И подделать обдумывание вы тоже не сможете. Ваш разум будет продолжать работать над тем, что находится в подвешенном состоянии. Но есть и границы того, сколько нерешенных проблем могут крутиться в мозгу до тех пор, пока он не взорвется.

Часть вашего сознания, называемая краткосрочной памятью – это та часть, которая умудряется удержать все недоделанные дела: непринятые решения и неорганизованное «разное» – работает почти как RAM (Random Access Memory) вашего компьютера. Ваш разум, как и монитор компьютера – это всего лишь инструмент концентрации, а не хранилище данных. Вы можете думать только о двух или трех вещах одновременно. Но незаконченные дела будут сохранены в пространство краткосрочной памяти также, как и RAM, разум обладает ограниченными возможностями. Многие люди держат RAM во взрывоопасном состоянии. Они совершенно обезумели, способность концентрироваться нарушена из-за их же собственной умственной перегрузки.

Например, переключался ли за последние несколько минут ваш мозг на что-то, не имеющее никакого отношения к тому, о чем вы здесь читаете? Возможно. На что именно? Скорее всего на какую-то дыру, на какое-то неоконченное дело. И вот это самое неоконченное дело выбралось из глубин сознания и наорало на вас, напоминая о себе – вот и все. Что вы можете с этим поделать? Ну, хотя бы записать это дело и поставить для него напоминание – и это гораздо полезнее, чем переживать за него. Правда, это не самая эффективная линия поведения: никакого прогресса.

Непросто вести войну с тем, у кого аванпост в вашей голове.

Салли Кемптон.

Действительно серьезная проблема заключается в том, что ваше сознание не перестает напоминать вам о делах тогда, когда вы все равно ничего не можете с этим поделать. Как только вы поставите перед собой задачу и поместите её в RAM, какая то часть вас будет постоянно об этом думать. Поэтому задачу, которую вы ставите себе, нужно сделать прямо сейчас. Строго говоря, как только у вас в памяти появляются 2 задачи, то это уже ваша личная ошибка – вы же не можете выполнить их обе одновременно. Это порождает фактор всепроникающего стресса и никак от его не избавиться. Но многие люди так долго пребывали в этом состоянии, что оно стало для них нормой. Оно постоянно, как сила притяжения – те, кто подвержены такому стрессу, даже не подозревают о нем. Единственная возможность узнать, какому сильному давлению они были подвержены – это избавиться от него и почувствовать себя совсем иначе. Можете ли вы избавиться от такого стресса? Спорим? Оставшаяся часть книги расскажет как.

Глава 2. Контроль над жизнью: пять фаз управления рабочим процессом

Основной процесс, которому я обучаю с целью овладеть искусством спокойно, выполнять умственную работу – это пятифазный метод организации рабочего процесса. Независимо от других условий, мы должны пройти пять ступеней, чтобы справиться с задачей. Мы (1) собираем «разное», которые отвлекает наше внимание; (2) проясняем, что это за дела и как с ними справляться; и (3) рассортировываем результаты, которые мы (4) рассматриваем как руководства к (5) действию.

Это и составляет управление «по горизонтали» – обзор всего, что занимает наше внимание в данный момент.

В принципе этот прямолинейный метод мы в большинстве своем используем в повседневной жизни, но в любом случае, мой опыт показывает, что большинство людей могли бы и улучшить взаимодействие этих пяти фаз. Качество нашей работы определяется самым слабым звеном в этой пятизвенной цепи, поэтому все звенья должны быть прочно связаны и стандартизованы.

Знания, которые мы считаем знаниями, на самом деле оказываются действиями. То, что мы сейчас подразумеваем под знаниями – это информация в действии, информация, направленная на результат.

Питер Ф. Друкер.

Большинство людей не способны справиться с первым этапом – со сбором «разного». Кто-то все-таки собрал «разное», но не обработал собранную информацию, не решил, зачем она ему нужна и что с ней делать. Остальные принимают верные решения о судьбе «разного» но впоследствии теряют интерес к процессу только потому, что не организовали результаты, как следует. Те же, кому удается создать хорошую систему не пользуются ею, и она просто валяется без дела. В любом случае, если хотя бы одно из звеньев цепи дает слабину, то окончательное действие, предпринимаемое человеком, её создавшим, вряд ли окажется верным.

Необходимо разобраться в функционировании каждого из звеньев и подобрать удобные инструменты так, чтобы сделать работу цепи оптимальной. Я обнаружил, что разделение пяти фаз в течение дня очень помогает, не сказать, является самым важным во всем процессе. Бывают периоды, когда я хочу заниматься только сбором информации и не принимать никаких решений. Бывают периоды, когда я хочу разделить все мои дела, чтоб они не переплелись и не перепутались друг с другом. Или, быть может, я только что вернулся из долгого путешествия и мне надо распределить и организовать то, что я насобирал и разложил по кучкам за это время. Иногда наступает время, когда мне хочется сделать полный обзор предстоящей работы или какой-то её части. И, конечно, много времени я трачу на то, чтобы стоящие передо мной задачи выполнить.

Я обнаружил, что причина неудач в области самоорганизации заключается в беспрестанных попытках провернуть все пять фаз одновременно. Многие, едва усевшись с ручкой и бумагой для того, чтобы «составить список», тут же пытаются расставить «самые важные дела» в порядке приоритетов и совершенно не думают, как эти дела выполнить. Но если вы не решите, как все-таки провести день рождения вашего секретаря только потому, что это «не так уж важно», этот самый день рождения превратится в настоящую «дыру», которая будет высасывать из вас энергию, столь необходимую для действительно важных дел.

В этой главе все пять фаз подробно описываются. Главы 4–8 содержат пошаговые инструкции по каждой фазе с множеством примеров.

Собирать.

Важно знать, что нужно собирать и как это сделать так, чтоб потом легко было с этим работать. С тем чтобы исключить искушение с пылу с жару прицепиться к самым мелким задачам, вам необходимо знать, что на самом деле вы собрали все, что могло касаться вашей работы и что в самом ближайшем будущем вы это обработаете и просмотрите подробно.

Собрать 100 % «Хвостов».

Чтобы исключить «прорехи в корзинке», надо собрать все заплатки – все вещи, которые кажутся вам незавершенными – все, рабочее или личное, крупное или мелкое, срочное или не очень – все, что, по вашему мнению, подлежит изменению, и к чему вы лично имеете какое-либо отношение.

Пока вы читаете этот текст, много вещей, которые вы должны сделать уже собраны за вас: сообщения лежат в голосовой почте, письма – в почтовом ящике.

Однако необходимо собрать информацию из окружающего мира, а также свои мысли и идеи и разные другие «хвосты».

Возможно, они не так очевидны, как новые сообщения в почтовом ящике, но эти вопросы все же требуют от вас принятия каких-то решений – «дыра» должна быть закрыта, надо с этим что-то сделать. Стратегические идеи, затерявшиеся на листочках в бумажных джунглях на вашем столе, финтифлюшки, завалявшиеся в ящиках стола, которые надо повесить или уж выкинуть, и старые журналы на кофейном столике – все это попадает под категорию «хвосты».

Как только каждой вещи вы прикрепляете ярлык «хорошо бы», «надо» и «обязательно», это дело становится незавершенным, т. е. «хвостом». Решения, которые по-прежнему надо принять о том, собираетесь ли вы или не собираетесь это делать – это уже «хвосты». «Хвосты» – это и все ваши «я собираюсь», когда вы уже решили что-то сделать, но ещё и палец о палец для этого не ударили; это и все дела, которые имеют статус «в процессе выполнения» и даже те дела, которые вы уже выполнили, но ещё не навесили на них ярлык «закончено».