В назначении посольства в Голландию, как и в ведении переговоров с датским посланником и в приготовлениях посольства Украинцева в Константинополь, Петр проявляет большую личную инициативу, сам отдает распоряжения, которые облекаются в форму именных указов за скрепою думного дьяка Н.М. Зотова, начальника его походной канцелярии, и идут в Москву по соответствующим приказам. Послом по личному, конечно, выбору царя был назначен один из самых близких к нему людей ближний окольничий Андрей Артамонович Матвеев, находившийся тогда при царе в Воронеже. Указ о назначении был ему «сказан в самый светлый праздник» – 9 апреля, причем «сказывал ему тот его царского величества указ думный дьяк Никита Зотов»[67]. Затем последовал ряд именных указов, касавшихся организации посольства: 16 апреля о назначении Матвееву жалованья на первый год по 16 апреля 1700 г. – 2500 рублей, на следующие годы по 2000 рублей на год[68]; 20 апреля установлен был наместнический титул посла (как известно, московские послы за границей титуловались наместниками разных городов). Петру в этот день доложена была для выбора роспись свободных наместничеств: «А ныне порозжие наместничества, и никто ими не пишется»: Смоленское, Ярославское, Обдорское, Суздальское и Муромское с указаниями, кто за последние годы титуловался этими наместничествами. Царь выбрал для Матвеева титул наместника Ярославского[69].

К 27 апреля, ко дню отъезда Петра в Воронеж, установлен был личный состав посольства. С ближним окольничим Матвеевым отправлялся дьяк Посольского приказа Иван Волков, семеро стольников в качестве посольских дворян[70], переводчик Петр Вульф и трое подьячих: старый – Малороссийского приказа Петр Курбатов и двое молодых Посольского приказа: Михаил Аврамов и Лука Мозалевский. Позднейшими распоряжениями из Азова, переданными в Москву боярином Ф.А. Головиным, к составу посольства были присоединены еще лекарь Аптекарской палаты иноземец Болдуин Эндрюс и священник дворцовой церкви Св. Екатерины, «что в верху», Христофор Ростовецкий, человек, близкий к Иоанну Поборскому, ездившему за границу с великим посольством в 1697–1698 гг., и, вероятно, назначенный по его рекомендации[71]. 27 апреля Матвееву выданы были в Воронеже: посольский наказ за приписью находившегося тогда там Е.И. Украинцева, государева грамота к Голландским Штатам, верющая и проезжая грамоты. Этот наказ был открытый, формальный, касавшийся лишь разного рода посольских церемоний; кроме него Матвееву вручен был еще тайный наказ, которым определялось существо его посольства: «А для каких дел они, послы, к Галанским Статом посланы и для чего им в Галанской земле жить велено, и о том о всем дан им великого государя тайной наказ»[72].

В летние месяцы 1699 г. в Москве между Посольским и другими приказами шла обычная переписка по делу о снаряжении и отправке посольства: велись сношения с Разрядом о личном составе посольства, о присылке в Посольский приказ назначенных в состав посольства дворян; с Большой казной – о выдаче посольскому персоналу жалованья; с Сибирским – о присылке для посольства на триста рублей собольих мехов; с Большим дворцом – о снабжении посольства съестными припасами и напитками на дорогу; с Ямским приказом – о подводах. И по отъезде из Воронежа в Азов Петр не переставал лично следить за сборами посольства и время от времени вмешивался в это дело, действуя именными указами, скрепленными Зотовым, или распоряжениями, отдаваемыми через Головина и Украинцева. Так, по его именному указу с послами была отпущена из Оружейной палаты походная церковь: «Церковь камчатая со всеми надлежащими утварьми»[73]. Заслуживает быть приведенным здесь его именной указ, свидетельствующий о готовности Петра идти навстречу всякому желанию русских людей обучаться за границей. Два сына отправляемого с Матвеевым дьяка Посольского приказа Ивана Волкова, Борис и Петр, надо думать по ходатайству отца, были причислены к посольству в качестве посольских дворян сверх прежних семи с тем, чтобы за границей им обучаться языкам и наукам. «207-го июня в 26 день [в Азове] великий государь (т.) указал по своему, великого государя, именному указу дьяка Ивановым детям Волкова Борису да Петру в нынешнем посольстве в Галланской земле с окольничим Андреем Артемоновичем Матвеевым быть во дворянех. И, будучи при том посольстве, учитца им неотложно, где пристойно, с великим прилежанием латинского и немецкого и иных языков и наук. А для того научения свое великого [государя][74] жалованья им ныне дать и впредь давать в равенстве с дворяны, которые при том же посольстве с окольничим Андреем Артемоновичем будут. И сей свой, великого государя, указ в Посолском приказе записать в книгу. Думной дьяк Никита Зотов»[75].

Несмотря на близость Матвеева к Петру и на личное участие царя в деле о снаряжении посольства в Голландию, приказная машина в Москве работала по обыкновению медленно, с задержками и взаимным сваливанием вины в этой задержке одними приказами на другие. Перед самым отъездом посольства, в начале августа 1699 г., начальник Большой казны князь П.И. Прозоровский отказал посольству в выдаче прогонных денег, которые оно рассчитывало получить из этого приказа, так что Матвеев принужден был обратиться с жалобой к начальнику Посольского приказа Льву Кирилловичу Нарышкину и просить его содействия. «Премилостивой батко и государь мой Лев Кириловичь, – писал он ему в письме, – выну (sic) радостно о Господе здраствуй. Горько слезную мою просьбу к тебе, государю моему, доношу и самую остановку надлежащего мне в предприятый путь мой объявляю дела. Продержав меня, князь Петр Иванович Прозоровской до сих часов по памяти из Посолского приказу в прогонных всех денгах отказал и память с отповедью из приказу Болшие казны в Посолской приказ велел послать, что никому посолским персонам из того приказу не давано, а всегда даваны из того приказу, от-куду посылка, и прежде бывшим послом даны из Посолского приказу, также и господину Украинцеву, а не из Болшие казны прогоны. А ныне, премилостивой государь мой, сугубые из того напасти спеют: первое, от того неотпуска своего государева гневу опасен, а я не за свою волю коснею; второе, и время летнее тратится, чтоб не испустить его и горших убытков, паче же самого безпутства (т. е. порчи дорог) не принять и бедства. Сотвори, премилосердый государь мой, милость последнюю со мною, рабом своим, и не отпусти меня в таковой дальний путь с горестию и слезами от милости своей. Прикажи из каких возможно доходов те прогоны выдать из Посолского или из Новгородского приказов без задержания и указ свой с подкреплением к дьяком послать, потому что и так они, один на одного перепираяся, и по се число во всем том задержание в настоящее мое дело чинили, чтоб, премилостивой государь мой, выбресть мне при помощи Господни безотложно завтрашнего дни впредь приспетой тот путь мой. И чтоб те прогоны по прежнему указу твоему, государя моего, и милостивому твоему слову в оба пути были выданы; если ныне мне по твоей, государя моего, милости при себе не выходить, впредь чрез писма свои получить будет зело трудно. Также и тем не повели впредь в сем мною образца учинить.

К сему милости прошу к Кирилу Алексеевичу [Нарышкину[76]] о милостивом писании о себе. Вечный раб твой, яко на сущее лице зря твое, государя моего, премилостивое ко мне, Андрюшка Матвеев лицеземно челом бью»[77].

Это письмо Матвеева Л.К. Нарышкин препроводил в Посольский приказ со своей резолюцией к дьякам: «Выдайте, дабы тем не задержан был, а сие письмо привези ко мне. Л.Н. (т. е. Лев Нарышкин) поклон». На снятой в Посольском приказе копии письма помета: «Прислал сие письмо ближний боярин Лев Кириллович Нарышкин августа в 4 день и по сему письму тем послом всем прогонные деньги даны из Володимерского приказу (из Владимирской чети) из четвертных доходов». Посольство тронулось в путь из Москвы 6 августа[78].