Готовясь к прибытию своего руководителя в Россию, за 30–40 дней до начала визита в Москву приезжает передовая группа, состоящая из представителей протокола, безопасности, связи, медицины и т. д. В некоторых странах считается целесообразным высылать несколько передовых групп с интервалом в 2–3 недели.
Встреча с передовой группой проходит в Кремле, в ней принимают участие представители всех служб, задействованных в подготовке и проведении визита с нашей стороны.
В ходе встречи обсуждаются детали церемоний встречи и проводов; состав участников переговоров; подробности проведения официального приема, подписания совместных документов, обмена подарками. Члены передовой группы знакомятся с местом проведения официальных церемоний, переговоров, осматривают резиденцию, предоставляемую высокому гостю в Кремле. После ознакомления с программой в целом члены передовой группы проводят переговоры «по интересам» — протокол с протоколом, безопасность с безопасностью и т. д.
Большое значение имеет блок организационных, технических и хозяйственных вопросов, требующий особой скрупулезности и учета всех мелочей. Так, например, сотрудники российского и иностранного протокола договариваются о числе лиц из состава делегации гостя, расходы по пребыванию которых в России берет на себя российская сторона. Нормы расходов финансовых средств учитываются российской стороной и при определении количества и уровня услуг, предоставляемых иностранным гостям, включая размещение в резиденции и гостиницах, предоставление автомобильного транспорта и авиационное обеспечение (для перелета в один из городов Российской Федерации, если это предусмотрено программой визита).
При государственных и официальных визитах главе зарубежной делегации предоставляется гостевая резиденция в Кремле, при рабочих визитах — один из особняков на Воробьевых горах. Для официальных сопровождающих лиц российской стороной могут быть предоставлены номера в гостиницах «Президент-отель» или «Золотое кольцо». Кремлевская резиденция расположена неподалеку от Боровицких ворот, чуть дальше Оружейной палаты. Эти апартаменты существуют с давних времен. Здесь, как правило, останавливаются все приезжающие в Москву главы государств и монархи. Здесь в октябре 1994 года останавливались английская королева Елизавета II и ее супруг принц Филипп, герцог Эдинбургский. В эпоху холодной войны многие главы государств предпочитали останавливаться в своих посольствах, как, например, американские президенты Ричард Никсон и Рональд Рейган. Но уже Билл Клинтон, принимая приглашение нашей протокольной службы, останавливался в Кремле. Всякий может обратить внимание: когда над резиденцией развевается флаг иностранного государства, это означает, что здесь в настоящий момент расположился высокий гость, которого принимает российский президент.
С представителями передовой группы оговариваются число и тип предоставляемых российской стороной автомобилей. Обычно главе государства и его супруге подаются автомобили класса «лимузин», а для сопровождающих лиц — легковые автомашины или микроавтобусы представительского класса. Для доставки багажа из аэропорта и обратно выделяется специальный автотранспорт.
Итоги встречи с передовой группой принято подводить во время рабочего завтрака, в ходе которого делаются последние уточнения.
После того как президент подписывает распоряжение о принятии высокого гостя, управление протокола и департамент протокола МИДа приступают к подготовке справочных материалов: программы визита, которую печатают в виде брошюры на русском языке и языке страны гостя; схем рассадки участников переговоров и официального обеда (завтрака); плана размещения гостей с адресами проживания и номерами закрепленных за ними автомашин. В типографии заказываются именные карточки на двух языках: большого формата — для обозначения мест за столом переговоров и малого формата, так называемые кувертные, которые устанавливают на столах для приглашенных на обед (завтрак). Для каждого приглашенного изготавливается карточка «Ваше место за столом» с необходимыми для такого случая ориентирами. В типографию также сдаются в печать бланки приглашений, тексты меню и обложки к ним, программы спектаклей и концертов в рамках культурной программы, обложки речей.
В преддверии визита для гостей готовятся памятные подарки и сувениры, соответствующие подразделения Министерства иностранных дел назначают переводчиков для высокого гостя и его супруги, протоколисты администрации президента и МИДа контролируют подготовку аэропорта к церемонии встречи и ее атрибутов — государственных флагов, почетного караула и оркестра. Президентский оркестр разучивает гимн страны гостя. Участники церемоний встреч, переговоров и протокольных мероприятий оповещаются о времени и месте их проведения, соответствующие службы заказывают букеты цветов, резервируют автомобили и номера в гостинице.
Встреча и проводы в аэропорту
При государственном визите высокого гостя встречают председатель правительства Российской Федерации, министр иностранных дел и посол России в стране гостя, при официальном — заместитель председателя правительства, заместитель министра иностранных дел России и посол России в стране гостя.
Государственный и официальные визиты предполагают торжественную церемонию встречи и проводов в аэропорту с воинскими почестями, за исключением тех случаев, когда гость прибывает в Москву поздно вечером или ранним утром. В других случаях, например во время рабочего визита, визита проездом и т. д., торжественных церемоний по прибытии высокого гостя не предусматривается.
При встрече в аэропорту поднимают государственные флаги страны гостя и Российской Федерации, на летном поле выстраивается почетный караул трех видов Вооруженных сил. К трапу подходят председатель правительства или один из его заместителей, посол гостя в Москве и директор департамента государственного протокола МИДа.
Директор департамента государственного протокола МИДа и посол страны гостя поднимаются на борт самолета и приглашают главу государства к выходу. У трапа главу иностранного государства приветствует председатель правительства или его заместитель. Этот момент фиксируется на фото-и кинокамеры. Если высокий гость прибывает с супругой, у трапа ее встречает супруга председателя правительства Российской Федерации, которая вручает гостье букет цветов. После исполнения государственных гимнов супруга гостя занимает место среди официальных лиц, сопровождающих главу иностранного государства.
Директор департамента государственного протокола МИДа Российской Федерации приглашает главу иностранного государства и председателя правительства пройти к почетному караулу. Они занимают места на ковре лицом к зданию аэропорта, и начальник почетного караула отдает им рапорт. Затем глава иностранного государства и российский премьер поворачиваются лицом к строю почетного караула, и оркестр исполняет государственные гимны обеих стран.
Глава иностранного государства и премьер-министр делают несколько шагов по направлению к знамени почетного караула и приветствуют его легким наклоном головы, после чего обходят строй, затем прощаются с начальником почетного караула и направляются к зданию аэропорта. Российский премьер приветствует сопровождающих гостя лиц, а глава иностранного государства — российских официальных лиц, глав диппредставительств и сотрудников посольства своей страны.
Шеф протокола МИДа приглашает высокого гостя и главу российского правительства пройти на ковер, и перед ними торжественным маршем проходит почетный караул.
Если высокий гость направляется в резиденцию, предоставленную российской стороной, председатель правительства или его заместитель следует с ним до резиденции в одной автомашине.
На автомашине устанавливаются флажки страны гостя и Российской Федерации. При государственном и официальном визитах автомашину сопровождает почетный эскорт из 9 мотоциклистов.
Улицы города в 3–4 пунктах по пути следования гостя до резиденции должны быть украшены государственными флагами страны гостя и Российской Федерации.
