При подготовке презентации также важно, прежде всего, задать себе фундаментальный вопрос: зачем? В моей первой книге на эту тему «Презентация в стиле Дзен» (Presentation Zen. New Riders, 2008) я говорю о том, что большинство неэффективных презентаций можно было бы предотвратить, если бы ораторы задали себе два вопроса, прежде чем начать готовиться к выступлению: 1) в чем смысл? и 2) почему это важно?

Ораторы в массе своей сосредотачиваются на понятии «что» (информация, данные, еще больше информации, еще больше данных — на всякий случай), а затем тратят некоторое время на «как», что нередко выливается в создание типичных слайдов с маркированными списками, сделанных в PowerPoint. На размышления о вопросах «зачем» и «почему» времени почти не отводится. На деле же с «зачем» и «почему» мы должны начинать все свои проекты, включая презентации. Почему наша тема и выводы важны? Почему это существенно для аудитории (или не существенно)? Размышления о «зачем» и «почему» не абстрактны, а наоборот, закладывают фундамент успешной презентации. И в жизни, и в бизнесе мы всю нашу энергию тратим на мысли и разговоры о «что» и о «как», бомбардируя зрителей фактами, не давая разобраться в сути дела.

Отвечая на вопрос «почему», мы охватываем всю картину целиком. Если у вас есть четкое представление о том, почему ваша идея важна вам и остальным, вы сможете ясно сформулировать значимость вашей идеи для окружающего мира. Аудитории нужны подробности и доказательства, но ей также нужно взглянуть на вашу идею в общей перспективе. Ответ на вопрос «почему» — центр этой перспективы. Подайте материал таким образом, чтобы он отвечал на вопрос «почему» с точки зрения аудитории.

Далее вы должны спросить себя: «Почему выбрали именно меня? Зачем другие люди придут смотреть на меня?» Ответы на эти вопросы помогут вам определить истинную цель вашего выступления и подумать об аудитории. Тогда с самого начала вы сможете сказать людям, почему ваше выступление важно, а затем перейти к доказательствам этого.

Начните с вопроса «почему?», чтобы определить, какова основная идея и цель выступления

Кристофер Крафт

Кристофер Крафт — известный, отмеченный наградами преподаватель из Коламбии, штат Южная Каролина. Он выступает по всему миру, а темы его презентаций варьируются от теории педагогики до современных технологических инноваций. Фирма Криса Palmetto Learning, LLC консультирует компании по вопросам обучения и образования.

www.palmettolearning.com

Крис преследует высокую цель — создать в классе атмосферу, которая одновременно была бы строгой и интерактивной в стиле дзен. Он дает учителям несколько практических советов.

Советы учителям

У презентации есть цель. Выступающий хочет представить новую идею, новый продукт или новое событие. Учителя в школе и преподаватели в университетах часто разбирают новую тему, используя презентацию. А вы сами когда-нибудь слушали оратора, читающего текст со слайдов? Улучшить стиль презентации просто, но вы думали о том, что происходит в головах зрителей, нарвавшихся на плохо оформленную презентацию?

Рабочая память людей ограничена. Мы забываем имена новых знакомых и телефоны, порой не помним, где припарковали машину в торговом центре. Эта информация хранится в оперативной (рабочей) памяти, а не в долговременной. Последняя не ограничена. Вот почему мы помним какие-то обычные вещи из нашего прошлого, но часто забываем, куда положили ключи. Ограниченность когнитивных структур человека должна учитываться при оформлении презентаций. Например, люди перерабатывают слуховые и зрительные сигналы по разным каналам. Это означает, что необходимо подойти к отбору текста, изображений и тому, где делать акценты голосом, очень тщательно.

Представьте себе, что оперативная память похожа на стакан с водой. В ходе презентации информация (вода) льется в стакан. Если вылить разом слишком много воды, стакан переполнится. Когда вы предлагает слишком много фактов, у слушателей презентации происходит когнитивная перегрузка. В этом случае оперативная память не удерживает информации, и люди как будто откатываются в знаниях назад. Получается, если вы нагрузите свою аудиторию сверх меры, все, что вы скажете, будет потеряно.

Можно избежать перегрузки памяти аудитории, если соблюсти несколько принципов, которые были установлены в результате исследований.

1. Не воздействует одновременно и голосом, и изображением. Другими словами, не читайте ваши слайды! Если вы передаете информацию по двум разным каналам, ваши действия обязательно приведут к перегрузке. Помните, аудитория прочитает написанное на слайдах быстрее, чем это сделаете вы.

2. Используйте больше отдельных реплик. Показывайте иллюстративный материал высокого качества и ставьте акценты несколькими словами. Это отличный путь приспособиться к двухканальной природе человеческого мозга.

3. Отрепетируйте вашу презентацию как следует. Потраченное на репетиции время вернется к вам с большими дивидендами, поможет избежать ненужных пауз или неловких моментов.

4. Дайте аудитории время переварить сказанное. Вы можете поговорить со зрителями, дать им минутку кратко обсудить тему с соседом или просто подумать — предоставьте аудитории возможность спокойно «попить воды из стакана».

5. Расскажите историю. Истории, примеры из жизни помогут зрителям создать образные ассоциации. Аудитория будет более заинтересована в вас и теме презентации.

6. Избегайте ненужного: переходов на другие темы, звуковых эффектов и другого «шума».

Помните: когнитивная перегрузка вредит основной цели вашей презентации. Если мы не будем изо всех сил пытаться избежать ее, наша аудитория ничему не научится.

Узнайте свою аудиторию

Когда я работал в компании Apple, в Купертино, штат Калифорния, то однажды получил электронное письмо, перенаправленное нам из офиса Стива Джобса. Оно было от руководителя группы пользователей, чья организация днем раньше получила презентацию от одного из эппловских сервис-инженеров. Руководитель группы пользователей был не удовлетворен презентацией и решил дать СЕО фирмы знать о своем недовольстве. Моей задачей было разобраться с проблемой и наладить взаимоотношения с группой пользователей.

По словам руководителя группы, инженер, очевидно, хорошо знал то, о чем говорил. Однако материал носил сугубо технический характер и не представлял интереса для большей части аудитории. Хотя группа была крайне заинтересована в технологии — особенно новейшей эппловской технологии — ее больше интересовало, как использовать программное обеспечение для креативной и продуктивной работы в офисе и дома. Когда я поговорил с инженером — очень интересным и симпатичным молодым человеком — он признал, что презентация получилась плохая, но у него не было никаких мыслей по поводу того, как изменить ее содержание. Поэтому он последовал первоначальному плану и сделал лучшее, на что способен. Провала и горького разочарования можно было бы избежать, если бы инженер понял нужды аудитории прежде, чем начал готовить презентацию.

Он никогда ранее не выступал перед пользовательской группой и не имел представления об ожиданиях и познаниях пользователей. Так что просто рассказал то, что знал. Если бы он собрал сведения об уровне знаний группы, ее опыте работы, ожиданиях, то подготовил бы совершенно другой материал, вовлек бы аудиторию в дискуссию, провел встречу в стиле вопросов и ответов.

Урок таков: нужно узнать своих слушателей как можно лучше, чтобы четко определить цель предстоящего выступления и как следует подготовиться. Оратору необходимы эмпатия и способность поставить себя на место другого человека. После того, как вы узнаете все, что сможете, о том, что знает аудитория и чего она ждет, — а также соберете информацию о возможных культурных особенностях слушателей и вещах, которых необходимо избегать, — вы лучше определите, какой материал нужно включить в презентацию, а какой надо из нее убрать. Кроме того, вы поймете, как лучше установить контакт с определенной аудиторией, как заинтересовать и воодушевить ее.