Регистры представляют собой специально разграфленные типографским способом бумажные листы, которые предназначены для целей регистрации хозяйственных операций. Регистры (по внешнему виду) подразделяются на книги, карточки и сводные листы. Книги – это переплетенные между собой листы, которые сброшюрованы в одно целое.

Преимущество книги – обеспечение сохранности информации на достаточно длительное время. Недостаток – возможность работы с ней только одного человека, т. е. велика возможность возникновения различных трудностей в распределении труда между работниками бухгалтерского учета.

В бухгалтерии ведутся такие книги: кассовая книга, книга регистрации приходных и расходных ордеров, книга учета доверенностей, книга учета депонентских сумм, главная книга и др.

Карточки – это свободные листы, которые изготавливаются из более плотной бумаги. Они разграфлены типографским способом. Карточки предназначаются для ведения аналитического учета по счетам, они хранятся в специальной картотеке по группам и наименованиям средств.

В бухгалтерском учете принято вести карточки складского учета материалов, инвентарные карточки учета основных средств и др. Свободные листы изготовлены из более тонкой бумаги и большего формата. Это, как правило: журналы-ордера, ведомости, разработочные таблицы.

У свободных листов имеется своя выгода – они дают возможность оптимального распределения труда между работниками бухгалтерского учета, что позволяет быстрее их обрабатывать, особенно в отчетный период. Большинство журналов-ордеров включают в себя вкладыши, что позволяет упростить и сделать более удобными подсчет и записи. Для удобства хранения свободные листы обычно принято переплетать в книги. Если же данные обрабатываются на компьютере, то печатают машинограмму в виде свободного листа.

В бухгалтерском учете существуют следующие записи в учетных регистрах:

– хронологическая – это запись операции, которая производится по мере ее совершения в определенной последовательности;

– линейная запись – это запись в регистре, которая производится на основании документа в одну линию.

– шахматная запись – сумма на основном документе записывается в регистр, после чего в одну рабочую запись выводится проверка. В том случае, если регистры не подсчитаны и сумма не передана для дальнейшего учета, тогда применяются всевозможные виды исправления ошибок в записях.

При коррекционном способе – неверная сумма зачеркивается, а сверху пишется правильная сумма. Если необходимо, то исправление подтверждается подписью. В сторону уменьшения суммы на разницу производится запись красными чернилами в определенных регистрах. Если сумму необходимо увеличить, тогда необходимо применить дополнительную запись обычными чернилами. Если же все итоги в регистрах уже подсчитаны и суммы переданы для составления отчетности, но обнаружена ошибка, тогда исправление ошибки делается в следующем месяце в качестве исправительной проверки («красное сторно», дополнительная запись).

24. Синтетический и аналитический учет

Синтетическими счетами называют счета, отражающие обобщенные показатели об объектах учета, а учет в системе этих счетов называется синтетическим учетом. Данные синтетических счетов имеют денежное измерение.

Аналитическими счетами называют счета, открываемые в развитие синтетических счетов для получения конкретных данных, а учет в системе этих счетов называется аналитическим учетом. В аналитических счетах учет ведется не только в стоимостном выражении, но и в натуральных и трудовых измерителях.

Синтетические и аналитические счета взаимосвязаны. Суммы начальных и конечных остатков, а также дебетовых и кредитовых оборотов всех аналитических счетов равны суммам начального и конечного остатка, дебетового и кредитового оборотов синтетического счета.

В аналитических счетах, отражающих движение хозяйственных средств, учет ведется в натурально-стоимостном выражении, а в аналитических счетах, отражающих движение источников хозяйственных средств, учет ведется только в денежном измерении.

Аналитические счета не ведутся по денежным средствам. Некоторые сложные синтетические счета непосредственно связаны с аналитическими счетами без каких-либо промежуточных групп.

Однако такое построение не всегда обеспечивает получение необходимых показателей. Некоторые синтетические счета состоят из нескольких групп аналитических счетов.

Записи в синтетических счетах по сумме равны записям в аналитических счетах.

Для управления предприятием его руководителю, а также руководителям отдельных структурных подразделений необходимо получение данных о каждом участке хозяйственной деятельности, о видах имущества и источниках их формирования различной степени обобщения и детализации.

Необходимы сведения о каждом дебиторе с целью своевременного получения денег или имущества, услуг. Сведения о кредиторах необходимы для своевременного погашения долгов, избежания штрафных санкций и сохранения деловой репутации, являющейся важным фактором в установлении договорных отношений.

Для получения представления о средствах и процессах необходимы счета, обобщающие данные, характеризующие объект учета в целом. Например, счета, отражающие общую сумму задолженности перед поставщиками или общую сумму полученных материалов.

Для получения сведений о суммах задолженности по каждому конкретному поставщику нужны счета, дающие такую конкретную информацию, а для получения сведений по каждому виду полученных материалов нужны счета, отражающие движение каждого вида материалов.

Записи хозяйственных операций на аналитических счетах производятся на основании первичных документов.

Аналитический учет составляет основу для формирования данных синтетического учета. Аналитический учет ведется в карточках (карточки учета материалов, карточки учета основных средств, карточки учета дебиторов и кредиторов и др.), в ведомостях (расчетная ведомость, платежная ведомость), оборотных ведомостях (материалов), сальдовых ведомостях, в книгах (амбарная книга). Данные в них о движении отдельных объектов учета накапливаются, группируются, и полученные итоги одновременно отражаются на соответствующих синтетических счетах (в журналах-ордерах, Главной книге, машинограммах).

25. Хронологические и систематические записи

Учесть хозяйственную операцию – значит отразить в бухгалтерском учете факт ее совершения. Совершение хозяйственной операции подтверждается наличием документов, ее оформляющих.

Последовательность текущего учета хозяйственных операций:

– регистрация хозяйственных операций по документам согласно календарной очередности их оформления или поступления;

– разноска хозяйственных операций – запись тех же хозяйственных операций в учетные регистры по дебету одного и кредиту другого счета в определенном порядке.

При записи хозяйственных операций на счета их группируют по экономически однородным признакам, т. е. записывают по определенной системе.

Записи всех операций в текущем учете ведутся следующими способами:

– хронологическим;

– систематическим.

Различия в экономическом содержании операции при этом не учитываются.

Хронологическая запись – отражение хозяйственных операций независимо от содержания в последовательности их совершения во времени и оформления документами. Запись производится в специальных книгах или журналах, являющихся регистрационными.

Данные об отдельных объектах учета хронологическая запись не предоставляет, поскольку не производит их необходимой группировки.

Хронологическая запись не показывает нам общую сумму прихода материалов в целом и по отдельным их видам, общую сумму оплаты поставщикам в целом и по отдельным кредиторам и т. д.

Назначение хронологической записи – контроль полноты и правильности разноски операций по счетам, т. е. контроль систематической записи.

Систематической записью называется систематизированная группировка по экономическому содержанию на счетах бухгалтерского учета, необходимая для получения требуемых показателей об отдельных объектах учета. Систематизировать необходимо все зарегистрированные в хронологическом порядке хозяйственные операции.