Как уже говорилось выше, необходимо вести бюджет компании с ежемесячным планированием динамики расходов и доходов. И у бухгалтера требуйте не квартальный отчет, а ежемесячный. Далее сверяйте свой план доходов/расходов в бюджете компании в конце каждого месяца с тем, что получилось по факту у бухгалтера. Тогда вы вовремя увидите, когда пойдет снижение, и сможете предотвратить крах. Все меняется за один месяц. Поэтому важно подходить к этим цифрам с холодной головой и быстро принимать решения: договариваться с банками, проводить реструктуризацию, сворачивать расходы, откидывать лишние филиалы. Как правило, кроме активов компании, ты еще рискуешь собственным имуществом. Ты можешь потерять вообще все.
Планировать доход/расход в табличке нужно ежемесячно, а вот вносить новые исходные данные, как правило, ежедневно. Это зависит от цикла сделки, как часто к вам приходят деньги. Мы вносим данные регулярно, чтобы увидеть тренды и динамику в расходах и доходах. Пример. Заведение общепита имеет определенные нормативы расходов на продукты – 27–29 % от оборота. Если выяснилось, что по факту расход 35 %, то значит, много продуктов или списывается, или уносят повара. Тогда вы обращаетесь к табличке и смотрите, нет ли там зависимости количества проданного от дня недели. Так мы можем спрогнозировать, сколько нам нужно закупать продуктов к какому дню недели. Тогда лишнего оставаться не будет. Также мы определяем, в какие дни нам нужно вывести пять официантов, а в какие только одного.
Еще хочу привести пример из интервью с Дмитрием Ломоть – незаурядным психотерапевтом, который помогает предпринимателям убрать «стеклянный потолок»[10]. Однажды к нему пришел предприниматель, желающий выйти на прибыль 300 тыс. руб. в месяц. У него был на двоих с партнером спортивный зал. Значит, чистая прибыль с зала должна была составлять 600 тыс. руб. Ежемесячная пропускная способность зала – максимум 100 человек. Когда подсчитали, сколько нужно денег, чтобы привлечь столько людей и обслужить их (реклама, зарплаты персоналу), то поняли, что прибыль составит 25 тыс. руб. в месяц… Мы не решим задачу, как из 25 сделать 600, просто увеличив количество клиентов, так как их может быть не больше 100 человек. Значит, нужно увеличивать средний чек в несколько раз. А чтобы это сделать, нужно дать какую-то дополнительную ценность и полностью переупаковать продукт.
Для большинства товаров и услуг оптимизация затрат за счет ухудшения их качества неприемлема. Поэтому нужно стараться сделать труд более эффективным и на этом сэкономить. Подключать сервисы автоматизации, роботов (если речь о производстве) и т. д. Проблема российского бизнеса – маленькая производительность труда и, стало быть, низкая эффективность.
Разговор с Элитой состоялся несколько лет назад. За это время у меня поднакопились вопросы по части финансов компании. С ними я обратилась к Егору Глухих – самому стильному финансисту, как он просил себя называть. Прямо так и сказал: «Зови меня, Чемарина, господин самый стильный финансист». Шучу. Немного не так было. Егор – руководитель центра анализа эффективности в ПАО «Газпром нефть» и управляющий партнер проекта bizneskruche.ru. Ниже я перечислю его рекомендации
1. Чтобы контролировать финансы своей компании, необходимо определить те показатели, от которых зависит эффективность бизнеса. Для этого мы «рисуем» дерево KPI. В самом верху прибыль – как основной показатель для большинства компаний. От нее идет разветвление на показатели, из которых она складывается: выручка и расходы. Далее идет разветвление от выручки и расходов на другие KPI. Например, если вы рекламное агентство, то понимаете, что на вашу выручку влияет количество заявок, их конверсия в продажу, средний чек и т. д. Тут важно определить, какие винтики (показатели) надо подкручивать, чтобы вся «машина» ехала хорошо.
Существуют основные показатели финансового состояния компании, которые важно контролировать: EBITDA, чистая прибыль, абсолютный уровень расходов, удельные операционные расходы, средний чек, рентабельность и т. д.
2. Когда мы определяем KPI для сотрудника, важно, чтобы это был показатель, на который он может непосредственно влиять. Например, менеджера по продажам несправедливо оценивать по общей прибыли компании, так как расходы компании не находятся в его зоне влияния. Подобный KPI будет его демотивировать. Зато он может отвечать за блок выручки, скидок и маржинальный доход.
3. KPI, возможно, и нужно ставить для всех сотрудников. Для этого необходимо ответить себе на вопрос: эффективный сотрудник – это какой? Т. е. что является характеристиками эффективного сотрудника? Например, эффективный менеджер по сопровождению – это тот, от которого не уходят клиенты. Значит, для нас самый важный показатель в его работе – это коэффициент удержания клиента. На него влияет: сколько клиентов он обзвонил за неделю, средняя длительность ожидания клиентом ответа от менеджера, оценка качества обслуживания от клиента и т. п. Работу бухгалтера можно оцифровать, учитывая количество созданных документов в системе (транзакций), своевременность уплаты налоговых платежей и т. д.
4. При определении числовых значений KPI нужно ориентироваться на конкретные цифры. Для этого используют бенчмарк (эталон), к которому сотрудник или компания должны стремиться. Есть внутренний и внешний бенчмаркинг. Пример внутреннего: у вас несколько подразделений, мы сравниваем нужный показатель в каждом из них и выявляем, где он наилучший. Далее анализируем, почему именно в этом подразделении такой хороший результат, и ставим его как цель (ориентир) для остальных подразделений. Если говорить о малом и микробизнесе, то для поиска бенчмарка можно использовать открытую статистику из Интернета или обменяться ею со смежными бизнесами, конкурентами.
5. Для разного уровня компаний используются различные сервисы управления финансами. Для малого и микробизнеса достаточно Excel или Google-таблиц. Если бизнес требует серьезного учета производства или товародвижения, то сперва внедряем «1С: Управление нашей фирмой» или «1С: Управление торговлей», а потом уже работаем над решениями для управленческого учета. В компании Егора для большинства клиентов внедряются сервисы «Финансист» и «ПланФакт». Это облачные решения для сборки управленческого учета и настройки автоматического расчета ряда ключевых показателей. В крупных компаниях используют централизованные решения по бизнес-аналитике: Microsoft Power BI и QlikView.
6. Задача любого бизнеса, чтобы при росте продаж или производства расходы не росли такими же темпами. Для этого необходимо расходы предприятия раскладывать на постоянные и переменные. Первые должны быть фиксированные в среднесрочной перспективе, а вторые будут расти, так как зависят от объема продаж/производства. Пример постоянных расходов: аренда офиса, зарплата работников, не завязанных на производство. Переменные расходы: реклама, бонусная часть оплаты менеджеров, банковский эквайринг, сдельная оплата персонала.
7. Иногда предприниматели смешивают личные и деловые финансы. Например, оплачивают отпуск семье или автомобиль в лизинг с корпоративной карты. Неудивительно, что при таком подходе появляется ощущение, что бизнес не приносит дивидендов.
Также причиной «таинственного исчезновения» прибыли часто является отсутствие анализа балансовых показателей. А там может быть дебиторская задолженность: товар отгружен, а счет не оплачен. К тому же на часть средств закупили новый товар, который еще не продали. Деньги осели в запасах. Чтобы удерживать дебиторку на приемлемом уровне, важно заинтересовать менеджеров собирать деньги с клиентов. И, соответственно, в качестве KPI у них должен стоять не просто маржинальный доход, а сумма по фактически оплаченным счетам.
8. Многие начинают бизнес, не задумываясь о финансовом плане. Это неправильно. Финансовая модель должна быть построена изначально, так как в ней закладываются ориентиры, по которым мы движемся, и цель, к которой мы идем.
