При проведении совещания следует исходить из того, что зачастую приходится иметь дело с одними и теми же характерными типами участников обсуждения. Ниже следуют советы относительно того, как с ними обходиться или как их нейтрализовать*.
______________ * По книге: Зайверт Л. Ваше время - в ваших руках.- М.: Экономика, 1990.
1. Спорщик.
# Сохранять невозмутимость. Предоставить группе опровергать его утверждения. #
2. Позитивист
# Предложить ему подведение итогов, сознательно втянуть в дискуссию. #
3. Всезнайка.
# Призвать группу занять определенную позицию по отношению к его утверждениям. #
4. Словоохотливый. # Тактично прерывать. Напоминать о регламенте. #
5. Застенчивый.
# Ставить несложные вопросы, укрепить его уверенность в своих силах. #
6. Негативист. # Признать, оценить его знания и опыт. #
7. Не проявляющий интереса
# Спросить его о работе. Привести примеры из его сферы интересов. #
8. "Крупная шишка". # Избегать прямой критики, применять технику "да, но". # 9. Расспрашивающий. # Адресовать его вопросы группе. #
Наряду с рассмотренными выше психологическими типами участников деловых обсуждений существуют и другие, не менее детализированные их классификации. К их числу относится и классификация участников таких совещаний, играющих в них блокирующие роли, которая описана в справочнике Н. Власовой*. Рассмотрим эту классификацию, а также те приемы, которые помогают нейтрализовать их негативную роль.
______________ * Власова Н. ...И проснешься боссом. Справочник по психологии управления.Новосибирск "Экор", 1994.
"БЛОКИРОВЩИК". Такой человек упрямо ни с кем не соглашается, приводит примеры из личного опыта, возвращается к вопросам, которые уже решены.
Совет: 1. Напомнить о цели и предмете обсуждения. Задавать ему вопросы типа: "То, что вы говорите, относится к нашей цели или к этому обсуждению?". 2. Тактично напоминать "блокировщику", что он уходит в сторону.
"АГРЕССОР". Критикует всех подряд, принижает статус участников, не соглашается с тем, что предлагается.
Совет: 1. На любое его высказывание и опровержение задавать вопрос: "А что вы предлагаете?". 2. Напоминать ему, что излишняя критика гасит конструктивные идеи.
"ПРЫГАЮЩИЙ С ТЕМЫ НА ТЕМУ". Постоянно меняет тему разговора.
Совет: Останавливать вопросами типа: "Мы разве закончили рассмотрение проблемы?" Или: "То, что вы говорите, относится к нашему совещанию?"
"УДАЛИВШИЙСЯ". Не хочет участвовать в общем обсуждении. Рассеян. Разговаривает на личные темы.
Совет: Предложить ему высказаться и внести свои предложения: "А вы что думаете по этому поводу...?" Или: "Какие предложения есть у вас?"
"ДОМИНИРУЮЩИЙ". Пытается захватить власть и манипулировать присутствующими.
Совет: Спокойно и уверенно останавливать его высказывания встречными: "Ваше предложение - это только лишь одна из возможных альтернатив. Давайте послушаем и другие предложения".
"АДВОКАТ ДЬЯВОЛА". Специально задает острые вопросы, заведомо ведущие в тупик. Всеми способами блокирует совещание. Стремится к его провалу.
Совет: 1. Оценивайте остроту его вопросов: "Ваш новый вопрос не обостряет рассматриваемую проблему, а только уводит нас от нее". 2. Акцентируйте внимание на неоправданной полемичности или провокационноеTM его заявлений. 3. Переадресовывайте его вопрос ему же для ответа: "А вы сами что думаете по этому вопросу?" Или: "Мы бы хотели услышать ваш вариант ответа на ваш же вопрос".
"ИЩУЩИЙПРИЗНАНИЯ". Хвастается, много говорит, стремится утвердить свой статус.
Совет: Задавайте вопросы, показывающие, что его высказывания - это рассуждения о самом себе, а не о деле: "То, что вы нам сообщили, можно ли использовать для решения обсуждаемого вопроса?"
"ПОВЕСА". Тратит время собравшихся, "пуская пыль в глаза", рассказывает развлекательные истории, анекдоты. Беспечен и циничен.
Совет: Каждый раз задавайте ему один и тот же вопрос: "Соответствует ли ваше высказывание теме совещания?"
Проводя совещание, следует соблюдать общие правила ведения спора. Вступая в него, необходимо:
- четко разграничивать, по каким вопросам спорить можно и от обсуждения каких лучше отказаться;
- стараться так возражать, чтобы не вызывать неприязни и раздражения собеседника;
- не допускать превращения спора относительно деловых проблем в выяснение личных отношений;
- не вводить собеседника в замешательство в присутствии других, демонстрируя его некомпетентность;
- проигрывать и побеждать достойно. При поражении не сердиться и не теряться. При победе оставаться спокойным и скромным. Дать возможность проигравшим в споре "сохранить свое лицо";
- во всех случаях поблагодарить участников за то, что деловой разговор состоялся, за высказанную критику и за принятые предложения.
Вовремя дискуссии приходится критиковать собеседника. Использовать критику, даже конструктивную, надо очень осторожно и в ограниченных дозах. Какой бы объективной, спокойной, товарищеской критике мы ни подвергались, удовольствия она нам не доставляет. Разбор аргументов, их анализ, хотим мы этого или нет, все-таки уличает оппонента, представляет его в невыгодном свете. Любая критика - вещь весьма тонкая и деликатная. Поэтому для успешного ее использования целесообразно соблюдать ряд правил, которые выработаны многолетним опытом деловых дискуссий.
1. В процессе критики следует избегать проявления раздражения и злости. Не стоит напоминать о прошлых ошибках. Неудовлетворенность можно демонстрировать только тоном голоса, но не жестами и мимикой.
2. Критиковать вообще лучше всего наедине, поскольку присутствие посторонних ослабляет восприятие критики и усиливает защитную реакцию. Совершенно недопустимо критиковать за спиной, когда собеседник не имеет возможности возразить.
3. Нельзя требовать от собеседника открытого признания собственных ошибок. Достаточно того, что он внимательно выслушал критическое замечание.
4. Любую критику лучше всего начинать с самокритики. Разговор следует вести без эмоций, в спокойном тоне и так, чтобы у собеседника не возникло ощущения безысходности.
5. Никогда не стоит извиняться за критику, ибо это не признак вежливости, а скорее всего, неуверенность в своей правоте.
Надо уметь не только критиковать, но и выслушивать критику. Здесь можно дать следующие советы:
- не считайте, что критикующий настроен враждебно и желает только зла;
- сохраняйте полное спокойствие, скрывайте свое плохое настроение, демонстрируйте внимание к тому, что говорит критикующий;
- не отшучивайтесь и не пытайтесь сменить тему разговора;
- если критическое замечание высказано не строго, следует уточнить, что именно критикующий имел в виду, и не приписывать ему того, чего он не говорил;
- дайте понять, что критика воспринята и все замечания будут внимательно изучены и по возможности учтены.
В практике проведения дискуссий очень часто возникают непредвиденные ситуации, которые порой оказывают весьма существенное влияние на их итоги. Рассмотрим наиболее распространенные из таких ситуаций и дадим советы по поведению в каждой из них.
Ситуация 1. Оппонент пытается ПЕРЕХВАТИТЬ ИНИЦИАТИВУ в выборе темы разговора: а) подменяет принципиальные вопросы мелочными; б) выдвигает тезисы не по существу проблемы; в) предлагает контрпроблему, игнорируя ваши аргументы.
Совет: Предусмотрите заранее возражения оппонента, изучите их мотивы для того, чтобы: а) указать оппоненту на его уход от спорного вопроса; б) спросить его, какую мысль он доказывает; в) попросить высказать отношение к вашей аргументации.
