Общероссийский классификатор управленческой документации предназначен для решения следующих задач:
1) регистрация форм документов;
2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве;
3) сокращение количества применяемых форм;
4) исключение из обращения неунифицированных форм документов;
5) обеспечение учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
6) контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
7) рациональной организации контроля за применением унифицированных форм.
В настоящее время в ОКУД включены следующие системы документации:
1) 0200000 Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
2) 0300000 Унифицированная система первичной учетной документации;
3) 0400000 Унифицированная система документации Банка России;
4) 0500000 Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации государственного сектора управления;
5) 0600000 Унифицированная система отчетно-статистической документации;
6) 0700000 Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
7) 0800000 Унифицированная система документации по труду;
8) 0900000 Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
9) 1000000 Унифицированная система внешнеторговой документации;
Объекты классификации ОКУД – межведомственные и межотраслевые унифицированные формы документов, которые утверждены ведомствами и министерствами Российской Федерации. В классификаторе приведены кодовые обозначения и наименования унифицированных форм документов, которые входят в унифицированные системы документации.
Определение: унифицированная форма документа (УФД) – формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
В обязательном порядке коды Общероссийского классификатора управленческой документации проставляются в унифицированных формах документов. С применением Общероссийским классификатором управленческой документации были решены задачи однозначного обозначения унифицированных форм документов и на этой основе их учет и систематизация, что способствовало упорядочению всей системы управленческой документации, исключению дублирующих форм документов, оптимизации состава применяемых документов.
Самой массовой системой документации, применяемой в органах государственного и муниципального управления, является Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД).
Унифицированная система организационно-распорядительной документации является рационально организованным комплексом взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в деятельности организаций всех организационно-правовых форм (далее – организации).
Целью разработки УСОРД является создание взаимосвязанных комплексов документов, обеспечивающих организационно-распорядительную деятельность организаций. Использование УСОРД в деятельности организаций способствует оперативному решению управленческих задач, снижению трудовых и материальных затрат на работу с документами, повышению качества организационно-распорядительной документации и сокращению объема документооборота.
Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов соответствующих организационно-распорядительных документов и не являются образцами их оформления, если иное оформление предусмотрено законодательством Российской Федерации.
Альбом унифицированных форм организационно-распорядительных документов может использоваться как эталонный массив для разработки альбомов унифицированных форм документов в организациях и поддержания их в актуализированном состоянии путем своевременного включения новых форм, изъятия отмененных унифицированных форм, изменения областей применения унифицированных форм организационно-распорядительных документов и т. д.
Унифицированные формы в УСОРД систематизированы по следующим подсистемам:
✓ документация по созданию организации;
✓ документация по реорганизации организации;
✓ документация по ликвидации организации;
✓ документация по приватизации государственных организаций;
✓ документация по распорядительной деятельности организации;
✓ документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации;
✓ документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации;
✓ документация по приему на работу;
✓ документация по оформлению изменений трудовых отношений;
✓ документация по увольнению с работы;
✓ документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска;
✓ документация по оформлению поощрений;
✓ документация по оформлению дисциплинарных взысканий;
✓ документация по оформлению командировок.
В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак – контрольное число.
Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:
Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 09010046 Расчетная ведомость по страховым взносам в Пенсионный фонд
Унификация документов является одним из методов их стандартизации.
В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.
Определение: стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг[14].
Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов, так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов).
Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации осуществляется в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации. В стандартах ИСО определены:
✓ форматы бумаги для документов и методы выражения их размеров (ИСО 216:1975, ИСО 353:1975);
✓ размеры папок для хранения документов (ИСО 623:1974);
✓ межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979);
✓ формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977);
✓ основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990);
✓ принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985);
✓ форматы конвертов для пересылки документов, порядок написания адреса на почтовых отправлениях (ИСО 11180:1993);
✓ правила проставления дат и времени в документах (ИСО 8601:2000);
✓ порядок расположения кодов в торговых документах (ИСО 8440:1986).
В 2001 году были приняты первые стандарты новой серии «Информация и документация. Управление документами» (ИСО 15489—1:2001, ИСО 15489—2:2001), определяющие требования к системам делопроизводства. В 2007 году принят ГОСТ ИСО Р 15489—1:2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Необходимо учитывать, что применение международного стандарта или стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации. Данный стандарт содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций, руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001, методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.
