Ежемесячные события я отслеживаю, когда вставляю в органайзер странички на следующий месяц. Это может произойти в любой день месяца. Впрочем, ежемесячные совещания лучше сразу отметить на год вперед. Одна общественная организация, с которой я сотрудничаю, каждый декабрь публикует расписание собраний на год вперед. Получив это расписание, я тут же отмечаю все собрания в календаре.
Ежегодные события — это, как правило, дни рождения. Их список я храню в компьютере. (Раньше я врал. Для простоты изложения.) Купив блок страничек для органайзера на следующий год, с помощью этого списка я размечаю ежегодные события в календаре. У меня традиция: в первый день наступившего года заносить в календарь все ежегодные события.
Портативный компьютер тоже годится для хранения дат отдаленных событий, таких как конференции. Блок страничек, который я покупаю для органайзера, включает листок для записи событий на несколько лет вперед. Ежегодно, меняя страницы, я просматриваю эти листочки и переписываю их содержимое в календарь на этот год. Я предвижу совпадающие даты свадеб и выпускных вечеров на два-три года вперед.
Узнайте свой личный ритм
Все в природе подчиняется определенным ритмам. Соглашаясь прийти на встречу или собрание, хорошо бы учитывать свой личный ритм.
В течение дня я могу работать с очень высокой производительностью два часа.
Один час — это первый час до того, как все сотрудники собрались в офисе. Я не "жаворонок", но я заметил, что если заставлю себя притащиться в офис за час до начала рабочего дня, то сделаю за первый час больше, чем за все оставшееся рабочее время, потому что никто не будет меня отвлекать. Очень важно не растратить этот час на занятия вроде разбора электронной почты. Используйте его для работы над проектом, требующим полной сосредоточенности. (Примеры приведены в главе 2.)
Второй час — это час вашего пика активности. В это время вы можете сконцентрироваться на работе лучше, чем в остальную часть дня. Я называю его «часом напряженной умственной работы». У каждого этот пик наступает в разное время суток. Для некоторых это день, для других — поздний вечер или раннее утро. Это чисто биологический феномен (поищите в Гугле «биоритмы»). Планируя работу астронавтов на орбите, NASA учитывает их биоритмы. Многие учитывают свои биоритмы, составляя расписание на день, чтобы заняться самой трудной работой, когда у них естественный прилив энергии и способность к концентрации.
Попробуйте на следующей неделе выяснить, в какое время у вас наступает пик умственной активности. Например, настройте компьютер так, чтобы он ежечасно издавал звуковой сигнал. Услышав гудок, оцените свой уровень активности и способность к концентрации по десятибалльной шкале и запишите эти данные. Выясните, в какое время оба показателя достигают высоких значений.
Узнав свой биоритм, попробуйте изменить свое расписание в соответствии с ним.
Занимайтесь умственной работой на пике своей умственной деятельности. Отводите это время под самые важные проекты (требующие максимальной сосредоточенности). Старайтесь назначать совещания на другое время, если только совещание не потребует от вас серьезной умственной работы. (А такие совещания бывают редко.)
Время пика вашей активности с возрастом может измениться. Когда я был моложе, мой максимум приходился на два часа ночи. Сейчас это два часа дня.
Узнайте ритм своей фирмы
У бизнеса тоже есть ритмы. Определив годовые ритмы фирмы, в которой работаете, вы сможете согласовать с ними свои планы. В противном случае вам придется плыть против течения. Календарь как средство долгосрочного планирования прекрасно подходит для этой цели.
У каждой фирмы в течение года бывают как напряженные, так и относительно спокойные периоды. Вы можете планировать задачи системного администрирования в соответствии с этими периодами.
Я работал в фирме, выпускавшей три версии программного продукта в течение года. Каждые 120 дней появлялась новая версия. Как правило, первый месяц уходил на маркетинговые исследования и планирование функциональных возможностей. Следующие 60 дней уходили на разработку, две недели — на тестирование качества и еще две на тиражирование ПО и документации. Сто двадцатый день был днем выпуска новой версии. Для системного администратора это было счастьем, поскольку система работала, как часы, трижды в течение года.
В течение первого месяца цикла большинство сотрудников сидело на совещаниях и сетевая активность была низка. Работала только электронная почта, а по остальным функциям можно было проводить профилактику или модернизацию. В последние дни каждого цикла специальная группа сотрудников определяла, какая версия ОС и компилятора будет использована для следующего выпуска. В течение первого месяца текущего цикла группа системных администраторов устанавливала эти инструменты. На этапе разработки допускались запланированные простои оборудования, и системные администраторы работали в обычном режиме. Однако ближе к концу 120-дневного цикла запланированные простои запрещались. Это была очень напряженная часть цикла, в течение которой новый код поступал в группу тестирования качества практически ежедневно. В этот период системным администраторам было нечего делать. Часть команды оставалась на случай непредвиденных обстоятельств, а остальные уходили в отпуск. После тестирования, на этапе тиражирования, стабильная работа требовалась только от тех компонентов системы, которые участвовали в тиражировании. Остальные сотрудники отдыхали. Затем цикл повторялся.
Поскольку работа системных администраторов планировалась в соответствии с деловым циклом фирмы, все протекало гладко.
Другим типичным примером цикла в бизнесе является декабрьский всплеск. Например, не секрет, что половину объема продаж многие фирмы реализуют в предрождественский период, часто работая в убыток остальную часть года. В течение предпраздничной лихорадки компьютерная сеть, обслуживающая бизнес, должна работать абсолютно стабильно. Час простоя может обернуться потерей миллионов. Поэтому в такое время у системных администраторов мало запланированной работы и много незапланированной, в основном по устранению сбоев и обслуживанию перегруженных серверов. Разработчиков к продукту уже не допускают, чтобы у них не было соблазна внести «полезные» нововведения, подвергая риску весь проект. Самое напряженное время для всех наступает за несколько месяцев до этого периода, когда все усилия направлены на то, чтобы новая система заработала. Самое спокойное время — первая неделя года, когда сотрудники восстанавливают силы.
Учебные заведения подчиняются вполне очевидному ритму. Их деятельность сосредоточена вокруг таких основных событий, как вступительные экзамены, зачисление новых студентов, бюджетные ассигнования, сессии, выпуск студентов, летние каникулы.
В кадровом вопросе тоже есть циклы. Например, если речь идет о найме молодых специалистов, то процесс должен начаться в феврале с размещения объявлений в колледжах в расчете на заполнение вакансий в мае. Если же фирма планирует нанять более опытных работников, то, скорее всего, у таких людей есть дети, и они предпочтут менять место работы не в течение учебного года, а летом. В конце года на работу с кадрами могут повлиять и другие факторы. Редко когда мне удавалось добиться согласия начальства на прием нового сотрудника в декабре. Иногда из-за того, что начальство в это время в отпуске, но чаще дело было в том, что прием на работу человека в конце года портит отчетность. Учитывайте вышесказанное, планируя нанимать сотрудников.
Мне нравится работать в фирмах с четко выраженной цикличностью деятельности. Это существенно облегчает планирование. Если же я работаю в фирме, действующей без явных циклов, я стараюсь найти циклы неофициальные или, если возможно, подчинить работу фирмы определенному циклу. Однажды я работал в компании, производившей ПО без определенного расписания. Я стал бороться за цикличность выпусков программного продукта и добился своего. От этого выиграли все. Отдел маркетинга и финансовый отдел стали планировать работу в соответствии с циклом, и практически была снята проблема несвоевременного ухода программистов в отпуск.
