Руководство судит о работе сисадмина по тому, завершен ли проект. Однако клиенты оценивают нас по тому, насколько мы доступны. Эти приоритеты конфликтуют, а вы находитесь между ними. Если вы все время доступны клиентам, вы не сможете закончить проект, который вам поручило руководство. И кто тогда согласится повысить вам зарплату?

Почему книга, посвященная тайм-менеджменту, адресована только системным администраторам? Эта книга по необходимости отличается от «средней» книги по тайм-менеджменту, потому что системные администраторы не такие, как все. В частности:

• У нас другие проблемы. У системных администраторов необычайно много прерываний в работе, не позволяющих им завершать проекты.

• У нас другие решения. Системные администраторы в состоянии применять высокотехнологичные решения, такие как система регистрации запросов, фильтрация электронной почты с помощью утилиты procmail, сценарии автоматизации и иные средства, не доступные тому, кто далек от техники.

• У нас нет системы наставничества. Системным администраторам, как и другим менеджерам, необходимо изучить основы управления списками дел, календарем и жизненными целями. Однако типичная трудовая биография системного администратора не включает в себя специальное обучение таким вещам. Наши наставники — коллеги-технари, разбросанные по всему свету и порой знакомые только по электронной почте. У нас мало возможностей учиться у вышестоящего, как, бывает, руководитель среднего звена учится у директора.

Принципы тайм-менеджмента для системных администраторов

Есть шесть принципов, на которых я основываю все свои приемы тайм-менеджмента. Не утверждаю, что какой-либо из них открыт мною, но я определенно причастен к их развитию. Вы легко проследите эти принципы на протяжении всей книги:

• Ведите единую «базу данных» по тайм-менеджменту (пользуйтесь одним органайзером).

• Храните в голове только важную информацию (экономно расходуйте оперативную память).

• Разрабатывайте процедуры и придерживайтесь их (используйте библиотеки кода; не изобретайте велосипед).

• Вырабатывайте привычки и заклинания (вместо вычислений во время выполнения используйте готовые ответы).

• Сохраняйте сосредоточенность в «проектное время» (работайте как семафор монопольного доступа ядра операционной системы).

• В повседневной жизни пользуйтесь теми же приемами, что и на работе (жизнь вне работы не является чем-то второстепенным).

Рассмотрим каждый из этих принципов более подробно.

Единая «база данных» по тайм-менеджменту

Главным инструментом тайм-менеджмента является портативный компьютер или органайзер, который позволяет вам хранить список дел, календарь и списки жизненных целей. Вы, конечно, знаете, что такое портативный компьютер; это устройство вроде Palm Pilot или Zaurus. Органайзер — его бумажный эквивалент. Вам он встречался во всем многообразии форм и марок канцелярской продукции.

Независимо от того, какой инструмент вы выберете, он станет платформой для почти любого метода, описанного в этой книге. Держа всю информацию в одном месте, вы избавите себя от необходимости переключаться с одной системы хранения на другую. При недостатке организованности это поможет вам внести порядок в свои действия. Если, напротив, вы уделяете организационному процессу слишком много внимания, этот инструмент позволит вам остановиться на простой базовой системе, не занимаясь организацией своей организованности.

В дальнейшем я буду использовать термин органайзер для обозначения как портативного компьютера, так и бумажного органайзера. Неважно, пользуетесь ли вы достижениями высоких технологий. Если понадобится, в конкретном примере я уточню, какой инструмент имеется в виду.

Мы будем исходить из предположения, что вы можете доверять своему органайзеру. Информация, которую вы в него запишете, не будет забыта, удалена или потеряна, а также не исчезнет, подобно невидимым чернилам. Только доверяя своему органайзеру, вы сможете свободно применять другие приемы тайм-менеджмента. Воспитание в себе такого доверия, как и выработка любой привычки, приходит со временем.

Храните в голове только важную информацию

Очень важно, чтобы ваш мозг не был «засорен». Засоренный мозг постоянно отвлекается и не позволяет вам сохранять сосредоточенность. Вы должны научиться хранить во внешней памяти все, на чем не сконцентрированы в данный момент.

Не принимайте это как личный выпад, но ваш мозг не такое надежное средство хранения информации, как бумажный листок или компьютер. Не используйте мозг для запоминания заданий и встреч. Пользуйтесь органайзером, базой данных, Wiki — чем угодно, но только не мозгом.

Емкость вашего мозга ограничена. Он работает либо как ОЗУ, либо как ЦПУ, в зависимости от ваших представлений о нем. Если вы засорите свой мозг сведениями обо всех задачах, которые вам предстоит решить в будущем, то не хватит места для задачи, над которой вы работаете сейчас.

В самом деле, если я работаю над проектом А, но постоянно думаю о проекте В, то лучшее, что я могу сделать, — это занести проект В в список моих дел и постараться выкинуть его из головы. Тогда я смогу сосредоточиться на проекте А. Я поручаю списку дел «помнить» о проекте В вместо меня, и мне не приходится непрерывно терять на этом умственную энергию.

По недостоверным источникам, у Альберта Эйнштейна в шкафу висело семь одинаковых костюмов на каждый день недели. Согласно этой легенде он так сохранял умственную энергию для физики, не тратя ее на размышления о том, что сегодня надеть. Возможно, по аналогичной причине руководитель компании Apple Computer Стив Джобс (Steve Jobs) всегда носит черные свитера. (У меня самого много одинаковых пар носков, но результат только в том, что после стирки не остается больше одного непарного носка.)

Эта книга позволит вам исключить из своего лексикона отговорку «Я забыл». Возможно, вы будете нарушать сроки по другим причинам, но уж точно не потому, что вы пытались запомнить так много всего, что о чем-то позабыли.

Перенос заданий, инструкций и прочей информации из головы на бумагу или в память компьютера — первый шаг к получению помощи в решении ваших задач. В то время как наш мозг является однопользовательской системой и никто, я надеюсь, не читает наши мысли, внешние носители информации являются многопользовательскими и позволяют другим оказывать нам помощь в нашей работе. Например, документирование процедуры и размещение ее на веб-сайте позволит другим изучить эту процедуру и, возможно, следовать ей. Использование базы данных с запросами клиентов позволяет другим системным администраторам реагировать на запросы, клиентам — видеть, что их проблемы решаются, а руководству — собирать статистику. Зачем запоминать список служб, которые надо протестировать после установки новой версии операционной системы? Храните этот список в виде электронной таблицы, а не в голове. Вы сможете показать эту таблицу коллегам и проверить, не упустили ли чего.

Разрабатывайте процедуры и придерживайтесь их

Хороший разработчик программного продукта старается кодировать как можно реже. Если фрагмент кода работает, программист использует его всюду, где только возможно. Я пишу очень много кода на языке Perl. Окружающие считают меня экспертом по этому языку. На самом деле я знаю около десятка действительно хороших идиом языка и использую их снова и снова. Программы редко создаются с нуля. Вам следует организовать свое время аналогичным образом. Превратите повторяющиеся действия в процедуры, чтобы тратить меньше времени на планирование событий, которые все равно произойдут.

Раньше я тратил несколько часов в неделю, пытаясь «поймать» шефа по телефону, чтобы договориться с ним о встрече. Теперь мы еженедельно в одно и то же время проводим короткое совещание. Больше нет неопределенности. Это наша процедура. Установив эту процедуру, мы оба сокращаем время на раздумья о том, что надо сделать на этой неделе.