Нормы расходов организаций, финансируемых из федерального бюджета, на выплату суточных утв. постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
Данным постановлением установлены суточные в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.
При этом внебюджетная организация может установить свой норматив суточных, который будет превышать 100 руб. В каждой конкретной организации вопрос о размере суточных, возмещаемых работодателем, решается самостоятельно (письмо Минфина России от 21.03.2005 № 03–05–01–04/62). Порядок и размеры возмещения суточных, согласно ст. 168 ТК РФ, должны быть определены коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким локальным нормативным актом может быть, например, положение о командировках.
Организации, финансируемые из федерального бюджета, согласно п. 3 постановления Правительства Российской Федерации от 02.10.2002 № 729, тоже вправе устанавливать нормы суточных в порядке ст. 168 ТК РФ в большем размере за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных организациями от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. (См. решение ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04).
Размер суточных, в пределах норм установленных организацией, не облагается НДФЛ и социальным налогом. В случае если размер суточных превышает установленный самой организацией норматив, то с сумм превышения уплачивается налог в общеустановленном порядке. Согласно ст. 217 Налогового кодекса РФ, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц суточные, выплаченные в соответствии с законодательством РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Отдельным категориям лиц (военнослужащим, сотрудникам органов внутренних дел, уголовно-исполнительной системы, наркоконтроля, таможни, противопожарной службы, лицам начальствующего состава федеральной фельдъегерской связи) суточные выплачиваются в соответствии с постановлением Правительства РФ от 1.02.2011 № 43 «О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим и сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти за счет средств федерального бюджета». Руководители данных органов предусматривают возмещение таких затрат в пределах не более 300 руб. за каждый день нахождения в командировке.
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов сотрудникам федеральных органов и учреждений определяются Правительством РФ, работникам региональных и местных структур – органами власти соответствующего уровня. Для остальных работников – коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами России. Иными словами, размер возмещаемых сотрудникам командировочных расходов регулируется коммерческой организацией самостоятельно, но в предусмотренном законом порядке: либо устанавливается локальным нормативным актом, либо находит отражение в коллективном договоре (см. решение Арбитражного суда Воронежской области от 25.02.2014 по делу № А14–13701/2013). В действующем законодательстве нет требования о том, что размер возмещения командировочных расходов в коммерческих организациях должен соответствовать размеру, установленному для организаций госсектора (см. постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 29.11.2011 № 12АП-8449/11, решение Ленинского районного суда г. Чебоксары от 27.01.2011 по делу № 2–29/11). Коллективным договором или локальным нормативным актом может быть предусмотрен дифференцированный размер выплат, связанных со служебными командировками, в зависимости от занимаемой должности работников.
Расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Федеральным законом от 14.06.2012 № 67-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности перевозчика за причинение вреда жизни, здоровью, имуществу пассажиров…» обязанность страхования возможного вреда пассажирам возложена на перевозчиков в связи с чем страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте работодателем теперь не возмещается.
Письмом Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 2.03.2017 № 03–03–07/11901 «О порядке возмещения работникам командировочных расходов; об учете для целей налога на прибыль расходов на проезд работника в такси во время командировки» Департамент налоговой и таможенной политики совместно с Департаментом бюджетной политики в сфере государственного управления, судебной системы, государственной гражданской службы сообщил, что в случае обоснованности и документального подтверждения, расходы работника в командировке на проезд в такси могут быть учтены организацией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Об обоснованности расходов для целей налогового учета затраты на оплату работникам такси см. письмо Минфина России от 27.11.2015 № 03–03–06/1/69181. Это касается случаев, когда такие затраты необходимы в силу особенностей командировки. Например, у работника ночной график или организация расположена в местности настолько удаленной, что добраться до места работы возможно только на такси. Согласно пункту 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 № 112 в подтверждение оплаты пользования легковым такси выдается кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении № 5 Правил. В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия осуществления перевозок пассажиров и багажа легковыми такси. При этом Минфин России письмом Департамента налоговой и таможенной политики от 20.03.2017 № 03–04–06/15815 разъяснил, что при использовании работниками арендованных автомобилей или такси для служебных поездок, дохода в целях исчисления НДФЛ у работников не возникает, поскольку транспортные услуги в таких случаях оказываются в интересах работодателя, а не работников.
Минфин России письмом от 14.01.2014 № 03–03–10/438 разъяснил порядок документального подтверждения расходов, связанных с командировками работников, в том числе по электронным проездным документам.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Расходы на приобретение электронного билета командированному работнику могут подтверждаться распечаткой соответствующих документов на бумажном носителе. При приобретении электронного авиабилета оправдательными документами, подтверждающими расходы организации, являются сформированная АИС маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту. При приобретении железнодорожного билета в электронном виде – контрольный купон электронного проездного документа (билета), полученный в электронном виде по информационно-телекоммуникационной сети. В случае подтверждения расходов на приобретение железнодорожного и (или) авиабилета вышеуказанными документами дополнительных документов, подтверждающих оплату билета, не требуется.
