Хочется еще раз напомнить, что излишняя скованность делает ситуацию неестественной, а излишняя вольность в поведении близка к отсутствию культуры. Для окружающих всегда наиболее приемлемо, когда человек, осознавая чувство меры, остается, тем не менее, самим собой.
Как известно, результаты командировки зависят в основном от хорошей подготовки. Поэтому рекомендуется как можно тщательнее исследовать рынок и получить по возможности полную информацию о своих будущих партнерах по переговорам. Такую информацию получают обычно на основе банковских справок, либо через посольство в конкретной стране.
Очень важным является вопрос согласования сроков. В работе с западными партнерами необходимо постоянно помнить, что согласование сроков командировки происходит обычно заблаговременно, причем по обоюдному согласию сторон. Считается невежливым, когда один из партнеров не придает значения возможностям другой стороны принимать гостей. Этот момент весьма существенен, от него во многом зависят результаты встречи.
Отправляясь в командировку, нужно проверить наличие всех необходимых документов, начиная с паспорта и визы, а также сертификатов о прививках. Со всех этих документов рекомендуется снять копии, чтобы в случае утери их можно было восстановить.
Рекомендуется захватить с собой большое количество визитных карточек, поскольку их расход в командировках всегда превышает ожидаемое количество.
И в заключение добавим, что многие замечания и советы вряд ли понадобятся человеку, обладающему чувством такта и получившему хорошее образование и воспитание.
Презентация
Непременным атрибутом становления фирмы, ее утверждения на внутреннем и международном рынке является презентация. Воздействие презентации, как и первого впечатления, обычно бывает глубоким. Ее успешное проведение во многом определяет успех дальнейших переговоров с партнерами. Извещения о презентациях даются в средствах массовой информации.
Объявление о презентации (вариант первый)
В ПРОГРАММЕ: знакомство с производством и традициями предприятия, выступления специалистов, демонстрация фильмов по специальной технике; банкет. Ваш надежный партнер в торгово-экономическом сотрудничестве……………………
Начало — в 17.00 Адрес проведения………………………………… Вход — по пригласительным билетам. Телефоны для справок………………….
Объявление о презентации (вариант второй)
УВАЖАЕМЫЕ ГОСПОДА!
Фирма……………………………………… приглашает принять участие в традиционной ежегодной презентации нашей фирмы. В этом году мы представим Вашему вниманию……………….. Презентация фирмы……………………………………… будет транслироваться по телевидению — в качестве подарка всем друзьям и постоянным партнерам фирмы мы разместим их рекламу в шоу-программе!
Презентация состоится…………………….. Пригласительные билеты можно заказать по телефону…………… Фирма приглашает вас к сотрудничеству в области…………….
Для того чтобы презентация была успешной, к ее проведению необходимо привлечь профессионалов.
Вначале определяются место и сроки проведения презентации. Затем разрабатывается сценарий (программа). Время проведения презентации обычно ограничивается 1,5–2 часами. Презентации лучше всего проводить после обеда, примерно с 15 часов, с тем чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет (17.00–19.00). Обычно открывает и ведет презентацию один из руководителей внешнеэкономической службы предприятия. Он также представляет руководителей всего предприятия. Затем можно показать фильм (10–15 минут) и сделать сообщение о деятельности предприятия, его экспортных возможностях (не более 30 минут).
Оставшееся время отводится ответам на вопросы. Помещение, где проводится презентация, оформляют рекламными плакатами, стендами и т. п. Участникам презентации вручают сувениры (рекламные подарки) с целью напоминания их получателям о фирме. В качестве рекламных подарков обычно используются недорогие предметы: записные книжки, календари, авторучки, пепельницы, зажигалки, значки. На эти предметы наносится название фирмы, а иногда ее адрес и характер деятельности.
Демонстрация товаров на презентации является весьма убедительным средством рекламы. Особенно это относится к демонстрации машин, оборудования и приборов, которая позволяет убедить возможного покупателя в достоинствах конструкции, высокой производительности и качестве выпускаемой продукции. Очень важно вовлечь потенциального клиента в совместные действия. Это может быть, например, предложение об испытаниях приборов, примерке одежды, передаче материалов на экспертизу прочности и т. д. Когда клиент имеет возможность лично ознакомиться с товаром, потрогать его руками, у него подсознательно растет доверие к нему и фирме. Когда можно непосредственно ощутить мягкость меха, удобство куртки, прочность ткани или легкость работы с компьютерным редактором текста, сигналы, закрепляющие это впечатление, поступают со всех сторон.
Бизнес-ланч с партнерами по бизнесу
Бизнес-ланч, или деловой обед, с коллегами или партнерами по бизнесу — популярное в деловых кругах мероприятие, которое обычно проводится в ресторане или кафе во время обеденного перерыва.
Деловой обед, это не повод выпить и повеселиться, а средство решения деловых вопросов, обсуждения проблем, связанных с деятельностью предприятия или организации. Деловой обед играет большую роль в сплочении партнеров по бизнесу. От такого мероприятия зависит очень многое: ваш имидж как делового человека; имидж фирмы, о которой будут судить по вашему поведению; успех важных переговоров; вхождение в высшие деловые круги. Поэтому следует соблюдать определенные правила, если вы получили приглашение на обед, и тем более, если организуете его сами.
Деловое общение
Умение вести себя с людьми надлежащим образом является одним из важнейших (если не важнейшим!) фактором, определяющим шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской деятельности. Еще в 30-е годы XX века Дейл Карнеги заметил, что успехи того или иного человека в его финансовых делах, даже в технической сфере или инженерном деле, процентов на пятнадцать зависят от его профессиональных знаний и процентов на восемьдесят пять — от его умения общаться с людьми.
Деловое общение в зависимости от обстоятельств может быть прямым и косвенным. В первом случае оно проходит с помощью переписки или технических средств, а во втором — при непосредственном контакте субъектов общения. Например, на презентациях, семинарах, а также деловых завтраках, обедах и ужинах и прочих деловых встречах.
Форма одежды
Форма одежды, принятая для деловых обедов, — повседневная рабочая. Если же деловой обед проводится в кафе, то требования к одежде минимальны — допускаются даже джинсы. Ресторан предъявляет более высокие требования к одежде: как правило, это костюм или платье — для женщины.
Отправляясь в ресторан, бизнес-леди не должна изменять своему деловому имиджу. Деловой обед — не место для кокетства и чрезмерной демонстрации своей женственности; здесь неуместны глубокие декольте, вызывающие разрезы и яркая бижутерия — они предназначены для вечера. Однако необходимо помнить, что от собеседника вас будет отделять только стол, поэтому макияж и маникюр должны быть безупречны, а помада такого качества, чтобы не быть съеденной вместе с закуской.
Место встречи
При выборе места встречи необходимо проявить воспитанность и такт. Когда вы заинтересованы в беседе, можно подчеркнуть свое уважение к человеку, назначив место встречи поближе к месту его работы. Уровень ресторана должен соответствовать положению, которое занимают приглашенные вами люди.
Организация
Необходимо строго соблюдать заранее согласованные договоренности о месте, времени и составе участников встречи (кто, где и когда будет встречаться). Только при настоятельной необходимости можно вносить изменения в заранее утвержденный план. Так, если вы намерены встретиться с кем-то с глазу на глаз за завтраком, а приглашенный звонит вам и объявляет, что он намерен явиться со своим секретарем и кем-то еще, вы должны решить, отвечает ли встреча в подобном составе вашим интересам и стоит ли ее действительно проводить.
