Если люди не уверены друг в друге или с подозрением относятся к тому, что от них требуют, им проще всего спрятаться и не принимать активного участия в работе. Если же речь идет об онлайновой конференции, шанс ускользнуть или заняться чем-нибудь другим во много раз выше. Будь то обсуждение общественных проблем или прения между сторонниками разных партий, активное участие людей в происходящем минимизируется.

Коммерсанты знают, что взаимопонимание устанавливается, если вы сумели показать, что вам интересно мнение ваших собеседников, и если, предлагая свой товар, вы не вели себя с позиции доминирующего игрока на рынке. Сначала послушайте, а вопросы будете задавать позднее. Так же и во время рабочих встреч: люди должны сначала узнать, кто присутствует на встрече и каковы их интересы. У специалистов по коммуникации, подобных мне, имеются в запасе давно испытанные приемы, помогающие людям получить нужную информацию. Позвольте рассказать о некоторых из них.

• Создайте портрет группы на бумаге. До того как люди соберутся или пока они собираются, нарисуйте вид рабочего стола группы с высоты птичьего полета, отметив кружками, кто и где будет сидеть. В начале встречи попросите людей представится и впишите их имена в кружки в том порядке, как они сели за стол, указав занимаемые ими должности и все, что они на данный момент сообщили. Попросите людей четко произнести имена, чтобы записать все правильно. Иначе обязательно ошибетесь. Такой рисунок можно сделать и на дисплее компьютера в начале онлайновой конференции.

• Задать важные вопросы. Добавьте к предыдущей заготовке вопрос, который, с вашей точки зрения, наиболее важен. Для группы, в которой все друг друга знают, это может быть просьба: «Поделитесь новой информацией». И все начнут думать, что им не известно. Для группы, собирающейся впервые, вопрос может касаться любимого занятия или места отдыха. Членам команды, которым придется работать бок о бок какое-то время, вы можете предложить рассказать о своих умениях, которые они могли использовать в предстоящей работе, – пусть все немножко похвастаются. Помните, если люди слишком быстро поймут, что вы собираетесь предложить, их внимание переключится на то, чего они не знают, подумайте, чем их зацепить.

• Узнайте прогноз погоды. Начиная встречу, раздайте всем по стикеру и попросите написать, какая погода соответствует настроению каждого на настоящий момент. Чувствуют ли они себя «солнечно и ясно», «туманно», «дождливо», «порывисто». Такое вот эксцентричное начало. И поскольку никто не знает, что это, упражнение будет воспринято с юмором и привлечет внимание. Все будут ждать, что скажут другие и насколько открыто себя поведут.

• Графический «вход в систему». Когда люди заходят на сайт, их часто просят ответить на самые простые вопросы. Отличный способ вовлечь людей в работу – разместить на большом плакате своего рода «вход» на конференцию. Повесьте лист бумаги и нарисуйте на нем рамки размером с окно монитора. Когда начнут приходить участники, впишите в рамки их имена, должности и название компаний. А затем спросите: «Какой вопрос по этой теме наиболее важен?» Запишите предложенные вопросы красным маркером, чтобы при одном взгляде на рамки стало бы ясно, кого что интересует. Естественно, люди начнут собираться у плаката и знакомиться друг с другом.

Все три приема сходны в одном: участникам не нужно делать презентаций, но еще до начала встречи делают вклад в работу. Возможность высказаться – один из способов включиться в работу, и если каждому дать шанс сказать слово, вероятность того, что люди станут активнее, будет выше.

Эта книга рассказывает о вещах, которые вы можете делать, не будучи художником или профессиональным координатором. Графическая фиксация – настолько проверенный и действенный метод, вовлекающий людей в работу, что ее можно использовать, даже если у вас нет практического навыка: она дает четкий сигнал аудитории о том, что вы ее слушаете.

Рисунок на этой странице демонстрирует, что происходит в момент графической фиксации дискуссии и делает ее столь действенным методом. Рассмотрим этот процесс детальнее.

Можно предположить, что в ходе встречи или во время онлайновых конференций люди хотят вступить в контакт и быть услышанными. Конечно, всегда есть ораторы, которым приятен звук их собственного голоса, но в большинстве люди более благоразумны. При разговоре единственным опознавательным знаком того, что вас понимают, служат лица ваших слушателей, иногда язык их тела. И действительно, эта сигнальная система прекрасно работает, однако слушатели часто перестают демонстрировать какую бы то ни было реакцию вообще. И понять, что ваши слова услышаны, практически невозможно.

А тут еще кто-нибудь принимается говорить сразу же после вас, причем совершенно о другом, не давая понять, услышана ли ваша речь. Так бывает из-за того, что люди, пока вы говорили, мысленно готовились к тому, что собирались сказать, и совсем вас не слушали. Неудивительно, что встречи редко дают хорошие результаты.

А сейчас давайте представим встречу, на которой кто-нибудь графически фиксирует то, что говорят. На небольших рабочих встречах это эффективнее всего: каждый может видеть лист бумаги на флипчарте, где все сказанное будет фиксироваться. Если сопоставить то, что человек успевает записать, с тем, что он произносит, то получим соотношение 1:6 или 1:8, если дело спорится. Это означает, что у тех, кто фиксирует произносимое, нет шансов поспеть за говорящим, и все же он успевает кое-что услышать!

Выступающий, глядя на флипчарт, поймет, что было понято из того, что он сказал, и в дальнейшем подкорректирует свое выступление, делая акцент на том, что не зафиксировано, либо переходя к другому сюжету, если увидит, что сказанное прежде уже получило графическое воплощение.

Остальные будут слышать то, что говорит выступающий, и видеть графическую фиксацию речи. Вне зависимости от того, насколько точна запись, присутствующие уделят происходящему намного больше внимания. Если на флипчарте будет что-то упущено, у слушателей возникнет желание заполнить пропуск или указать на ошибку. Этот импульс рождает желание участвовать в работе. Если же все записано как надо, присутствующие с удовольствием отметят, что графическая запись точно соответствует сказанному.

Я не раз видел, как люди активно включаются в работу, если в ходе встречи используется графическая фиксация. Все, что нужно сделать, – это встать со стула и включить свой визуальный слух. Если вы не станете на каждом шагу извиняться и позволите людям видеть то, что вы делаете, они вас поправят, лишний раз повторят, сделают нужный акцент или даже сами подскажут, что нужно нарисовать. И все включатся в работу.