Кстати, подробнее о методах иррационального и рационального мышления написано в таких моих книгах, как "Умейте мыслить гениально" и "Заяц, стань тигром!".

ГЛАВА 6. Тайм-менеджмент

Того, кто опаздывает, наказывает жизнь. Народная мудрость

Единственное сокровище, которое судьба дарит каждому человеку с самого рождения, — время. Постепенно этот клад истощается, мы его тратим на свою жизнь, делая это по-разному. Кто-то умудряется на золотые монеты времени купить богатство и славу. Кто-то тратит их попусту, а когда на дне сундука остается небольшая кучка драгоценных монет, горько сожалеет о своей глупой расточительности.

Представьте себе, что вы оказались в пустыне. У вас мало воды, но ее хватит чтобы успешно завершить переход. Если вы будете без необходимости использовать живительную влагу, у вас вскоре не останется ни капли воды, и вы умрете от жажды, так и не достигнув спасительного оазиса. Время—это та же самая вода в пустыне жизни. Время необратимо. Его нельзя накопить, потому что оно все равно "испаряется", не считаясь с нашей волей. Время нельзя умножить, как нельзя воду в пустыне заставить увеличиться в объеме. Время проходит безвозвратно. Каждому человеку дано ровно столько невозвратимых мгновений, сколько необходимо, чтобы суметь достичь успеха. Никогда не бывает просто нехватки времени по причине его недостаточного количества. Вся проблема в вас самих. Это вы виноваты в том, что вам постоянно недостает нескольких минут, часов, дней… Времени может не хватать только в том случае, если не уметь использовать его правильно, рационально. Учитесь управлять своим временем, или оно само станет управлять вами!

КАК ПРАВИЛЬНО РАСПРЕДЕЛЯТЬ ВРЕМЯ?

Существует множество методик эффективного использования времени. Однако прежде чем начать их изучать и применять на практике, вы должны навести порядок в своих мыслях. Часто люди бессмысленно растрачивают драгоценные минуты и часы просто потому, что не имеют ясного представления о том, как они проводят время. Взгляните на свой распорядок дня со стороны. Определите, на что уходит ваше время. Будьте честны с собой. Конечно, в первое мгновение неприятно обнаружить, что большая часть дня тратится впустую. Но это только подтолкнет вас в будущем бережнее относиться к своему времени. К тому же, вы ясно увидите, как улучшить свой стиль работы.

После анализа распределения времени начните планировать. Именно составление плана в огромной степени организует правильное использование каждой минуты. Запомните: потратив утром несколько минут на составление распорядка дня, вы освобождаете себе несколько часов вечером. Планирование дает представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел. Существует правило, подтвержденное опытом: кто регулярно в течение десяти минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно экономить два часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами.

Как правильно планировать? Первое, что вы должны сделать, — распределить все свои цели и задачи на три группы:

долгосрочные (стратегические), для их достижения нужно выполнить несколько промежуточных задач;

среднесрочные (тактические), с задачами этой группы необходимо справиться в ближайшее время, но они пока "терпят";

текущие краткосрочные (оперативные), о сути этих целей говорит само их название.

В первый раз будет довольно сложно четко разделить задачи по группам. Но впоследствии вы научитесь не только расставлять свои цели по приоритетности, но и подразделять их на затяжные и краткие, находить более рациональные решения задач, связанных с личными контактами (например, решать некоторые вопросы не лично, а по телефону, с помощью электронной почты).

Когда вы разберетесь со всей массой своих дел, приступайте к обдумыванию завтрашнего дня. Эта ступень в планировании — самая важная. Грамотное составление распорядка дня позволяет продвинуться к выполнению не только среднесрочных, но и долгосрочных задач. К тому же оно благотворно действует на психику человека. Имея перед глазами четкий план, он чувствует себя более уверенным и спокойным. Пропадает паника перед массой несделанных дел. Человек меньше отвлекается на посторонние раздражители. Начинает работать подсознание. Во время обеденного перерыва, сна, по пути домой вызревает наиболее выгодное решение задач.

КАК СОСТАВИТЬ ДНЕВНОЙ ПЛАН?

По методу "Альпа", получившему сейчас огромное распространение, составление дневного плана включает три стадии.

Стадия первая: составьте список заданий, определите, что вы хотите или должны сделать на следующий день. В этот список могут входить:

задачи из недельного плана;

невыполненные накануне дела;

добавившиеся дела;

периодически возникающие задачи;

дела, сроки выполнения которых уже выходят.

Здесь необходимо отметить следующее. Не всегда получается выполнить за день все запланированное. Например, могут сорваться переговоры, не состоится какое-то мероприятие. Несделанные вами накануне дела обязательно перенесите на следующий день. Если же дело переносится уже неоднократно, то вы должны либо поставить его на первое место в очереди выполнения, либо вообще отказаться от него.

Стадия вторая: оцените длительность выполнения каждой запланированной задачи. Проставьте напротив каждой цели время, необходимое для ее достижения. Подсчитайте общее время. Возможно, что вначале вам трудно будет точно определить, сколько нужно времени, чтобы выполнить все запланированное. Но вскоре у вас появится "чутье" на длительность действий, и вы сможете довольно точно оценивать, сколько займет то или иное дело. Кстати, устанавливая временные сроки, вы тем самым подсознательно заставляете себя работать более сосредоточенно.

Стадия третья: откорректируйте план. Как правило, в течение дня возникает масса неотложных, срочных дел. Они "съедают" много времени и могут разрушить все ваши построения. Чтобы этого не случилось, оставляйте приблизительно 40 % времени в резерве, ничего не планируя на эти часы. Если же запланированные дела должны забрать больше 60 % всего вашего времени, обязательно либо перенесите часть на другой день, либо вообще вычеркните что-то из плана. Как определить "лишние" задачи? Расположите все дела по приоритетам. Так вы выявите маловажные цели. Именно они — главные претенденты на вычеркивание из плана. Но не спешите принимать радикальные решения. Подумайте, быть может, какие-то из незначительных задач можно перепоручить (делегировать) кому-то еще или сократить время их выполнения.

Не стесняйтесь перепоручать "мелкие" дела другим. Лучше объяснить за несколько минут, что нужно сделать, чем истратить целый час на самостоятельное выполнение задачи. Ставьте в верхние строки плана самые важные дела и приступайте в первую очередь к выполнению именно их, как бы это не было неинтересно и трудно. Закон Парето гласит: 80 % времени, затраченного на второстепенные дела, дают 20 % итогового результата, 20 % времени, затраченного на немногие важные дела, дают 80 % итогового результата.