредиторами

Счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» предназначен для обобщения информации о расчетах по операциям с дебиторами и кредиторами по имущественному и личному страхованию; по претензиям; по суммам, удержанным из оплаты труда работников организации в пользу других организаций и отдельных лиц на основании исполнительных документов или постановлений судов и др.

К счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» могут открываться следующие субсчета: