Следует учитывать, что в данном случае доходы физических лиц, полученные от сдачи в аренду автомобиля, облагаются налогом на доходы по ставке 13 % (п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 224 НК РФ). Организация-арендатор, выплачивающая доход физическому лицу, является налоговым агентом и обязана удерживать сумму налога (ст. 226 НК РФ). Если это сделать невозможно, арендатор обязан в течение месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить об этом в налоговый орган по месту своего учета.

Физические лица – арендодатели обязаны ежегодно представлять в налоговый орган по месту жительства налоговую декларацию по налогу на доходы физических лиц не позднее 30 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Является ли предпринимательской деятельностью сдача в аренду автомобиля физическим лицом?

Право сдачи имущества в аренду предоставлено собственнику имущества, иных требований к статусу арендодателя не установлено (ст. 608 ГК РФ). Для физических лиц, участвующих в арендных отношениях, не требуется получения статуса предпринимателя без образования юридического лица. Таким образом, независимо от того, зарегистрировано физическое лицо, сдающее в аренду собственный автомобиль, в качестве ПБОЮЛ или нет, отношения между арендодателем и арендатором регулируются в первую очередь договором аренды.

Если работодателем для осуществления служебных поездок используется личный автотранспорт работников, то в соответствии со ст. 188 Трудового кодекса РФ работникам должна выплачиваться компенсация за использование, износ (амортизацию) автомобиля, а также возмещаться другие расходы, связанные с такими поездками.

Компенсация положена работникам (один раз в месяц) в тех случаях, когда их должностные обязанности предполагают постоянные разъезды по производственной или служебной необходимости. Для ее получения необходимо представить в бухгалтерию копию технического паспорта автомобиля.

При этом компенсация не выплачивается во время нахождения владельца автомобиля в отпуске, командировке или в случае его временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда его машина не эксплуатируется.

В бухгалтерском учете суммы компенсаций, выплачиваемых работникам, отражаются на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Расходы на их выплату являются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Для целей налогообложения расходы на выплату компенсаций в пределах норм, установленных Правительством РФ, отражаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Постановлением Правительства РФ от 08 февраля 2002 г. № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» установлен размер компенсации в месяц для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 см3 включительно – 1200 руб., свыше 2000 см3– 1500 руб., для мотоциклов – 600 руб.

Следует учесть, что согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ размер возмещения расходов определяется соглашением между работодателем и работником, которое должно заключаться в письменной форме. В связи с этим в таких соглашениях могут быть определены и большие суммы компенсаций.

С точки зрения бухгалтерского учета повышенные компенсации также являются расходами по обычным видам деятельности, однако, для целей налогообложения суммы, уплаченные сверх норматива, предусмотренного для данного вида расходов, не уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль.

В соответствии со ст. 217 НК РФ, все виды компенсационных выплат в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ, связанных с возмещением расходов, не облагаются налогом на доходы физических лиц. Следовательно, компенсация за использование личного легкового автомобиля в служебных целях в пределах установленных норм не включается в налогооблагаемый доход работника, а вот сверхнормативная сумма должна облагаться налогом на доходы физических лиц. Датой получения дохода является день его выплаты (п. 1 ст. 223 НК РФ).

Компенсационные выплаты за использование личного легкового автомобиля в служебных целях в пределах законодательно установленных норм не облагаются единым социальным налогом (п. 1 ст. 238 НК РФ). Сверхнормативные суммы также не облагаются этим налогом, поскольку не относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль организаций в текущем отчетном (налоговом) периоде (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Арендованный автомобиль принимается к бухгалтерскому учету при наличии письменного договора аренды и акта приемки-передачи автомобиля в аренду (форма № ОС-1).

В соответствии с п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденного приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н, автомобили относятся к основным средствам. Арендованные основные средства учитываются за балансом на счете 001 «Арендованные основные средства» в оценке, указанной в договоре. Аналитический учет ведется по каждому объекту арендованных основных средств.

Согласно п. 5, 9 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06 мая 1999 г. № 33н, арендная плата относится к расходам по обычным видам деятельности, на базе которых формируется себестоимость продукции, работ, услуг. Необходимыми условиями уменьшения налогооблагаемой базы являются производственное назначение использования арендованного автомобиля (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ).

Организация может использовать арендованный автомобиль и не в производственных целях. В этом случае суммы арендных платежей не могут быть отнесены к расходам, связанным с производством и реализацией, а следовательно, не будут уменьшать налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. НДС по таким арендным платежам также не будет приниматься к вычету.

Затраты, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией арендованного автомобиля, являются для арендатора расходами по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99), которые для целей налогообложения принимаются как затраты, уменьшающие облагаемую базу по налогу на прибыль, и отражаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). НДС по данным затратам подлежит вычету при условии, что суммы расходов на эксплуатацию оплачены, а сами расходы приняты к бухгалтерскому учету. Главные условия – производственное назначение понесенных расходов (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК РФ) и наличие правильно оформленного счета-фактуры (п. 1 ст. 169 НК РФ).

В соответствии со ст. 252 НК РФ, любые виды расходов признаются для целей налогообложения только при обязательном соблюдении двух условий: документального подтверждения понесенных затрат и их экономического обоснования.

В качестве документального подтверждения расходов по содержанию транспортных средств могут быть чеки ККМ, платежные поручения или другие документы, подтверждающие факт оплаты приобретенных ГСМ, услуг по ремонту (в том числе шиномонтажу), за проведение техосмотра, прочих расходов, без которых транспортное средство не может использоваться в полной мере. Товарный чек не является обязательным дополнением к чеку ККМ. Кроме того, это могут быть договоры на проведение определенных работ (ремонт, техобслуживание) и акты выполненных работ.

В качестве экономического обоснования расходов, связанных с использованием транспортного средства (в т. ч. ГСМ), могут быть представлены как путевые листы, так и любые другие документы, подтверждающие и обосновывающие понесенные затраты.