В мире существует огромное количество частных библиотек, их количество гораздо больше, чем общедоступных. Под частными библиотеками я понимаю как собрания книг, принадлежащие одному лицу или одной семье, так и библиотеки организаций – архивов, музеев, объединений, учебных заведений, фондов, которые не относятся к государственному сектору и часто не имеют в штате профессионального библиотекаря.

Частные библиотеки могут быть совершенно разными по тематике собранных книг и могут занимать от нескольких стеллажей до нескольких комнат. Иногда в этих библиотеках есть карточные каталоги, иногда существуют рукописные или печатные списки книг, но эти каталоги и списки чаще всего неполные, и найти в них нужную книгу очень непросто. Я не встречала в этих библиотеках какой-либо электронной системы каталогизации, позволяющей вводить сведения о книге, сохранять их и осуществлять по ним поиск.

В государственных библиотеках существует хорошо разработанная система каталогов и картотек. Ещё совсем недавно эти каталоги и картотеки были карточными. Карточки изготавливали типографским способом, печатали на пишущих машинках или писали от руки. Существовало два основных вида каталогов – алфавитный и систематический. Каталоги, содержащие записи на все книги, назывались генеральными. На каждую книгу имелась одна карточка в генеральном алфавитном каталоге, и одна карточка в генеральном систематическом.

В алфавитном каталоге карточки располагались в алфавитном порядке по фамилии автора или заглавию. В систематическом каталоге карточки располагались согласно применяемой в библиотеке классификационной системе – распределялись по отделам и подотделам в зависимости от области знаний. Внутри отделов и подотделов карточки располагались в алфавите. Такое расположение карточек соответствовало систематическо-алфавитной расстановке фонда – основного вида расстановки для общедоступных библиотек. Генеральные каталоги раскрывали сведения о всех хранящихся в библиотеке книгах группируя эти сведения по-разному.

Крупные библиотеки составляли также предметные каталоги, которые часто являлись служебными и не предполагали свободного доступа для читателей. В этих каталогах предметные рубрики располагались в алфавитном порядке заголовков предметных рубрик. Книги, рассматривающие один предмет, собирались в единый комплекс. Если книга рассматривала не один предмет, а несколько, то она имела несколько предметных рубрик с разными ведущими словами. То есть одна книга в предметном каталоге могла появляться несколько раз. Это отличало предметный каталог от алфавитного и систематического, где каждая книга имела свое определенное место и заносилась только один раз.

В некоторых библиотеках существовали также каталоги на отдельные части фонда. Например, каталог литературы на иностранных языках, каталог редких книг, каталог абонементного фонда. Каталоги делились на служебные и читательские. На карточках служебных каталогов указывались такие сведения, которые отсутствовали на карточках читательских каталогов – количество экземпляров, инвентарные номера. Отдельный вид каталога – каталог статей, который раскрывал содержания журналов и сборников.

Существовала также система картотек. Какие именно темы раскрывались в картотеках зависело от профиля библиотеки. Так в национальной республиканской библиотеке могла быть картотека произведений местных писателей или картотека национальной литературы в переводе на языки зарубежных стран. Городские библиотеки составляли краеведческие картотеки, где собирали сведения о своем городе и его истории. Для библиотек научных организаций были характерны картотеки статей сотрудников этих организаций. В детских библиотеках могли быть картотеки заглавий сказок. То есть картотеки были вспомогательным поисковым инструментом и содержали сведения только об очень небольшой части фонда. Все эти карточные каталоги и картотеки продолжают существовать, но они редко пополняются с появлением электронных каталогов.

С появлением электронных каталогов в библиотеках отпала необходимость не только в написании от руки многочисленных карточек, но и в создании отдельных видов каталогов и тематических картотек. Заранее продуманные и тщательно выполненные записи электронного каталога способны заместить и совместить все эти отдельные каталоги и картотеки. Внося в каталожную запись систематический шифр мы создаем систематический каталог, внося предметные рубрики – предметный каталог. Дополняя каталожную запись ключевыми словами мы создаем тематические картотеки. Внося в запись инвентарные номера или отметки о списании экземпляра, мы создаем служебный каталог. Мы даже можем создать каталог статей раскрыв в каталожной записи содержание сборников. Любое слово, словосочетание, аббревиатура или сокращение, а также любая комбинация цифр, внесённые в запись электронного каталога, становятся поисковыми элементами и группируют записи исходя из поисковых запросов.

И все это доступно не только сотрудникам библиотек, создающим электронные каталоги в крупных библиотечно-информационных системах, но и вам, владельцам частных библиотек.

Перед тем, как вы начнете описывать ваши книги и создавать каталожные записи, вы должны провести некоторую подготовительную работу, а именно: определить цели создания каталога; выбрать способ расстановки книг на полках; распределить книги по отделам, дать отделам названия и присвоить порядковые номера; обдумать список обобщающих ключевых слов; пронумеровать книжные шкафы и полки; подготовить файл для внесения каталожных записей. Вполне возможно что что-то из перечисленного выше вам придется корректировать в ходе работы над каталогом, например, увеличить или сократить количество отделов, изменить способ расстановки, внести изменения в список ключевых слов – это вполне нормально для рабочего процесса.

Самая очевидная цель создания каталога домашней библиотеки – это знать досконально те книги, которыми вы обладаете. В процессе каталогизации вы просматриваете каждую книгу, листаете её, знакомитесь с аннотацией и содержанием. Каталогизация помогает вам навести порядок в библиотеке, систематизировать ее, выявить дублетные экземпляры.

Самая очевидная цель создания каталога библиотеки организации – донести до каждого члена организации информацию о книгах, которые есть в библиотеке, и которыми он может воспользоваться.

От цели создания каталога зависит полнота каталожной записи. В рассматриваемом ниже варианте каталожная запись будет состоять из библиографического описания, предметных рубрик, ключевых слов, росписи содержания, аннотации и расстановочного шифра. Возможно вы посчитаете необходимым дополнить запись ссылкой на электронное издание, инвентарным номером книги, источником и датой ее поступления в библиотеку. Возможно, наоборот, вам будет достаточно только одного библиографического описания.

В библиотечном деле существуют несколько видов расстановки фонда. Эти виды распадаются на содержательную расстановку (систематическая, тематическая, географическая, жанровая, серийная) и формальную (алфавитная, хронологическая, языковая, географическая, форматная, нумерационная, крепостная). Придерживаться только одного из этих видов практически невозможно.

Систематическая расстановка – это расстановка согласно одной из классификационных систем, применяемых в библиотеках. Эти системы охватывают все области знаний и позволяют делить книги на отделы и подотделы исходя из содержания. Каждый отдел и подотдел имеет цифровой код, в соответствии с которым книги расставляют по полкам. Внутри отделов применяют алфавитную расстановку. Полностью эти классификационные системы применяют в национальных библиотеках, где собирают всю литературу, выпускаемую в стране, а также литературу о стране, выпускаемую за рубежом. Научные библиотеки используют только те разделы классификационных систем, которые имеют отношение к их профилю. Частные библиотеки могут применять систематическую расстановку, если их фонд достаточно большой и требует деления по областям знаний.