Одно дело записать, что вам нужно молоко, а вот оказаться в магазине и вспомнить об этом — совсем другое. Точно также, записывание того, что вам нужно позвонить другу, посоветоваться насчет адвоката совсем не то же самое, что вспомнить об этом, когда у вас появится немного времени и телефон поблизости.

Вам необходимо иметь возможность обзора полной картины жизни и работы на нужных временных отрезках и на нужных уровнях. Для большинства людей волшебство управления рабочим процессом становится явью при помощи последовательного прохождения фазы обзора. Именно здесь вы еженедельно охватываете все ваши проекты и «дыры», как я говорю, с 10 000 футовой высоты. Это ваша возможность отследить все уже определенные действия и условия прежде, чем принять решения по поводу конкретных действий в будущем — она откроет перед вами б о льшую свободу выбора.

Если вы создадите персональную организационную систему с такой структурой, как рекомендую я, со списком проектов, ежедневником, списком следующих конкретных действий и списком ожидания выполнения делегированных дел, для её работы ничего больше и не потребуется.

Чаще всего вы будете просматривать ваш ежедневник, который будет напоминать вам о боевом положении — то есть о том, какие вещи уйдут в небытие, если вы их не сделаете сегодня. Это вовсе не значит, что записанные там дела самые «важные» в широком смысле — это значит только то, что их надо сделать. Постоянная осведомленность о том, что и когда должно быть сделано, создает пространство для маневров. Просмотреть предстоящие дела в ежедневнике после того, как вы отметили там какое-то событии — это полезная привычка.

Просматривайте ваши списки так часто, чтобы они сами уходили из головы.

После того, как вы заглянули в ежедневник, вы, скорее всего, проверите «Список следующих конкретных действий». Он содержит перечень следующих действий, которые вы можете предпринять, если у вас появится свободное время в течение дня. Если дела организованы объектным образом («Дома», «Комп», «Встреча с Джорджем»), то эти дела выйдут на поверхность, только когда к тому будут располагать обстоятельства. Списки «Проекты», «Ожидания делегированного» и «Когда-нибудь может быть» должны быть просмотрены только тогда, когда вы считаете нужным сделать это, чтоб перестать думать, а что же там по списку.

Все, что потенциально должно быть сделано, должно просматриваться с некоторой регулярностью для того, чтобы освободить ваш мозг от необходимости запоминания и напоминания. Для того, что бы с уверенностью руководствоваться интуитивными позывами при принятии решений, вам надо периодически делать обзор дел и обязанностей на каком-то более высоком уровне. Мой опыт (а это опыт тысяч людей) показывает, что постепенно еженедельный просмотр превращается в привычку, обеспечивающую успех.

Все ваши «дыры» (например, проекты), действующие планы и «Списки следующих конкретных дел», «Повестку дня», «Списки ожидания делегированных дел» и даже «Когда-нибудь может быть» должны просматриваться раз в неделю. Это также даст вам возможность убедиться в кристальной чистоте вашего сознания.

Вы могли заметить, что в ситуации интенсивной деятельности дела имеют тенденцию выходить из-под контроля. Это вполне предсказуемо. Вы вряд ли станете отрываться от работы только для того, чтоб восстановить кристальную ясность. Но в целях поддержания работоспособного состояния вам, скорее всего, придется раз в неделю делать уборку.

Еженедельный — обзор это время для того, чтобы:

Собрать и обработать все «разное»;

Просмотреть и пересмотреть всю вашу систему;

Обновить все списки;

Выделить сделанное и текущее.

Большинство людей не имеют законченной системы, не имеют они и реальной отдачи и эффекта от просмотра дел по той лишь причине, что их просмотр не является полным. Их все-таки не покидает назойливое чувство, что чего-то может не хватать. Вот почему отдача от всего этого предприятия будет расти в геометрической прогрессии: чем более полную систему вы создадите, тем больше будете ей доверять. А чем больше вы ей доверяете, тем больше причин для того, чтобы ее на должном уровне поддерживать. Еженедельный обзор — это ключевой момент для поддержания стандарта.

Большинство людей больше всего любят свои работу за неделю до отпуска, но вовсе не по причине отпуска как такового. Чем вы занимаетесь в последнюю неделю перед тем, как уехать в большое путешествие? Вы подчищаете, закрываете, проясняете и пересматриваете все ваши договоренности с собой и с другими. Я просто предлагаю вам делать это каждую неделю, а не раз в год.

Основная цель всего этого управления рабочим процессом — это выбор оптимальных решений того, что вы будете делать в каждый момент времени. В 10:33 в понедельник, решая, то ли позвонить Синди, то ли закончить работу над коммерческим предложением, то ли просмотреть почту, вы обязательно интуитивно подойдете к верному решению, но с должным предварительным планированием вы будете чувствовать себя гораздо увереннее. Вы можете перейти от политики «на авось» к политике уверенности, моментально повысив тем самым скорость вашей работы и ее эффективность.

Любое решение действовать интуитивно. Но можно же перейти от предположения, что вы действуете правильно к уверенности, что это именно так.

Давайте представим на секунду, что вы не разруливаете ваше «разное». И огромный список вещей, которые вы не делаете в каждый конкретный момент, будет постоянно расти. И как вы собираетесь решать, что делать и что не делать и при этом чувствовать себя нормально?.

Ответ: по интуиции. Если же вы собрали, обработали, организовали и просмотрели все ваши текущие обязанности, вы можете совместить ваши интуитивные суждения с разумным и практичным подходом к вашей работе и вашим ценностям.

Я разработал три модели, которые помогут вам настроить систему принятия решений. Они не дадут вам ответов, позвонить ли Фредерику, написать ли письмо в школу вашего сына или просто пойти поболтать с секретарем, но они помогут вам формулировать условия более вдумчиво. А это то, что традиционный тайм-менеджмент и менеджмент приоритетов сделать не в состоянии.

У вас гораздо больше дел, чем вы могли бы сделать. И вам просто необходимо чувствовать себя уверенным в своих решениях.

1. Четырехкритериальная модель принятия решений в данный конкретный момент.

Что вы будете делать в 3:22 в среду? Вот четыре критерия, которые вы можете использовать в данном случае.

1. Контекст

2. Имеющееся время

3. Имеющаяся энергия

4. Приоритет

Контекст. Некоторые дела можно делать где угодно (например, набрасывать идеи по проекту), но большая часть дел все-таки требует определенных условий (дома, офис) или же наличия средств связи или компьютера. Это первые факторы, ограничивающие то, что вы можете делать в данный момент.

Имеющееся время. Когда вы должны делать что-то еще? Проведение встречи на пять минут не дадут делать дела, которые требуют гораздо больше времени.

Имеющаяся энергия. Как много у вас энергии? Некоторые дела, которые вам еще только предстоят, требуют запаса свежей, творческой энергии, другие требуют больше физических сил, а для выполнения третьих — энергии вообще нужно совсем мало.