В требованиях к таким процедурам предписано не просто вносить определённые записи, но и при изъятии из папки документа, вкладывать в неё замещающий, в котором указывается название изъятого документа, его реквизиты, краткое содержание документа. Замещающий документ должен быть заверен выдавшим оригинал лицом и лицом, получившим оригинал. Эта «излишняя бюрократия» нужна в большей степени тому, кто несёт ответственность за выдачу и получение документов.

Специалист по персоналу с первичной и правоустанавливающей документаций относящейся к самому бизнесу, обычно взаимодействует очень редко, в маленьких компаниях этим занимается либо генеральный директор, либо главный бухгалтер. Помимо вышеуказанного, есть ещё множество других требований, и одними из самых важных является срок хранения документов.

Что касается кадровой документации, то с ней дело обстоит не намного легче. Кадровая документации, в массе своей, – это бланки строгой отчётности. Но, что ещё более усложняет жизнь кадровику, кадровые документы содержат персональные данные работников. А работа в организации с персональными данными можно смело приравнивать к работе с взрывчатыми и легковоспламеняющимися материалами.

Первое, что должен уяснить начинающий специалист по кадровому делопроизводству: нельзя хранить кадровую документацию в открытом виде, когда их могут прочесть посторонние: кадровый документ – секретный документ. Доступ к работе с кадровыми документами в соответствии с законом о персональных данных получают специально назначенные работники, при отсутствии в штате инспектора по кадрам, с кадровой документацией получает право работать главный бухгалтер, а по умолчанию – генеральный директор.

Работник, на которого возложены обязанности по кадровому делопроизводству, занимается оформлением первичной кадровой документацией, документацией по оплате труда, руководствуясь Федеральным законом "О бухгалтерском учёте" от 06.12.2011 N 402-ФЗ:

Цели и предмет настоящего Федерального закона:

1. Целями настоящего Федерального закона являются установление единых требований к бухгалтерскому учёту, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчётности, а также создание правового механизма регулирования бухгалтерского учёта

2. Бухгалтерский учёт – формирование документированной систематизированной информации об объектах, предусмотренных настоящим Федеральным законом, в соответствии с требованиями, установленными настоящим Федеральным законом, и составление на её основе бухгалтерской (финансовой) отчётности.

Согласно этому закону, только составленные по форме из альбомов унифицированных форм первичной документации документы могут быть приняты к учёту. Поэтому под каждый типовой случай основных трудовых отношений разработана и утверждена типовая унифицированная форма.

Такие организационные кадровые документы, как, например, приказ о приёме на работу, приказ об увольнении, заявления работников, приказы о поощрении работников, приказы об отпусках, лицевые счета работников подлежат хранению в течение семидесяти пяти лет. Графики отпусков и приказы об отпусках – в течение последующего их утверждению года.

Хранение важной документации предписывается в специальных шкафах и сейфах в обособленном помещении, которому присваивается статус «архив». Обустройство архива желательно производить, руководствуясь рекомендациями Росархива, преследуя главную цель – обеспечить сохранность документов.

Вся серьёзность вопроса сохранности документов проистекает из Федерального закона №125-ФЗ от 22.10.2004 «Об архивном деле в Российской Федерации». Поэтому все документы и бланки строгой отчётности надо хранить в сейфе, или специально оборудованном для этого помещении. Документы с грифом «коммерческая тайна» должны храниться аналогично.

Прочие документы можно хранить в простых шкафах или приспособленной под эти задачи мебели, как в кабинете директора, так и в кабинете главного бухгалтера, или вообще в отделе кадров. Но при этом понимать всю важность соблюдения требований Закона о персональных данных.

Для всяческих кассовых ордеров, авансовых отчётов, банковских выписок, актов, и тому подобное, для оперативности работы с ними, а выискивать в них нужную информации для уточнения приходится постоянно, лучше всего хранить в форме подшивок отсортированных в хронологическом порядке.

Если у вас ну очень большой архив, а компания ну очень маленькая, то документацию, не имеющую оперативной востребованности, можно передать в архив префектуры или муниципального образования. Передача документов осуществляется по описи в пронумерованном прошитом виде. По истечению срока обязательного хранения документы разрешается уничтожить, создав соответствующим образом комиссию, которая проверит документы, зафиксирует процедуру уничтожения составлением акта. Документы, подлежащие постоянному хранению, передаются в Государственный Архив.

Хранение документации, осуществляемое по всем правилам, не только помогает пройти проверки контролирующих органов, но, что важнее, спасает во многих случаях в спорах хозяйствующих субъектов, проще говоря – помогает отстоять в суде невиновность бизнеса.

Логично, что чем крупнее организация, чем больше её штатное расписание, тем сложнее вести учёт работников. Но и микроорганизация в плане кадрового учёта обладает не меньшими проблемами. Общество с ограниченной ответственностью может состоять из одного работника – генерального директор, который сам же и является учредителем этой компании. Как учредитель назначает себя – генеральным директором, как генеральный директор принимает сам себя на работу? Информационное агентство – это и редакция СМИ и коллектив СМИ, и оно так же может в штате содержать одного работника, который и сам учредитель, и сам – главный редактор, и сам же – творческий коллектив редакции.

Кадровый учёт – это система процедур, обеспечивающий правильное осуществление трудовых отношений, набор взаимоувязанных действий по регистрации фактов и их оформления в рамках трудовых отношений, таких как приём на работу, перевод на другую должность, предоставление отпуска, оплачиваемых дней по нетрудоспособности, увольнение работника, и так далее.

Кадровый учёт характеризуется комплексным подходом и системностью, обеспечивающими эффективность бизнеса за счёт контроля и планирования.

Кадровый учёт начинается с разработки и утверждения штатного расписания. На его основе разрабатываются трудовые договора. Основанием для возникновения у работодателя права на заведение личного дела работника является подписание трудового договора. Принятому в организации работнику присваивается табельный номер и на него начинается вестись табель учёта отработанного времени. В процессе возникших трудовых отношений по работнику могут издаваться различные приказы. У работника возникает право на отпуск, и на основании этого составляется график отпусков, и работодателем производится контроль исполнения этого графика. В случае временной нетрудоспособности обрабатывается предоставленный работником «больничный лист». В соответствующие контролирующие органы в заведённом порядке по работнику предоставляется различная отчётность. Исходя из компетенций работника, возникают ситуации связанные с необходимостью повышения его уровня знаний и умений, его производительности труда: ведётся планирование, организация, контроль обучения, аттестации. Вся информация, связанная с работником и относящаяся непосредственно к его трудовой деятельности, обрабатывается в рамках установленных законом о персональных данных. Работнику, при необходимости выдаются справки, выписки и прочие подтверждающие документы о его трудовой деятельности.

Все вышеперечисленные действия работодателя – это обработка информация различного содержания о работнике и продуцирование результат на основе этой информации. И информация эта нужна, как вышестоящим контролирующим организациям, так и самому работодателю.