with regard to at hand on hand
attached please find enclosed please find
attached hereto enclosed herewith enclosed please find
beg to inform
beg to tell
for your information
hereby
heretofore
herewith
I have your letter I wish to thank may I ask
in due course of time in receipt of in the near future in view of
our Mrs Johnson permit me to say pursuant to thank you again
thank you in advance thereon
Все эти слова и словосочетания взяты из архивов американской деловой переписки; сами американцы советуют друг другу их не употреблять. А вот еще список слов и выражений, которых, следует избегать (левый столбик), а вместо них пользоваться теми, что в правом столбике:
Вместо= Пишите
Advice/ inform=say/ tell/ let us know
Along these lines-like
On the order of=as/ according to
at an early date/ at your earliest convenience=soon/ today/ next week/ a specific date
at this time/ at the present time/ at this writing=now/ at present
Check to cover=check for
Due to the fact that=because
For the purpose of=for
Forward=Send
Free of charge=Free
in accordance with=According to
in advance of/ prior to=Before
in compliance with=as you requested
in the amount of=For
In the event that=if/ in case
kindly=Please
of recent date=Recent
Partly=person/ a specific name
Subsequent to=after/ since
The writer/ the undersigned=I/ me
Up to this writing=untill now
А теперь сравните две версии одного письма и посмотрите, чем второй вариант отличается от первого.
Dear Mr Fergusson,
With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of your check and are returning same.
I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best to refrain from direct business with private consumers.
For your information there are many retailers in your vicinity who carry Nashito camcoders. Attached please find a list of said dealers.
Hoping you understand.
Yours truly…
Ошибка этого варианта в том, что употребляются слова «said» (здесь: «упомянутые») и «same» («его же»), которых вообще нужно избегать, а вместо «deem» лучше писать «believe». Причастные обороты looking forward to your early reply, hoping to hear from you soon, thanking you for your interest НЕЛЬЗЯ использовать в концовке письма. Пишите законченные предложения: We look forward to your early reply; I hope to hear from you soon; Thank you for your interest. Теперь прочтем откорректированный вариант.
Dear Mr Fergusson,
We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must return your check.
As a manufacturer we sincerely appreciate your interest in Nashito. products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve you.
Sincerely yours…
Согласитесь, второй вариант и понятнее, и в то же время вежливее. Написав We are sorry или I appreciate, вы создаете благоприятную деловую атмосферу. Никогда не обвиняйте своего клиента, используя выражения типа: «your error/your failure». Если написать Because you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy, то это будет выглядеть слишком уж агрессивно. Вот более дипломатичный подход: Because the $435 balance on your account is now over sixty days past due. your credit rating is in jeopardy.
Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения, и тогда даже бандиту с большой дороги будет приятно вести с вами дела. (Шутка.)
Любое светское письмо станет теплее, если вы напишете обычное «please» или «thank you». Вместо We have received your order лучше написать Thank you for your recent order, вместо безличного Checking our records we have verified the error in your September bill – Please accept our sincere apologies for the error in your September hill.
Вторая версия нашего письма более удачна еще и потому, что нет непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость – это, по большому счету, оружие, и надо уметь им пользоваться.
Ваше письмо должно быть в первую очередь ориентировано на клиента. К примеру, Please accept our apologies for delay является просто вежливой формой. Но We hope you not been seriously inconvienced by the delay дает понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.
Конечно, это не значит, что следует избегать местоимений «I» и «we», но уж если вы их употребляете, то учтите следующее: пишите «I» – когда говорите от себя лично, a «we» – когда говорите от лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения «our company» – все это звучит несколько напыщенно, как если бы отправитель вместо «я» постоянно называл себя полным именем…
Внимательнее и не слишком часто используйте имя адресата в своем письме. Если за этим не следить, то боюсь, что ваше письмо получится слишком снисходительным.
Теперь сравните еще два письма и попробуйте определить, что делает второй вариант более личным.
Вариант первый:
Dear Ms Mitchell,
Having conducted our standard credit investigation we have concluded that it would be unwise for us to grant you credit at this time.
We believe that the extant of your current obligations makes you a bad credit risk.
As you can understand it is in our best interest to grant charge accounts only to those customers with proven ability to pay.
Please accept our sencere regrets and feel to continue to shop at Alien’s on a cash basis.
Вариант второй:
Dear Miss Mitchell,
I am sorry to inform you that your application for an Alien’s charge account has been turned down.
Our credit department believes that because of your current obligations additional credit might be difficult for you to handle at this time.
Your credit reputation is too valuable to be placed in jeopardy. We will be delighted of course to reconsider your application in the future should your financial responsibilities be reduced.
Until then we hope you will continue to shop at Alien’s where EVERY customer is our prime concern.
Sincerely Yours…
