Документы при приёме на работу

1 Кандидат предъявляет работодателю документы, которые работодатель имеет право у него запросить в соответствии с:

ТК РФ Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Если иное не установлено настоящим Кодексом, другими федеральными законами, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые;

документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа;

документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданную в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

справку о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, которая выдана в порядке и по форме, которые устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел, – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с федеральными законами не допускаются лица, подвергнутые административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации.

При заключении трудового договора впервые работодателем оформляется трудовая книжка (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не оформляется). В случае, если на лицо, поступающее на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, работодателем представляются в соответствующий территориальный орган Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

2 Работодатель должен ознакомить кандидата с Локальными Нормативными Актами организации и получить от него подпись подтверждающую факт ознакомления.

с регулированием заработной платы;

Правила Внутреннего Трудового Распорядка;

коллективным договором;

положением о поощрениях и надбавках;

положением о командировках;

положением о расчетах с ответственными лицами;

другими документами.

3 Работодатель должен получить от кандидата соответствующее письменное:

Согласие на обработку персональных данных;

Согласие на предоставление персональных данных;

Согласие на распространение персональных данных;

Согласие на обработку биометрии (фото);

Согласие на видеонаблюдение.

4 Работодатель обязан заключить Трудовой договор с нанимаемым работником.

5 Работодатель может Издать Приказ о Приеме на Работу по форме Т-1 если применяет такую форму в кадровом документообороте.

6 Работодатель должен внести запись в Трудовую Книжку работника

6.1 Если работник поступает на работ впервые, то работодатель оформляет «электронную трудовую» – формирует о принятом на работу работнике отчет по форме ЕФС-1 на нового работника.

Сведения о трудовой деятельности входят с 2023 года в состав Единого отчета ЕФС-1. Бланк и электронный формат утверждены постановлениями Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п и № 246п соответственно.

Отчет подаётся в Фонд пенсионного и социального страхования (Социальный фонд, СФР) по месту регистрации. Если в организации есть обособленные подразделения, которые имеют собственный счёт в банке и с него они выплачивают начисления работникам, то ЕФС-1 по подразделению подавайте отдельно по месту его регистрации.

Сроки сдачи подразделов 1 и 1.1 формы ЕФС-1 определяются кадровыми событиями, которые отражают в отчете (п. 5, 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.1996). Срок сдачи при Приёме и Увольнении работника – Следующий рабочий день за датой приказа или датой трудового договора, если не применяются приказы о приеме.

Если срок выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, работодатель может сдать отчёт в ближайший следующий за ним рабочий день (ст. 193 ГК РФ).

6.2 Если на работу принимается работник с трудовой биографией имеющий на руках бумажную трудовую книжку с записью о выборе Электронной Трудовой Книжки, то работодатель должен получить от работника:

бланк СЗВ-Р, выданный предыдущим работодателем;

форму СЗВ-ПФР, полученную работником в территориальном отделении пенсионного ведомства;

бумажную трудовую книжку, с отметкой о том, что работник выбрал ЭТК (подал соответствующее заявление на предыдущем рабочем месте).

При этом наличие записи о выборе работником Электронной Трудовой Книжки, бумажная Трудовая книжка нужда только для подтверждения информации о трудовой деятельности. Работодатель не забирает её себе и не хранит у себя, и не вносит в неё никаких записей.

Если работодателем ведутся формы Т-2 (личные карточки), то он может переписать информацию из бумажной Трудовой Книжки работника.

6.3 Если на работу принимается работник с бумажной Трудовой Книжкой и без записи о выбору ЭТД

В этом случае работодатель выполняет все положенные манипуляции обязательные по отношению к бумажным Трудовым Книжкам, отказать работнику в приёме на работу на основе того, что у работодателя «все на электронных книжках» нельзя.