Указ о порядке производства дел в иностранной коллегии мы застаем только в 1720 году, от 13-го февраля. В важных случаях президент и вице-президент должны были созывать на обсуждение дел всех или нескольких действительных тайных советников, из которых первенствующее значение имели советники тайной канцелярии (Остерман и Степанов). Они должны были сочинять грамоты к иностранным государям, важнейшие рескрипты, резолюции и декларации, требующие великого секрета, а прочие, не так важные, поручать составлять своим секретарям, которые значились по экспедициям: на российском, польском, турецком и других иностранных языках.
28 февраля 1720 года составлен был генеральный регламент о порядке занятий и движении дел во всех коллегиях. Заседания происходили в каждой коллегии по понедельникам, вторникам, средам и пятницам, а по четвергам президенты всех коллегий должны были съезжаться в сенатскую палату, где им положено было находиться пять часов. По особенно важным делам они обязаны были съезжаться, несмотря ни на дни, ни на часы. За неприбытие в должность член коллегии наказывался за каждый просроченный час вычетом из жалованья, следуемого ему за неделю. Царский указ должен исполняться немедля, не далее как через неделю, исключая случаев, когда необходимыми окажутся справки с губерниями и провинциями, но и тут было рассчитано время и пространство: положено было считать по два дня на 100 верст, и во всяком случае более шести недель не протягивать справки. Дела челобитчиков следовало вершить по реестру не долее шести месяцев, под опасением штрафа 30-ти рублей за день. Дела казенные разбирались прежде частных. Все дела решались большинством голосов, а когда голоса разделялись поровну, то голос президента давал перевес. Отсутствие члена, хотя бы самого президента, не останавливало дела. Коллегиям давалось вакационное время: среди лета на четыре недели, зимние Святки, начиная с праздника Рождества Христова до праздника Богоявления, первая и последняя недели Великого Поста, неделя сырная и неделя пасхальная. Но все члены не могли отлучаться разом. В другое время, по мере надобности, президенты и вице-президенты получали отпуски более чем на восемь дней от государя, другие же служащие в коллегиях – от президента. Хозяином всего делопроизводства в коллегии был секретарь или начальник канцелярии, но при решении дел он голоса не имел. Нотариус вел протоколы, актуариус заведовал корреспонденцией, регистратор вел реестры входящих и исходящих дел, и при коллегии был еще особый переводчик. Канцелярские служители занимались письмоводством по указанию секретаря. У президента каждой коллегии была своя особая комната и свой особый секретарь, зависевший только от президента. Все коллегии находились под ведением сената, без его одобрения не могли печатать своих приговоров и указов, а если полагали, что сенат требовал исполнения чего-нибудь противного интересам царского величества, то должны были учинить письменное представление самому государю. В случае смерти или выбытия члена, место его замещалось баллотировкою в сенате. Служащие в коллегиях за преступления, содеянные ими, судились в тех же коллегиях. Каждая коллегия имела свою собственную печать, а в коллегии иностранных дел хранилась государственная печать, которою печатались грамоты к иностранным государям и малороссийским гетманам. При каждой коллегии устраивались две прихожих камеры для посетителей, но так, чтоб «люди знатного характера от подлых различены были». Прошение следовало подавать непременно в здании коллегии, а не на домах у президентов. Над каждой коллегией наблюдал особо назначенный фискал, сообщавший свои доносы генеральному фискалу.
Коллегии и канцелярии, учрежденные Петром на иностранный образец и даже с иностранными названиями, оказались до того дикими и чуждыми русскому народу, что он долго не мог понять хитрого и сложного механизма их. Челобитчики, нуждавшиеся в подаче просьб, становились в тупик – в какую коллегию или в какое место следовало подавать. Это побудило Петра 13-го мая 1720 года определить «знатную особу», а с нею секретаря, для приема челобитных, которые после принятия надлежало рассылать по коллегиям и канцеляриям. Вообще коллегии были плодом того взгляда, что все чужое, европейское, лучше русского. Первый, навеявший Петру мысль о коллегиях, был Лейбниц, который выражался, что хорошее управление государством, подобное божескому управлению вселенной, может существовать только при коллегиях, которых внутреннее строение напоминало бы устройство часов, где колеса взаимно приводят в движение одно другое. Петру глубоко запали в ум наставления немецкого мудреца, и, через многие годы после бесед с ним, Петр устроил коллегии, приблизительно в тех основных формах, в каких наметил Лейбниц. Но вскоре оказалось, что не все удается сразу на практике, что кажется хорошим в предположениях.
Учредивши коллегии, государь скоро стал выражать недовольство на старинную медленность в делах. Иногда предписание высшего начальства оставалось и без исполнения, и без ответа. Царь повелел немедленно отвечать на другой день после получения бумаги, и только в важных делах давался недельный срок для ответа. За неисполнение указа царь угрожал разорением, ссылкою и даже лишением живота. Несмотря на такую угрозу, Петру беспрестанно приходилось слышать жалобы на неисполнение предписаний. Так, например, тотчас же по своем открытии, камер-коллегия и штатс-контора жаловались, что, после неоднократных требований, из губерний не присылаются к ним ведомости окладных и неокладных податей о приходах и расходах. По этому поводу за понуждением посланы были нарочные. За неисполнение требований коллегии губернаторы обязаны были виновных сковать по ногам, а на шеи положить им цепи и до тех пор их не освобождать, пока они не исполнят своей обязанности. В 1720 году камер-коллегия и штатс-контора опять жаловались на неприсылку тех же ведомостей и сообщали, что в тех местах, откуда они были присланы, составляли их неверно. Опять посланы были нарочные с понуждением; их не слушали. Местные власти между собой не ладили; камериры жаловались на воевод, что они полагают им всякие препятствия, мешают отправлению их обязанностей и не отвечают на их требования. Юстиц-коллегия замечала, что в подведомственных ей местах в поместном приказе и расправной палате происходят медленность в ведении дел и упущения. На такие заявления трех коллегий Петр 23-го сентября пригрозил губернским и провинциальным властям жестоким наказанием за неисправность. Но такие угрозы были явлением чересчур обычным, чтобы иметь большое влияние. От губернаторов и воевод «не только слабое отправление идет, но и весьма многое ослушание чинится и якобы ни во что оное вменяя тщатся только восстановить надлежащий в коллегиях порядок, а фискалы о том не доносят… один суд другой суд ни во что вменяет и не только исполнять, но с яростью поносить хочет», такую картину современного порядка изображал государь в своем указе. Все делалось как будто в насмешку над изданным недавно генеральным регламентом, по которому все правительственные и судебные места должны были оказывать друг другу взаимное вспоможение. В самом составе коллегии происходили раздоры. Членам юстиц-коллегии Петр должен был замечать, чтоб они не считались местами и не ссорились из-за мест, и припомнил им, что старые разряды давно уже навеки оставлены и до конца искоренены. При злоупотреблениях тогдашних русских судебных и административных мест, при неразвитости народа, царская воля толковалась чрезвычайно произвольно. Чтобы положить пределы беззакониям, в начале 1720 года царь указал вперед посылать не письменные, как прежде бывало, а печатные указы и прочитывать их народу в церквах.
29 мая 1719 года был издан важный сенатский указ об устройстве губерний. Теперь все губернии разделялись на провинции, провинции имели уезды. В С.-Петербургской губернии было 12 провинций: С.-Петербургская, Выборгская, Нарвская, Ревельская (которую предположено обратить в губернию), Великолуцкая, Новгородская, Псковская, Тверская, Ярославская, Углицкая и Белоозерская. Московская губерния имела 9 провинций: Московскую, Переяславльско-Рязанскую, Костромскую, Суздальскую, Юрьевопольскую, Владимирскую, Переяславль-Залесскую, Тульскую и Калужскую. Киевская губерния разделялась на 4 провинции: Белогородскую, Севскую, Орловскую и Киевскую. Азовская – на 5, а именно: Воронежскую, Елецкую, Тамбовскую, Шацкую и Бахмутскую. Рижская – на 2 провинции: Рижскую и Смоленскую. В Архангелогородской было 4 провинции: Двинская, Вологодская, Тотемская, Устюжская и Галицкая. В Сибирской 3 провинции: Вятская, Соликамская и сибирские города; всего их было 19, начиная от Тобольска и кончая Якутском. Казанская – 4 провинции: Казанская, Свияжская, Пензенская и Уфимская. Нижегородская заключала в себе 3 провинции: Нижегородскую, Самарскую и Алатырскую. Астраханская не значится разделенной на провинции; к ней относились все города по нижней Волге, от Симбирска до Астрахани.
